销售合同管理工具及审批流程标准化

销售合同管理工具及审批流程标准化指南一、适用业务场景本工具及流程适用于企业销售业务中各类销售合同的标准化管理，覆盖以下典型场景：新客户签约：首次合作客户的销售合同起草、审批与签署，保证客户资质审核与条款合规；老客户续约：合作到期合同的续签流程，包括历史履约情况核查与条款更新；订单变更补充：因客户需求调整、产品规格变更或价格波动导致的合同补充协议管理；特殊条款定制：涉及定制化服务、长周期履行或大额标的物的合同，需多部门协同审核风险；跨区域合作：不同区域分公司或事业部的合同审批，需明确区域权限与总部管控要求。二、标准化操作流程销售合同管理遵循“发起-审核-审批-签署-归档”全流程闭环管理，各环节操作规范步骤1：合同发起与资料准备操作主体：销售专员（或客户经理）操作内容：根据客户需求与订单信息，使用《销售合同模板》起草合同文本，明确双方权利义务、标的物详情、金额、履行期限、付款方式等核心条款；收集客户资质材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证客户主体资格合法有效；填写《销售合同审批申请表》（见模板表格1），注明合同基本信息、客户背景、预计营收、风险点等，连同合同草案、客户资质材料一并提交至销售部门负责人初审。输出结果：完整的合同草案、客户资质材料、《销售合同审批申请表》。步骤2：销售部门初审操作主体：销售部门负责人（或销售经理）操作内容：核查合同内容与客户需求、订单信息的一致性，保证标的物、数量、价格、交货期等与销售订单匹配；评估客户合作历史（如为老客户）、信用状况及回款风险，必要时要求销售专员补充客户征信报告；检查合同条款是否符合公司基础销售政策（如折扣权限、促销活动规则等），初审通过后签字确认，转交至法务部门。输出结果：签字的《销售合同审批申请表》、初审意见（如有修改需标注修改建议）。步骤3：法务部门合规审核操作主体：法务专员（或法务负责人）操作内容：重点审核合同条款的法律合规性，包括但不限于：主体资格：签约方是否具备完全民事行为能力，授权代表是否获得有效授权；权利义务：双方权利义务是否明确，违约责任、争议解决方式是否合法合理；风险条款：知识产权、保密义务、不可抗力等条款是否存在法律漏洞；对法务审核提出的修改意见，销售专员需与客户沟通并调整合同文本，直至法务确认无合规风险；审核通过后，在《销售合同审批申请表》中签字，转交至财务部门。输出结果：法务审核意见、合规确认的合同文本、《销售合同审批申请表》。步骤4：财务部门审核操作主体：财务经理（或财务专员）操作内容：核查合同金额与报价单、订单金额的一致性，确认价格体系是否符合公司定价政策；审核付款方式、账期、开票信息等财务条款，保证现金流可控（如大额合同需明确分期付款节点）；评估合同涉及的税务处理（如增值税税率、发票类型等）是否符合财务规范，规避税务风险；审核通过后，在《销售合同审批申请表》中签字，根据合同金额权限转交至对应审批层级。输出结果：财务审核意见、《销售合同审批申请表》。步骤5：最终审批决策操作主体：根据合同金额与重要性分级审批（示例）：金额≤10万元：销售总监审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总经理审批；金额＞50万元：总经理审批。操作内容：审批人综合销售、法务、财务部门的审核意见，从业务价值、风险控制、战略匹配度等角度进行决策；对审批通过的合同，在《销售合同审批申请表》中签字确认；对审批不通过的，注明原因并退回销售部门重新调整。输出结果：最终审批意见、《销售合同审批申请表》（审批完成版）。步骤6：合同签署与用印管理操作主体：行政部（或用印管理岗）操作内容：销售专员凭最终审批通过的《销售合同审批申请表》与合同文本，至行政部申请用印；行政部核对审批材料与合同文本的一致性，确认无误后加盖公司合同专用章或公章（禁止空白合同盖章）；签署完成后，销售专员将合同正本至少一式两份（客户留存一份、公司归档一份）送达客户，并获取客户签字/盖章的回执；将客户回执与审批资料一并整理，转交至归档管理部门。输出结果：签署生效的合同正本、客户回执。步骤7：合同归档与履约跟踪操作主体：行政专员（或档案管理员）、销售专员操作内容：行政部对合同正本、审批申请表、客户资质、回执等资料进行分类编号，建立《合同档案台账》（见模板表格3），保证“一份合同一档”；纸质合同存入专用档案柜，电子合同同步至公司OA系统或合同管理系统，保存期限不少于合同终止后5年；销售专员负责跟踪合同履行进度（如交货、验收、回款等），及时在《合同履约跟踪表》中记录履行情况，发觉异常（如客户违约）需第一时间上报并启动应对流程。输出结果：规范化的合同档案、动态更新的《合同履约跟踪表》。三、核心模板表格模板1：销售合同审批申请表合同编号客户名称签约主体（甲方/乙方）合同类型（□新签□续签□补充）标的物名称/规格合同总金额（大写/小写）币种履行期限付款方式□一次性付款□分期付款（请注明节点）开票信息□增值税专用□增值税普通客户资质附件□营业执照□授权委托书□其他（请注明）销售专员联系方式部门初审意见销售负责人签字：日期：法务审核意见法务负责人签字：日期：财务审核意见财务负责人签字：日期：最终审批意见审批人签字：日期：备注（可填写客户特殊需求、风险提示等）模板2：销售合同基本信息表（归档用）合同编号客户全称统一社会信用代码签约日期生效日期履行截止日期甲方信息公司名称、地址、法定代表人乙方信息客户名称、地址、签约代表核心条款标的物、数量、单价、总金额、交货/服务地点、验收标准付款节点（如：预付30%，验收后付60%，质保期付10%）附件清单（如：技术协议、订单确认函、客户资质复印件等）归档日期档案编号模板3：合同履约跟踪表合同编号履约阶段计划日期实际日期履约情况（□正常□异常）异常说明（如有）责任人交货销售专员*验收技术支持*回款财务*四、关键注意事项条款规范性：合同文本须严格使用公司标准化模板，禁止手写涂改（如有修改需双方加盖骑缝章或签字确认），核心条款（如金额、期限、违约责任）不得存在歧义。审批时效：各环节审核原则上不超过2个工作日，紧急合同需注明“加急”并同步抄送审批人；审批流程中断超过5个工作日，销售专员需主动跟进并推动。资料完整性：合同发起时必须附客户最新资质材料（个体工商户需提供证件号码复印件，企业需提供营业执照副本复印件），避免因资质过期导致合同无效。保密义务：合同文本及客户信息仅限审批与履行相关人员知悉，严禁泄露给第三方，违者按公司保密制度追责。归档及时性：合同签署后3个工作日内完成归档，电子档案需加密存储，纸质档案需定期盘点