企业合同管理模板及注意事项

企业合同管理规范指引与工具模板一、适用业务场景与对象本规范适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）在经营管理中涉及的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务合作、技术开发、租赁、人力资源等核心业务场景。具体包括但不限于：采购类合同：原材料、设备、办公用品等采购协议；销售类合同：产品销售、服务交付等业务合同；合作类合同：联合研发、市场推广、委托加工等合作协议；服务类合同：咨询、设计、运维、物流等服务协议；其他专项合同：租赁、知识产权、保密协议等。管理对象涵盖合同起草部门、法务部门、财务部门、业务部门及审批负责人，保证合同管理流程标准化、风险可控化。二、合同管理全流程操作指引（一）合同前期准备与需求确认业务需求发起业务部门根据实际经营需求（如采购物料、拓展合作等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、核心需求（数量、质量、交付时间、预算金额等），并附相关支持文件（如报价单、技术参数、合作意向书等）。合作方资质初审业务部门通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核查合作方主体资格（是否存续、经营范围、涉诉记录等），必要时要求合作方提供营业执照、资质证书、法定代表人证件号码明等复印件并加盖公章，保证合作方具备履约能力。法务前置沟通对金额较大（如超过10万元）、标的复杂或涉及法律风险的合同，业务部门需提前与法务部门沟通，明确合同关键条款（如违约责任、争议解决方式）的初步避免后期重大调整。（二）合同起草与内部审核模板选择与起草优先使用企业标准化合同模板库中的对应类型模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），非标合同需在模板基础上根据业务需求调整；合同内容应包含核心要素：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）、标的描述（名称、型号、规格、技术标准等）、权利义务条款（交付/验收、付款方式、保密义务）、违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）、合同生效条件、附件清单等。多部门联合审核业务部门审核：核对合同内容是否与需求一致，标的数量、质量、交付时间等业务条款是否准确；财务部门审核：关注付款方式、开票信息、涉税条款、违约金财务处理等是否符合财务制度；法务部门审核：重点审查合同主体合法性、条款合规性（如是否违反法律法规强制性规定）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式约定是否明确等，形成《法务审核意见表》；审批负责人审核：根据合同金额及重要性，由部门负责人、分管副总或总经理签署审批意见，重大合同需提交总经理办公会审议。（三）合同签署与用印管理文本最终确认审核通过后，业务部门汇总各部门意见，与合作方协商确定最终文本，保证双方持有版本一致（可在合同中注明“本合同一式X份，双方各执X份，具有同等法律效力”）。用印申请与备案业务部门填写《合同用印申请表》，附经审批的合同文本、合作方资质文件、审核意见表等材料，按企业用印管理制度（如“先审批后用印”“双人用印”）申请加盖公章或合同专用章；用印后，合同文本原件及时交至档案管理部门备案，扫描件同步至企业合同管理系统。签署规范合同应由法定代表人或其授权代表签署，授权需提供《授权委托书》并作为合同附件；签署字迹清晰、日期完整，避免涂改（涂改处需双方盖章/签字确认）；涉及附件的，需在合同中列明附件名称及数量，保证附件与主合同一并签署。（四）合同履行与动态跟踪履行责任分工业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪标的交付、验收、付款等进度；财务部门负责按合同约定付款、对接发票；法务部门协助处理履行中的争议（如质量异议、违约索赔）。履行异常处理若合作方未按约定期限履行义务（如延迟交付、质量不合格），业务部门需在3个工作日内书面通知对方，要求限期整改并保留沟通记录；涉及违约金的，按合同约定计算，由业务部门联合财务、法务部门确认后向对方主张；重大履行异常（如对方破产、丧失履约能力），需立即上报管理层，评估是否解除合同并采取财产保全措施。履行记录归档业务部门在合同履行过程中形成的交付单、验收报告、沟通函件、付款凭证等资料，需按合同编号分类整理，与合同文本一并归档。（五）合同变更、解除与归档合同变更履行过程中需变更合同内容（如标的数量、价格、履行期限）的，由双方协商一致并签订《补充协议》，补充协议需履行与原合同相同的审核、签署流程，作为原合同组成部分。合同解除协商解除：双方签订《解除合同协议书》，明确解除日期、已履行部分处理方式、违约责任承担等；单方解除：符合法定或约定解除条件的，需书面通知对方，并留存解除权行使的证据（如对方违约证明）。合同归档合同履行完毕或解除后，业务部门在15个工作日内将合同文本、附件、履行记录、变更/解除协议等资料移交档案管理部门；档案管理部门按“一合同一档”原则编号、登记、保存，电子档案备份至企业服务器，保存期限不少于合同终止后5年（涉及知识产权、长期债权债务的保存期限按法律规定执行）。三、合同核心要素模板表单（一）合同基本信息表合同编号合同名称签署日期生效条件合同类型甲方信息乙方信息单位名称单位名称统一社会信用代码统一社会信用代码地址/电话地址/电话法定代表人法定代表人开户行/账号开户行/账号（二）合同核心条款表单条款类型内容要求填写示例标的描述名称、型号、规格、数量、技术标准等采购办公桌100张，规格：长1.2m×宽0.6m×高0.75m，材质为E1级环保板材，符合GB/T3324-2017标准履行期限交付时间、验收周期、付款节点乙方于2024年X月X日前交付，甲方收货后5个工作日内验收，验收合格后30日内支付90%货款，质保期满无质量问题后支付10%违约责任违约情形、违约金计算方式、赔偿范围乙方延迟交付，每逾期1日按合同总额0.5%支付违约金；甲方延迟付款，每逾期1日按应付未付金额0.05%支付利息争议解决约定诉讼/仲裁机构、管辖地双方协商不成，提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决附件清单列明附件名称及份数附件1：产品技术参数书；附件2：验收标准；附件3：授权委托书四、关键风险控制要点（一）主体资质风险严格审查合作方营业执照、资质证书（如特种设备生产许可证、食品经营许可证等）原件，留存复印件加盖公章，避免与无经营主体或超范围经营的合作方签约；涉及特殊行业（如建筑、医疗）的，需核查合作方行业准入许可（如建筑业企业资质证书）。（二）条款合规风险避免出现“霸王条款”（如“甲方拥有最终解释权”“无论货物是否合格，甲方不予退换”等），保证双方权利义务对等；法律术语规范（如“定金”与“订金”，定金具有担保性质，违约需承担定金罚则；订金仅作预付款，违约可主张返还）。（三）履行过程风险验收环节需留存书面验收记录（如《验收确认单》），由双方经办人签字盖章，避免仅凭口头确认；付款前核对合同约定节点（如验收合格、发票开具），保证付款条件成就后再支付，避免超付或提前付款。（四）档案管理风险合同文本遗失可能导致无法主张权利，需保证纸质合