人力资源管理系统（HRMS）工具

人力资源管理系统（HRMS）工具应用指南一、员工信息管理模块典型应用场景新员工入职登记、员工信息变更（如联系方式、岗位调整）、员工离职手续办理、员工档案查询与统计等。适用于企业HR部门及各部门负责人，用于规范员工全生命周期信息管理，保证数据准确性与时效性。详细操作流程（一）新员工入职信息录入发起入职流程：部门提交《人员需求申请表》获批后，HR通过系统“入职办理”模块创建新员工账号，填写基本信息（姓名、证件号码号、入职日期、岗位等）。资料：要求新员工证件号码复印件、学历证书、体检报告等材料，HR在系统内审核并归档至员工电子档案。权限配置：根据岗位需求，为新员工分配系统操作权限（如考勤打卡、审批提交权限等），同步发送账号密码至员工企业邮箱。信息确认：新员工首次登录系统后，需核对个人信息，若有误提交修改申请，HR在1个工作日内审核确认。（二）员工信息变更变更申请：员工因岗位调动、联系方式变更等原因需修改信息时，通过系统“信息变更”模块提交申请，注明变更内容及原因。审批流程：一般信息变更（如电话）由部门负责人审批；重要变更（如岗位、部门）需经HR部门及分管领导审批。信息更新：审批通过后，系统自动更新员工信息，相关模块（如考勤、绩效）数据同步联动。（三）员工离职办理离职申请：员工提交书面离职申请后，HR在系统“离职管理”模块发起流程，填写离职日期、离职原因等信息。工作交接：系统自动《工作交接清单》，交接人、接交人及部门负责人在线确认完成情况。信息归档：离职手续办结后，系统将员工状态变更为“离职”，电子档案转移至历史库，保留查阅权限。配套表单模板表1：员工基本信息表序号工号姓名证件号码号所属部门岗位入职日期联系方式合同期限直属上级1HR001*小张310*人力资源部招聘专员2023-03-1556782023-03-15至2026-03-14*经理2SAL002*李四330*4567财务部会计2022-08-0113987652022-08-01至2025-07-31*主管关键注意事项信息录入时需保证证件号码号、联系方式等关键数据准确无误，避免影响社保、考勤等后续业务。员工隐私信息（如证件号码号、家庭住址）仅HR部门及授权人员可查看，严禁外泄。离职员工档案需按法规要求保存至少2年，电子档案需定期备份，防止数据丢失。二、招聘管理模块典型应用场景岗位需求提报、招聘渠道管理、简历筛选、面试安排、录用审批、新员工入职跟进等。适用于HR部门及用人部门，用于优化招聘流程，提升招聘效率与质量。详细操作流程（一）岗位需求提报与审批需求发起：用人部门因业务需要新增岗位或补员时，通过系统“招聘需求”模块填写《招聘需求申请表》，明确岗位名称、职责、任职要求、到岗时间等。审批流程：部门负责人审核后，提交至HR部门；HR部门评估岗位合理性，再报分管领导审批，最终反馈至用人部门。（二）招聘信息发布与简历收集渠道选择：HR根据岗位性质选择招聘渠道（如内部推荐、招聘网站、校园招聘等），在系统内发布岗位信息，同步设置简历投递截止日期。简历筛选：系统自动收集简历，HR通过关键词（如学历、工作经验）初步筛选，将符合要求的简历标记为“待面试”，并推送给用人部门。（三）面试安排与评估面试协调：HR与候选人及面试官沟通时间，通过系统“面试管理”模块发送面试邀请（含时间、地点、面试官），候选人在线确认或拒绝。面试评估：面试结束后，面试官在系统内填写《面试评估表》，从专业能力、综合素质、岗位匹配度等维度打分，HR汇总评估结果。（四）录用审批与入职跟进录用决策：根据面试评估结果，HR与用人部门确定拟录用人员，通过系统“录用审批”模块提交申请，经HR负责人及分管领导审批后，《录用通知书》。入职准备：HR通知候选人入职时间，同步在员工信息管理模块创建入职档案，准备劳动合同、工牌等材料。配套表单模板表2：面试评估表候选人姓名*王五应聘岗位市场专员面试日期2023-10-15面试官*赵六面试环节终面评估维度评分（1-5分）具体说明专业能力4熟悉市场营销基础知识，有2年相关经验，能独立策划活动方案沟通表达5表达逻辑清晰，善于倾听，能准确理解问题岗位匹配度4与岗位需求高度契合，可快速上手工作综合建议录用建议录用，需加强数据分析能力培训关键注意事项招聘信息需真实、准确，避免夸大岗位待遇或虚构岗位职责，防止劳动纠纷。面试评估需客观公正，避免主观偏见，重要岗位建议采用多轮面试及集体决策。录用通知书发出前需完成所有审批流程，保证岗位需求、薪资标准等信息准确无误。三、考勤管理模块典型应用场景日常考勤打卡、请假审批、加班申请与统计、考勤异常处理、月度考勤汇总等。适用于全体员工及HR部门，用于规范员工出勤行为，保障企业正常运营秩序。详细操作流程（一）考勤打卡设置与执行打卡规则配置：HR根据企业作息时间，在系统内设置上下班打卡时段（如上午9:00-10:00、下午18:00-19:00），并选择打卡方式（如GPS定位、WIFI打卡）。日常打卡：员工通过企业APP或网页端在规定时间内打卡，系统实时记录打卡时间，自动判断迟到、早退、缺勤情况。（二）请假与加班申请请假流程：员工需请假时，通过系统“请假申请”模块提交申请，选择请假类型（事假、病假、年假等）、起止时间及事由，附上相关证明（如病假条）。审批流程根据请假时长及类型确定（如1天内部门审批，3天以上需HR审批）。加班申请：员工因工作需要加班时，需提前在系统内提交加班申请，注明加班原因、预计时长及工作内容，经部门负责人审批后方可生效。加班后需在3个工作日内提交实际加班记录，逾期不予补录。（三）考勤异常处理异常反馈：员工发觉考勤记录异常（如漏打卡、打卡错误），需在考勤统计日（每月25日）前通过系统“异常申请”模块提交说明，附上证明材料（如会议签到表）。审核与调整：HR审核异常申请，确认无误后修改考勤记录，员工可登录系统查询结果。（四）月度考勤汇总数据统计：每月末，系统自动汇总员工考勤数据（出勤天数、请假时长、加班时长等），《月度考勤汇总表》。核对与确认：HR核对汇总表与实际打卡记录，确认无误后提交至财务部门，作为薪资核算依据。员工可登录系统查看个人考勤详情，若有异议需在3个工作日内反馈。配套表单模板表3：月度考勤汇总表部门姓名工号出勤天数迟到次数早退次数事假（天）病假（天）加班（小时）考勤状态销售部*周七SAL00122100010正常技术部*吴八TEC00121011015正常关键注意事项考勤打卡规则需提前向员工公示，保证全员知晓；特殊情况（如外出办公）需提前报备，否则按缺勤处理。请假及加班审批需在事前完成，事后补申请需经HR部门负责人审批，避免流程漏洞。考勤数据需与薪资核算严格对应，保证员工薪资计算准确，减少劳动争议。四、绩效管理模块典型应用场景绩效目标设定、过程跟踪与辅导、绩效考核评估、绩效结果反馈与应用等。适用于企业各部门及员工，用于明确工作目标，提升员工绩效，支撑企业战略目标实现。详细操作流程（一）绩效目标设定目标分解：每年年初，企业根据战略目标分解至各部门，部门负责人通过系统“绩效目标”模块制定部门目标，再分解至员工个人。目标确认：员工与直属上级共同确认绩效目标（如KPI、OKR），填写《绩效目标责任书》，明确考核指标、权重及评分标准，双方在线签字确认。（二）过程跟踪与辅导进度更新：员工每月通过系统更新绩效目标完成情况，附上相关证明材料（如项目报告、数据报表）。辅导反馈：直属上级定期查看员工进度，对存在的问题进行线上或线下辅导，提出改进建议，记录《绩效沟通记录》。（三）绩效考核评估自评与互评：考核周期结束后（如季度/年度），员工通过系统填写《绩效考核表》，对目标完成情况进行自评；涉及跨部门协作的岗位，可发起同事互评。上级评分：直属上级结合员工自评、实际表现及数据记录，进行综合评分，填写评语及改进建议。（四）绩效结果应用与反馈结果审核：HR部门汇总考核结果，报分管领导审批，确定绩效等级（如优秀、良好、合格、待改进）。反馈面谈：直属上级与员工进行绩效面谈，反馈考核结果，肯定成绩，指出不足，共同制定《绩效改进计划》。结果应用：绩效结果与薪资调整、晋升、培训机会挂钩，HR在系统内记录应用结果，形成员工绩效档案。配套表单模板表4：绩效考核表姓名*郑九部门市场部考核周期2023年Q3考核指标权重（%）目标值完成值得分销售额40500万元520万元40客户满意度3090%92%30活动策划20完成2场大型活动完成2场，效果良好20团队协作10无投诉无投诉10总分100————100上级评语业绩达成优秀，建议加强团队管理能力，下季度重点培养项目统筹技能。关键注意事项绩效指标需具体、可量化，避免模糊表述（如“提升工作积极性”），保证考核公平性。过程跟踪需及时，避免“重考核、轻辅导”，帮助员工提升能力才是绩效管理的核心目标。绩效结果反馈需客观、具体，避免主观批评，重点关注员工改进方向与发展需求。五、培训管理模块典型应用场景培训需求调研、培训计划制定、培训实施与组织、培训效果评估、员工培训档案建立等。适用于HR部门及各部门负责人，用于提升员工专业技能与综合素质，满足企业发展需求。详细操作流程（一）培训需求调研需求收集：HR通过系统“需求调研”模块向各部门及员工发放《培训需求调研表》，收集员工在技能、知识、职业发展等方面的需求。需求分析：HR汇总调研结果，结合企业战略目标及年度工作重点，分析共性需求（如新员工入职培训、通用技能培训）及个性需求（如岗位专项培训）。（二）培训计划制定计划编制：根据需求分析结果，HR制定年度/季度培训计划，明确培训主题、时间、地点、讲师、参与对象及预算，提交至领导审批。计划发布：审批通过后，HR在系统内发布培训计划，通过公告、消息提醒等方式通知相关人员。（三）培训实施与组织报名与分组：员工通过系统“培训报名”模块选择参与培训，HR根据岗位需求及报名情况确定最终名单，并划分培训小组。培训开展：培训讲师通过系统课件、签到表，员工在线学习或参与线下培训，系统记录培训时长及参与情况。（四）培训效果评估满意度评估：培训结束后，员工通过系统填写《培训满意度评估表》，对讲师、课程内容、培训组织等方面评分。知识掌握评估：针对技能型培训，可通过系统在线考试或实操考核，评估员工知识掌握情况，《培训效果评估报告》。结果应用：HR将培训记录、评估结果归入员工培训档案，作为晋升、调岗的参考依据；根据评估反馈优化后续培训计划。配套表单模板表5：培训效果评估表培训主题新员工入职培训培训日期2023-09-10培训讲师*刘十参与人数20评估项