企业文件归档与管理制度表

企业内部文件归档与管理制度表一、适用范围与背景本制度适用于企业各部门在日常运营中形成的各类纸质及电子文件，包括但不限于行政公文、项目资料、合同协议、会议纪要、财务凭证、人事档案等。通过规范文件归档与管理，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，为企业决策、审计、合规及日常运营提供有效支撑，同时避免因文件管理混乱导致的资源浪费或信息丢失风险。二、文件归档管理全流程操作指南1.文件分类与范围界定按部门分类：综合管理部、财务部、人力资源部、业务部、技术研发部等各部门形成的文件，需按部门属性分开归档。按文件类型分类：行政类：通知、请示、报告、会议纪要、公司制度等；业务类：项目立项书、客户资料、招投标文件、合同协议等；财务类：报销凭证、财务报表、税务资料、审计报告等；人事类：员工简历、劳动合同、绩效考核记录、培训档案等；技术类：研发文档、图纸、技术标准、专利资料等。按载体分类：纸质文件（含纸质签批件、扫描件）、电子文件（含文档、表格、图片、音视频等）。2.文件整理与预处理完整性检查：保证文件内容完整，无缺页、漏项，关键信息（如日期、签字、盖章）清晰可辨；电子文件需检查格式兼容性，避免因版本问题无法打开。去除冗余材料：剔除草稿、重复件、无效附件（如未经审批的临时便签），仅保留最终版本或具有归档价值的中间过程稿（如项目修改记录需标注版本号）。装订与标识：纸质文件按顺序整理，使用不锈钢夹或装订线装订，避免使用金属订书钉；每份文件首页附“文件信息卡”，注明文件名称、形成日期、页数、密级等；电子文件按“部门-年份-类型-流水号”规则命名文件夹，如“综合管理部-2024-行政-001”。3.文件编号与登记编号规则：采用“部门代码-年份-文件类型代码-流水号”组合，例如：部门代码：综合部（ZB）、财务部（CW）、业务部（YW）、人力资源部（RL）；文件类型代码：行政（XZ）、业务（YW）、财务（CW）、人事（RS）；示例：“ZB-2024-XZ-001”表示“综合管理部2024年行政类第1号文件”。登记备案：填写《文件归档管理登记表》（详见第三部分），详细记录文件编号、名称、形成部门、日期、密级、页数、保管期限、存放位置等信息，电子文件需同步登记存储路径及备份情况。4.移交与归档移交主体：各部门文件形成后，由部门负责人指定专人（如*专员）整理，经部门负责人审核签字后，向档案室（或综合管理部指定岗位）移交。移交流程：移交人填写《文件移交清单》，注明移交文件数量、编号及状态；档案管理员接收后，逐项核对文件与清单是否一致，检查文件整理是否符合要求；核对无误后，双方在《文件移交清单》上签字确认，各执一份留存。归档时限：日常文件需在次月10日前完成上月文件归档；年度总结、项目结题等专项文件需在完成后15个工作日内归档。5.保管与维护存放环境：纸质档案存放在专用档案柜，库房需保持干燥（湿度40%-60%）、通风、避光，配备防火、防虫、防霉设备；电子档案存储于企业服务器或加密移动硬盘，定期（每季度）检查存储介质状态，防止数据损坏。保管期限：根据文件价值划分，例如：永久保存：公司章程、股东会决议、年度财务审计报告；10年：重要合同、项目验收报告、员工劳动合同；5年：一般行政文件、会议纪要、报销凭证；3年：临时性通知、内部通讯等。密级管理：文件密级分为“公开”“内部”“秘密”三级，秘密级文件需单独存放，借阅需经部门负责人及分管领导审批。6.借阅与利用借阅申请：员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》，说明借阅用途、归还期限，经部门负责人签字后提交档案室。借阅权限：公开级文件可由部门负责人审批借阅；内部级文件需经档案管理员备案；秘密级文件需经分管副总经理审批。借阅规则：纸质档案原则上不得带出档案室，确需外借的，借阅期限不超过3个工作日，到期需归还；电子档案需通过企业内部系统在线查阅，禁止或私自传播；借阅人需妥善保管文件，不得涂改、撕毁、转借，归还时档案管理员需检查文件完整性。7.鉴定与销毁到期鉴定：保管期满的文件，由档案室会同相关部门组成鉴定小组，评估文件是否具有继续保存价值（如涉及法律纠纷、历史追溯等可延长保管期限）。销毁流程：对无保存价值的文件，鉴定小组出具《文件销毁清单》，经分管领导审批；销毁时需由2人以上共同监销，保证文件信息无法恢复（纸质文件需碎纸处理，电子文件需彻底删除并格式化存储介质）；监销人签字确认《文件销毁清单》，存档备查。三、文件归档管理登记表示例文件编号文件名称形成部门形成日期密级页数保管期限存放位置（柜号-层号）备注归档人归档日期审核人审核日期ZB-2024-XZ-0012024年度部门工作计划综合管理部2024-01-05内部810年档案室-A-02含部门负责人签字2024-01-102024-01-10YW-2024-YW-015项目合作协议业务部2024-03-20秘密12永久档案室-B-01合同编号：HT20240052024-03-25赵六2024-03-25RL-2024-RS-008员工培训档案汇总表人力资源部2024-05-10内部155年档案室-C-03含培训签到表周七2024-05-15吴八2024-05-15四、执行过程中的关键要点责任分工明确：各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，档案管理员负责统筹协调、监督检查及档案保管；新员工入职时，需接受文件归档制度培训。保密与合规：涉密文件需严格执行保密规定，严禁私自复制、外传；财务、人事等敏感文件归档时需脱敏处理（如隐去员工证件号码号、银行账号等隐私信息）。定期检查机制：档案室每半年组织一次档案清查，核对登记表与实物是否一致，检查文件存放环境及存储介质状态，发觉问题及时整改。交接与追溯：员工