招投标过程记录及文档标准化模板

招投标过程记录及文档标准化模板一、适用范围与典型应用场景二、标准化操作流程及步骤详解步骤1：招标策划与立项操作内容：招标方根据业务需求（如采购设备、选择服务商等），明确招标范围、预算金额、技术参数、资质要求等核心要素。编制《招标立项申请表》，附项目背景、需求说明、预算依据等材料，提交内部审批（如采购部门、财务部门、分管领导*审批）。审批通过后，成立招标工作小组（含采购负责人、技术专家、法务人员*等），明确分工。关键输出：《招标立项申请表》（含审批意见）、《招标工作小组名单》。步骤2：招标文件编制与备案操作内容：招标工作小组依据立项结果，编制招标文件，包含以下核心模块：招标公告（或投标邀请书）：明确项目名称、投标人资格要求、获取招标文件方式、投标截止时间等。投标人须知：说明招标流程、投标文件格式、保证金要求、评审标准等。项目需求及技术规范：详细描述采购标的的技术参数、服务要求、交付标准等。合同主要条款：拟签订合同的框架条款，包括付款方式、违约责任、知识产权归属等。招标文件需经内部法务审核、技术部门复核，必要时组织专家论证会（邀请外部专家*参与）。审核通过后，按项目性质向相关监管部门（如发改委、财政部门）备案（如需）。关键输出：《招标文件（含审核意见表）》、《专家论证意见书》（如需）。步骤3：招标公告发布与潜在投标人邀请操作内容：依法必须招标的项目，在指定媒介（如中国招标投标公共服务平台、省级采购网）发布招标公告；非必须招标项目，可采用邀请招标方式，向3家及以上合格潜在投标人发出投标邀请书。公告/邀请书发布后，接受投标人咨询，统一组织答疑（形成《答疑澄清文件》），并书面通知所有潜在投标人。投标人获取招标文件时，需登记单位名称、联系人、联系方式等信息，留存《招标文件领取登记表》。关键输出：《招标公告/投标邀请书》、《答疑澄清文件》、《招标文件领取登记表》。步骤4：投标文件接收与开标准备操作内容：在投标截止时间前，接收投标人递交的投标文件（纸质/电子版），核对投标保证金缴纳凭证，填写《投标文件签收登记表》（记录递交时间、密封情况、投标人名称等）。投标截止时间后，拒收迟到的投标文件，并通知投标人。开标前，招标工作小组检查开标现场设备（如电子开标系统、投影仪），准备《开标记录表》《唱标表》等材料，邀请监督人员（如纪检人员、公证人员）参与。关键输出：《投标文件签收登记表》、《开标记录表（空白）》。步骤5：开标与评标过程记录操作内容：按招标文件规定时间组织开标，公开宣读投标人名称、投标报价、工期/服务期等关键信息，填写《唱标表》，由投标人代表、监标人签字确认。评标委员会（由招标人代表及技术、经济专家组成，专家从评标专家库随机抽取）按照招标文件规定的评审标准（如价格分、技术分、商务分），对投标文件进行独立评审。评审过程中，详细记录评审意见、评分明细、废标理由等，形成《评标过程记录表》，对投标文件的偏差、澄清问题进行专项记录。评标结束后，汇总评审结果，出具《评标报告》，推荐1-3名中标候选人（按排名顺序），注明未中标原因。关键输出：《开标记录表》、《唱标表》、《评标过程记录表》、《评标报告》。步骤6：中标公示与结果通知操作内容：在指定媒介公示中标候选人，公示期不少于3日（依法必须招标项目），公示内容包括中标候选人名称、投标报价、评审得分等。公示期间无异议或异议处理完毕后，向中标人发出《中标通知书》，同时将结果通知未中标人。中标通知书需明确项目名称、中标金额、签订合同时间等，由招标人法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章。关键输出：《中标公示截图/文件》、《中标通知书》、《未中标通知书》。步骤7：合同签订与归档操作内容：招标方与中标人在中标通知书发出30日内，依据招标文件和中标人投标文件签订书面合同，合同条款不得与招标文件、投标文件实质性内容相悖。合同签订后，整理招投标全流程文档（含立项文件、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同文本等），按档案管理规定编号、归档，保证文档完整可追溯。涉及投标保证金的，在中标人签订合同后5个工作日内向未中标人退还保证金，向中标人退还或转为合同履约保证金。关键输出：《合同文本》、《招投标资料归档清单》、《保证金退还/转存记录》。三、核心及填写说明模板1：招标立项申请表序号项目名称预算金额（万元）招标方式（公开/邀请）项目需求简述招标负责人审批意见（签字/日期）1办公设备采购50公开招标采购电脑、打印机等设备共100台，需满足日常办公及远程办公需求张*同意，按流程推进李*/2024-03-01填写说明：项目需求简述需明确技术参数、数量、交付时间等核心要素；审批意见需逐级签字确认。模板2：投标文件签收登记表序号投标单位名称投标文件份数（正/副）递交时间密封情况（完好/破损）经办人备注1A科技有限公司1正2副2024-03-1509:00完好王*附保证金凭证2B商贸有限公司1正2副2024-03-1509:30完好赵*-填写说明：密封情况需由投标人代表*和经办人共同确认；备注栏可记录异常情况（如文件未盖章等）。模板3：评标过程记录表（节选）投标单位技术评分（100分）商务评分（100分）价格评分（100分）总分排名主要评审意见（技术/商务）A公司85908887.71技术方案满足需求，售后服务承诺明确B公司78829284.02价格优势明显，但技术方案细节待完善填写说明：评分需依据招标文件明确的细则，评委独立打分后取平均分；评审意见需具体、客观，避免主观表述。模板4：招投标资料归档清单序号文档名称文档编号归档份数归档日期经手人存放位置1招标立项申请表-LW-0011正1副2024-03-01刘*A-01-022招标文件（含审核意见）-ZB-0021正3副2024-03-10陈*A-01-033评标报告-PB-0031正2副2024-03-25杨*A-01-054中标通知书-ZT-0041正2副2024-03-28周*A-01-06填写说明：文档编号需按规则统一编制（如-LW-立项，-ZB-招标，-PB-评标，-HT-合同）；存放位置需明确档案柜编号。四、关键风险控制与操作要点合规性要求招标文件内容不得设置歧视性条款、倾向性条款，不得以不合理条件限制或排斥潜在投标人。依法必须招标的项目，需严格遵守《招标投标法》及其实施条例，在指定媒介发布公告，保证评标专家抽取过程随机、保密。信息准确性招标公告、招标文件中的项目信息（如预算、技术参数、时间节点）需准确无误，避免因信息错误导致投标无效或争议。投标文件签收、开标记录等信息需实时填写，保证与实际操作一致，杜绝事后补录。时间节点控制严格把控招标公告发布时间（自招标文件发出至投标截止时间不得少于20日）、投标保证金缴纳截止时间、开标时间等关键节点，避免因时间延误影响流程合规性。文档管理规范招投标全流程文档需原件归档，保证签字、盖章清晰，电子文档需加密存储并定期备份。涉