机关事业单位档案管理制度手册

机关事业单位档案管理制度手册第一章总则一、制定目的为加强机关事业单位档案管理，维护档案的真实性、完整性与安全性，充分发挥档案在单位履职、历史传承、服务社会中的凭证与参考作用，促进单位管理规范化、治理科学化，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规及行业规范，结合本单位实际，制定本制度。二、适用范围本制度适用于本单位（含所属机构）在各项工作中形成的文书、业务、人事、科技、会计等各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁及信息化管理等活动。三、基本原则1.依法治档：严格遵守档案法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.集中管理：各类档案由单位档案管理部门（或综合档案室）集中统一管理，严禁档案分散保存或个人私自留存。3.规范高效：档案收集、整理、利用等环节遵循标准化流程，兼顾安全与利用效率，服务单位中心工作。4.安全保密：落实档案安全防护措施，严守涉密档案管理要求，防止档案损毁、失泄密。第二章管理职责一、单位领导职责单位主要负责人对档案工作负总责，分管领导具体统筹档案管理工作：将档案工作纳入单位年度工作计划与考核体系，保障档案工作所需人员、经费、场地及设施设备。审批档案工作重大事项（如档案鉴定销毁、信息化建设方案等），协调解决档案管理中的难点问题。二、档案管理部门职责档案管理部门（综合档案室）是单位档案工作的专职机构，履行以下职责：统筹管理：制定档案管理制度、工作流程及年度计划，指导、监督各部门档案工作开展。收集整理：负责接收各部门移交的档案，按规范进行分类、组卷、编目及数字化加工。保管利用：维护档案实体与信息安全，提供档案借阅、复制、咨询等利用服务，开展档案编研与开发工作。监督考核：定期检查各部门档案工作落实情况，参与单位绩效考核与档案行政执法检查。三、各部门职责单位各内设机构（含临时项目组）是档案形成的责任主体，职责如下：形成归档：指定专人（档案联络员）负责本部门文件材料的收集、整理，按要求定期移交至档案管理部门。过程管理：在业务活动中确保文件材料的真实性、完整性，同步记录电子文件元数据，避免重要档案遗漏。配合协作：协助档案管理部门开展档案鉴定、利用、编研等工作，提供业务背景说明及相关佐证材料。第三章档案分类与归档一、档案分类结合单位职能与业务特点，档案分为以下类别（可根据实际调整）：文书档案：单位在行政管理、党务工作中形成的请示、批复、报告、会议纪要、规章制度等文件材料。业务档案：业务部门在履行专业职责（如审批、监管、服务）中形成的业务文书、台账、统计报表等。人事档案：干部职工的履历、考核、奖惩、职称、工资等个人档案材料（按《干部人事档案工作条例》管理）。科技档案：基建项目（如工程图纸、验收报告）、设备仪器（如说明书、维修记录）等科技活动形成的档案。会计档案：会计凭证、账簿、报表、财务报告等会计核算材料（按《会计档案管理办法》执行）。二、归档范围各部门应归档的文件材料包括：反映本部门职能活动、具有查考价值的正式文件、草稿及重要附件；与业务相关的合同协议、调研成果、统计数据、音像资料（照片、视频）、电子文件等；上级来文（需贯彻执行或留存备查的）、同级单位商洽工作的文件；其他对单位历史、工作具有凭证或参考价值的材料。三、归档时间与要求1.归档时间：文书档案、业务档案：次年第一季度完成上一年度档案的整理移交；科技档案：项目验收后3个月内移交；会计档案：会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交档案部门；突发事件、专项工作档案：工作结束后1个月内移交。2.归档要求：纸质档案：字迹清晰（使用碳素墨水、蓝黑墨水书写），无涂改、破损，装订整齐；电子档案：格式规范（如PDF、TIFF、XML），元数据完整，与纸质档案内容一致；特殊载体（照片、磁带、光盘）：附文字说明（时间、地点、人物、事由），单独装盒标注。第四章档案整理与保管一、档案整理1.分类组卷：按档案类别、年度、机构（或问题）、保管期限进行分类，同类档案按时间或重要程度组卷，卷内文件按事由、时间排序。2.编目著录：编制案卷目录、卷内文件目录，著录项目包括档号、题名、日期、页数、责任者等，确保检索信息准确完整。3.数字化加工：对永久、长期保存的档案（尤其是利用频繁或易损档案）进行数字化扫描，建立电子目录与全文数据库，实现“纸质+电子”双套管理。二、档案保管1.保管条件：档案库房应独立设置，远离易燃、易爆、潮湿、高温区域，配备防火、防盗、防虫（霉）、防光、防磁设备（如灭火器、温湿度记录仪、防虫药、遮光窗帘）。库房温湿度控制在：温度14-24℃，相对湿度45-60%；定期检查设备运行与档案状况，做好防潮、防霉、防鼠工作。2.保管期限：永久保存：对国家、单位有重大影响，需长期利用的档案（如机构沿革、重要政策文件）；定期保存：分为30年、10年（如一般性业务文件、短期合同），具体按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。3.档案装具：使用符合国家标准的档案柜（架）、档案盒，档案盒标注档号、题名、年度、期限等信息，排列有序，便于查找。第五章档案利用与开发一、档案利用1.利用方式：提供档案借阅、复制、在线查阅（电子档案）、咨询服务，可根据需求出具档案证明。2.利用流程：内部借阅：填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅，借阅期限一般不超过15天，如需续借需重新审批。外部利用：需持单位介绍信或有效证件，说明利用目的，经单位分管领导审批后，可查阅公开档案或复制非涉密档案（涉密档案严禁对外提供）。电子档案利用：通过单位档案管理系统在线检索，权限由档案部门根据保密要求设置（如仅内部人员可查阅全文）。二、档案开发1.编研工作：档案管理部门定期编纂《档案利用案例汇编》《年度大事记》《重要文件汇编》等，为单位决策、工作复盘提供参考。2.专题服务：围绕单位中心工作（如专项审计、历史遗留问题处理），开展档案专题整理与分析，形成专题报告。3.数字化利用：优化档案管理系统检索功能，建立全文检索、主题分类数据库，提高档案利用效率；对珍贵档案（如历史照片、老文件）进行修复与数字化展示。第六章档案鉴定与销毁一、鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理部门、业务部门、纪检监察部门人员组成，负责档案价值鉴定与销毁审核。二、鉴定流程1.定期鉴定：每5-10年对到期的定期档案进行鉴定，重点审查档案内容的现实利用价值与历史保存价值。2.鉴定方法：逐卷（件）审查档案内容，结合单位职能变化、业务需求，确定是否延长保管期限或予以销毁。3.鉴定结果：形成《档案鉴定意见书》，列明需销毁、续存的档案目录，经鉴定小组签字确认后，报单位领导审批。三、销毁程序1.审批备案：销毁档案需经单位主要负责人批准，并报同级档案行政管理部门备案（涉密档案销毁还需报保密部门审批）。2.销毁实施：由档案管理部门、纪检监察部门共同监督，选择有资质的销毁机构（或单位内部指定专人），对档案进行清点、登记、销毁，销毁过程全程录像，填写《档案销毁清册》。3.销毁记录：《档案销毁清册》永久保存，记录销毁档案的档号、题名、数量、销毁时间、地点、监销人等信息。第七章档案信息化管理一、数字化建设1.基础建设：配备专用服务器、存储设备、扫描仪、高拍仪等硬件，选用符合《电子文件归档与电子档案管理规范》的档案管理软件，实现档案收集、整理、保管、利用的全流程信息化。2.数据规范：电子档案命名、分类、元数据著录遵循国家标准，确保与纸质档案一一对应；扫描分辨率不低于300dpi，图像清晰、无失真。二、电子档案管理1.备份与安全：对电子档案实行“异地、异质”备份（如本地服务器+云端存储），定期检测备份数据的完整性与可读性；设置访问权限，采用加密技术防止数据泄露。2.长期保存：对电子档案格式进行转换（如将老旧格式转换为通用格式），定期迁移数据至新载体，确保档案长期可用。三、系统维护档案管理系统需定期更新升级，修复安全漏洞，优化用户体验；档案管理人员应接受信息化培训，掌握系统操作与数据维护技能。第八章档案安全与保密一、安全管理1.实体安全：档案库房安装门禁、监控系统，非档案人员严禁进入；定期检查档案实体，发现破损、霉变及时修复，对珍贵档案采用恒温恒湿柜保管。2.信息安全：电子档案系统部署防火墙、杀毒软件，定期开展安全演练；档案借阅、复制需登记备案，防止档案信息被篡改、盗用。二、保密管理1.涉密档案：严格区分涉密与非涉密档案，涉密档案单独存放、专人管理，借阅需持《涉密档案借阅审批单》，经单位保密委员会审批。2.人员保密：档案管理人员需签订保密责任书，定期接受保密教育；严禁在非涉密网络传输、存储涉密档案，不得向无关人员透露档案内容。第九章监督与考核一、监督检查1.内部监督：单位审计、纪检部门定期检查档案管理制度执行情况，重点排查档案收集不全、保管不善、利用违规等问题，提出整改意见。2.外部监督：接受同级档案行政管理部门的执法检查，对检查中发现的问题限期整改，确保档案工作符合行业规范。二、考核奖惩1.考核内容：将档案归档