档案管理员日常安全职责与操作手册

档案管理员日常安全职责与操作手册一、前言档案作为单位历史记忆与业务脉络的核心载体，其安全管理直接关系到信息完整、保密及长期可用。本手册旨在明确档案管理员日常安全职责，规范安全操作流程，防范安全风险，保障档案资源安全可控。二、日常安全职责（一）安全管理职责1.制度建设与执行参与制定档案安全管理制度（含保管、借阅、销毁等细则），确保制度贴合实际并严格落地；结合技术迭代（如数字化档案管理）、环境变化（如库房改造）定期修订制度，填补管理盲区。2.日常巡检与隐患排查每日对档案库房、办公区域开展安全巡检：检查门窗锁具、消防设施（灭火器压力、烟感灵敏度）、安防设备（监控存储、门禁识别）是否正常；每周抽查档案架体稳固性、防虫防霉措施落实情况，发现隐患立即记录并联动整改。3.权限与流程管控严格把控档案查阅、借阅、复制的审批链条，核对申请人身份与权限范围；每季度审计数字化档案系统账号权限，禁止超权限操作，确保“谁操作、谁负责”可追溯。（二）保密安全职责1.涉密档案管理区分涉密与非涉密档案，实行物理/系统双重隔离（如涉密档案单独存放于密码柜，数字化后加密存储）；涉密档案借阅、复制需经单位保密办审批，全程登记并跟踪归还轨迹。2.信息脱敏与防护对外提供档案利用时，对个人隐私、商业秘密等敏感信息进行脱敏处理；传输电子档案时采用加密通道，禁止通过非涉密网络、设备传递涉密或敏感档案。（三）设施维护职责1.库房环境维护监控档案库房温湿度（目标：温度14-24℃、相对湿度45%-60%），发现异常时启动空调、除湿机或加湿器；定期清洁库房，封堵缝隙防止虫鼠侵入，避免灰尘、杂物堆积加速档案老化。2.设备运维管理每月检查消防设备（灭火器有效期、压力值）、安防设备（监控存储时长、门禁识别率）的运行状态；数字化设备（扫描仪、服务器）定期杀毒、备份数据，避免硬件故障或病毒入侵导致档案损坏、丢失。（四）应急处置职责1.预案制定与演练参与制定档案安全应急预案（火灾、水灾、失窃、信息泄露等场景），每年组织至少1次应急演练，确保熟悉档案抢救、系统恢复等关键流程。2.突发事件响应发生安全事件时（如库房进水、档案失窃），立即启动预案：第一时间保护现场、抢救核心档案（优先转移珍贵、涉密档案），同步上报主管部门，配合后续调查与整改。三、安全操作手册（一）档案接收与入库1.接收检查接收档案时，核对移交清单与实物的完整性、准确性，检查档案载体（纸质、电子）是否存在破损、霉变、病毒感染等问题；电子档案需验证哈希值，确保数据未被篡改。2.分类与存放纸质档案按类别、年度、保管期限分类，存入对应档案架（架体编号清晰，便于定位）；涉密档案单独存放于专用库房或密码柜，电子档案加密后存入指定服务器目录，同步做好异地备份。3.环境适配入库前确保库房温湿度达标，纸质档案需去除金属物（如订书钉）防止锈蚀，电子档案需经杀毒软件扫描设备（如移动硬盘）后再导入系统。（二）档案保管1.温湿度监控每日9:00、15:00记录库房温湿度，超出范围时启动调控设备；每月汇总温湿度数据，分析波动趋势（如雨季提前启动除湿机）。2.防虫防霉与修复每季度在档案架放置防虫药（如樟脑丸，避免直接接触档案），检查档案是否有虫蛀、霉变迹象；发现轻微霉变的档案，立即隔离并采用干燥、清洁措施修复，严重时移交专业机构。3.定期清点每年对纸质档案开展全面清点，电子档案核对备份完整性；清点中发现缺失、损坏，立即追溯操作记录，排查原因并上报。（三）档案利用与借阅1.审批流程查阅档案需填写《档案利用申请表》，注明用途、范围，经部门负责人审批；涉密档案需额外经保密办审批，借阅期限一般不超过7天（特殊情况可续借）。2.借阅登记3.归还检查归还时检查档案是否破损、缺页，电子档案需验证是否被修改；发现问题立即记录并要求借阅人说明，必要时启动追责流程。（四）档案销毁1.鉴定与审批到期档案由档案鉴定小组（含管理员、业务部门、保密人员）鉴定，确定是否销毁；需销毁的档案填写《档案销毁审批表》，经单位分管领导审批。2.销毁操作纸质档案采用粉碎或焚毁方式（涉密档案需双人监督、全程录像），电子档案需多次覆盖删除或物理销毁存储介质；销毁后填写《档案销毁登记表》，参与人员签字存档。四、日常管理与持续改进（一）培训与学习每半年参加档案安全培训（含保密法规、应急技能、数字化安全），学习行业最新安全标准（如《档案馆建筑设计规范》），提升安全意识与操作能力。（二）记录与报告建立《档案安全日志》，记录巡检、温湿度、设备维护等情况；每月汇总安全隐患与整改情况，向主管部门提交《档案安全月报》，重大问题即时报告。（三）制度优化每年结合安全事件、新业务需求（如电子档案单套制管理），修订安全制度与操作流程，确保管理体系持续适配实际场景。五、附则本手册自发布之日起实施，由单位档案