培训项目档案归档制度

PAGE培训项目档案归档制度一、总则（一）目的为了加强公司培训项目档案的管理，确保培训项目档案的完整性、准确性和安全性，便于培训项目的查询、利用和总结经验教训，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织开展的各类培训项目档案的归档管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、专项业务培训等。（三）定义1.培训项目档案：指在培训项目实施过程中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录等，包括培训计划、培训教材、学员名单、考核成绩、培训总结等。2.归档：指将培训项目档案按照规定的分类方法和编号规则，整理、装订成册，并移交至公司档案管理部门进行集中保管的过程。（四）管理职责1.培训部门负责培训项目档案的收集、整理、初步审核和装订工作。按照档案管理部门的要求，定期移交培训项目档案。对培训项目档案的完整性和准确性负责。2.档案管理部门负责培训项目档案的接收、保管、查阅和销毁等工作。制定培训项目档案的分类方案和编号规则。对培训项目档案的管理工作进行指导和监督。二、培训项目档案的收集（一）收集范围1.培训计划类培训项目立项申请表。培训需求调研报告。培训计划（包括培训目标、培训内容、培训时间、培训地点、培训师资、培训对象等）。2.培训实施类培训教材（包括自编教材、外购教材、电子教材等）。培训课件（PPT、视频等）。培训师资资料（包括个人简历、培训经历、授课评价等）。学员签到表。培训现场照片、视频等记录资料。培训过程中的学员反馈意见、建议等。3.考核评估类培训考核试卷及标准答案。学员考核成绩登记表。培训效果评估报告（包括学员满意度调查、培训前后知识技能对比分析等）。4.培训总结类培训项目总结报告。培训项目成果（如学员取得的证书、工作绩效提升等）。5.其他相关类与培训项目相关的合同、协议（如培训合作协议、师资聘请合同等）。培训项目经费预算及决算报告。培训项目相关的荣誉证书、表彰文件等。（二）收集要求1.培训部门应在培训项目结束后[X]个工作日内，完成培训项目档案的收集工作。2.收集的档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文档，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份保存。三、培训项目档案的整理（一）分类原则培训项目档案按照培训项目的类别、时间顺序等进行分类，确保同一类别的档案集中存放，便于查找和管理。（二）分类方法1.新员工入职培训档案培训计划类培训教材类培训实施类考核评估类培训总结类其他相关类2.岗位技能培训档案培训计划类培训教材类培训实施类考核评估类培训总结类其他相关类3.管理能力培训档案培训计划类培训教材类培训实施类考核评估类培训总结类其他相关类4.专项业务培训档案培训计划类培训教材类培训实施类考核评估类培训总结类其他相关类（三）编号规则培训项目档案编号采用“培训项目类别代码+年份+项目序号”的格式，具体如下：1.培训项目类别代码新员工入职培训：XZ岗位技能培训：GW管理能力培训：GL专项业务培训：ZX2.年份：采用公元纪年，取年份的后两位数字，如“22”表示2022年。3.项目序号：按照培训项目实施的先后顺序，从001开始依次编号。例如，2022年第3个新员工入职培训项目的档案编号为：XZ22003（四）装订要求1.培训项目档案应按照分类顺序进行装订，同一类别的档案应集中装订在一起。2.装订时应使用A4规格的纸张，采用左侧装订方式，装订应牢固、整齐，不掉页、不缺页。3.对于纸张较大的文件，应进行折叠处理，使其大小与A4纸一致。4.每份档案应编制页码，页码应连续、准确，标注在页面的右下角。四、培训项目档案的审核（一）审核内容1.档案资料的完整性，检查是否按照收集范围要求收集齐全各类文件资料。2.档案资料的准确性，核对文件内容是否真实、准确，数据是否一致。3.档案资料的规范性，检查文件格式、签字盖章、编号等是否符合要求。（二）审核流程1.培训部门在完成档案整理后，应首先进行自我审核，确保档案资料的质量。2.自我审核通过后，培训部门将档案提交至档案管理部门进行审核。3.档案管理部门收到档案后，应在[X]个工作日内完成审核工作，并将审核意见反馈给培训部门。4.培训部门根据审核意见，对档案进行补充、修改和完善，直至审核通过。五、培训项目档案的归档（一）归档时间培训项目档案审核通过后，培训部门应在[X]个工作日内将档案移交至档案管理部门进行归档。（二）归档方式1.纸质档案应按照档案管理部门指定的地点存放，并填写档案移交清单，双方签字确认。2.电子档案应按照档案管理部门的要求，存储在指定的服务器或存储介质上，并建立相应的目录结构，确保电子档案的可查性和安全性。（三）档案保管期限培训项目档案的保管期限根据档案的重要性和使用价值分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管：涉及公司核心业务、重要决策、知识产权等具有重大历史价值和长远利用价值的档案。2.长期保管：对公司经营管理、业务发展有一定影响，保存期限为[X]年的档案。3.短期保管：对公司日常工作有参考价值，保存期限为[X]年的档案。档案保管期限届满后，档案管理部门应按照相关规定进行鉴定和销毁。六、培训项目档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅培训项目档案的，应填写《培训项目档案查阅申请表》（以下简称《申请表》），注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据《申请表》进行审核，对于符合查阅条件的，予以批准，并指定专人负责提供查阅服务。3.涉及公司机密或重要信息的培训项目档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需复印或摘录档案资料，应另行填写《培训项目档案复印/摘录申请表》，经档案管理部门负责人批准后方可进行。（二）查阅流程1.查阅人员填写《申请表》，提交至所在部门负责人签字。2.将签字后的《申请表》提交至档案管理部门。3.档案管理部门审核《申请表》，批准后安排查阅时间和地点。4.查阅人员在指定时间和地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定。5.查阅完毕后，查阅人员应在档案查阅登记簿上签字确认。七、培训项目档案的借阅（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅培训项目档案的，应填写《培训项目档案借阅申请表》（以下简称《申请表》），注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，并经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据《申请表》进行审核，对于符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。（二）借阅流程1.借阅人员填写《申请表》，提交至所在部门负责人签字。2.将签字后的《申请表》提交至档案管理部门。3.档案管理部门审核《申请表》，批准后办理借阅手续，包括登记借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等，并收取借阅押金（押金金额根据档案的重要性和价值确定）。4.借阅人员领取档案资料，并在档案借阅登记簿上签字确认。5.借阅人员在借阅期限届满后，应按时归还档案资料，档案管理部门检查档案资料的完整性和准确性后，退还借阅押金。八、培训项目档案的保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全培训项目档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。对于涉及公司机密或重要信息的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案的安全性。3.查阅和借阅培训项目档案的人员应严格遵守保密规定，不得在非工作场所谈论档案内容，不得将档案带出公司或泄露给无关人员。（二）保密责任1.因工作需要接触培训项目档案的人员，应与公司签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对于违反保密规定泄露档案内容的人员，公司将依法追究其责任，并视情节轻重给予相应的处罚。九、培训项目档案的销毁（一）销毁条件1.培训项目档案保管期限届满，且经过档案管理部门鉴定确认无保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法修复或恢复的。3.其他经公司批准需要销毁的培训项目档案。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对保管期限届满的培训项目档案进行清理和鉴定，编制《培训项目档案销毁清单》（以下简称《清单》），注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等。2.《清单》经档案管理部门负责人审核签字后，提交至公司分管领导审批。3.经公司分管领