培训班采购管理制度

PAGE培训班采购管理制度一、总则（一）目的为加强培训班采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，保证培训质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各类培训班所需物资、设备、服务等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证培训质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开性原则：采购信息应公开透明，接受公司/组织内部监督。4.公正性原则：采购过程应公正公平，对所有供应商一视同仁。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购计划管理（一）需求预测1.各培训班负责人应根据培训课程设置、学员人数、培训时间等因素，提前对所需物资、设备、服务等进行需求预测。2.需求预测应详细列出所需物品的名称、规格、数量、质量要求等，并附上必要的说明。（二）采购计划编制1.培训班负责人根据需求预测结果，编制采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间等内容。2.采购计划应经相关部门审核后报公司/组织领导审批。审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购时间的可行性等。（三）采购计划调整1.在采购执行过程中，如因培训需求变更、市场供应变化等原因需要调整采购计划，培训班负责人应及时提出调整申请。2.调整申请应说明调整原因、调整内容、调整后的采购预算等，并经相关部门审核后报公司/组织领导审批。三、采购方式选择（一）公开招标1.对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目，应采用公开招标方式。2.公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。2.邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，可采用竞争性谈判方式。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可采用单一来源采购方式。2.单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。（五）询价1.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。2.询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商信息库，收集供应商的基本情况、资质证书、业绩情况、产品质量、售后服务等信息。2.根据采购项目的要求，从供应商信息库中选择合适的供应商进行采购。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、实力、产品质量、价格、售后服务等因素。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商合作1.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.加强与供应商的沟通与合作，及时了解供应商的生产经营情况，协调解决采购过程中出现的问题。五、采购流程管理（一）采购申请1.培训班负责人根据采购计划，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间等内容，并附上必要的说明。2.采购申请表经相关部门审核后报公司/组织领导审批。（二）采购审批1.公司/组织领导对采购申请表进行审批，审批内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购时间的可行性等。2.经审批同意的采购申请，由采购部门组织实施采购。（三）采购实施1.采购部门根据采购方式选择合适的采购程序进行采购。2.在采购过程中，采购人员应严格按照采购程序和采购合同的要求进行操作，确保采购工作的顺利进行。（四）采购验收1.采购物资、设备到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收内容包括物资、设备的数量、规格、质量等方面。2.验收合格的物资、设备，由验收部门出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、验收情况等内容。3.验收不合格的物资、设备，采购部门应及时与供应商联系，要求其更换或处理。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表。付款申请表应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、付款方式、付款时间等内容。2.付款申请表经相关部门审核后报公司/组织领导审批。3.经审批同意的付款申请，由财务部门按照采购合同的约定进行付款。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购过程中可能存在的风险包括供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险、法律风险等。2.采购部门应定期对采购过程中存在的风险进行识别和评估，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.对于供应商违约风险，应加强对供应商的管理和监督，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，同时要求供应商提供担保或保证金。2.对于质量风险，应加强对采购物资、设备的验收管理，严格按照质量标准进行验收，同时要求供应商提供质量保证承诺。3.对于价格风险，应加强市场调研，了解市场价格动态，合理确定采购价格，同时与供应商签订价格调整条款。4.对于交货期风险，应加强与供应商的沟通与协调，明确交货期要求，同时要求供应商提供交货期保证承诺。5.对于法律风险，应加强对采购法律法规的学习和了解,确保采购行为合法合规，同时在采购合同中明确双方的法律责任。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全采购监督机制，加强对采购过程的监督检查。2.采购监督部门应定期对采购项目进行检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购物资、设备的验收情况、采购付款情况是否符合规定等。（二）审计监督1.公司/组织内部应定期对