培训机构公章制度

PAGE培训机构公章制度一、总则1.目的为加强本培训机构公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护培训机构的正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本培训机构各部门及全体员工。3.定义本制度所称公章，是指本培训机构以法定名称制作的，代表培训机构行使权力、履行职责、对外具有法律效力的各类印章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制与启用1.刻制培训机构公章的刻制须严格按照国家有关法律法规和公安部门的规定执行。由行政部门负责统一办理公章刻制手续，填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、规格、材质等信息，并提交给法定代表人审批。经法定代表人批准后，行政部门持相关证明文件到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制完成后，行政部门应及时将新刻制的公章与原公章进行交接，并做好交接记录。交接记录应包括公章名称、数量、交接时间、交接双方签字等内容。2.启用新刻制的公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、启用日期、启用范围等信息，并提交给法定代表人审批。经法定代表人批准后，行政部门应在培训机构内部发布公章启用通知，明确告知各部门及全体员工新公章的启用时间、启用范围等信息。新公章启用后，原公章应立即停止使用，并按照规定进行封存或销毁。封存或销毁原公章时，行政部门应填写《公章封存/销毁申请表》，详细注明公章名称、封存/销毁原因、封存/销毁时间等信息，并提交给法定代表人审批。经法定代表人批准后，行政部门应按照规定进行封存或销毁，并做好相关记录。三、公章的保管1.保管原则公章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理制度和使用流程。公章保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。2.保管地点行政公章应存放于培训机构的保险柜或专门的印章保管室，并配备必要的安全防范设施，如监控设备、报警装置等。合同专用章、财务专用章等其他公章应根据实际使用情况，存放于相应部门的保险柜或专门的印章保管柜中，并指定专人负责保管。3.保管人员变更公章保管人员因工作调动、离职等原因需要变更时，应及时办理公章交接手续。交接手续应包括公章名称、数量、交接时间、交接双方签字等内容，并由行政部门负责人进行监交。交接完成后，原保管人员应将公章及相关文件资料移交给新保管人员，并协助新保管人员熟悉公章管理制度和使用流程。四、公章的使用1.使用范围行政公章主要用于对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书，以及办理各类行政事务、证明材料等。合同专用章主要用于对外签订各类合同、协议等经济合同文书。财务专用章主要用于办理各类财务收支、结算、票据等业务。其他公章应根据其用途和授权范围，在规定的业务范围内使用。2.使用流程申请：使用公章时，使用部门应填写《公章使用申请表》，详细注明公章名称、使用日期、使用事项、使用份数、申请人姓名等信息，并提交给相关负责人审批。审批：相关负责人应根据公章使用的具体情况，按照规定的审批权限进行审批。审批通过后，在《公章使用申请表》上签署审批意见，并注明审批日期。盖章：公章保管人员应在收到经审批通过的《公章使用申请表》后，按照申请表上注明的使用事项、使用份数等信息，在相应的文书或材料上加盖公章。盖章时，应确保公章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或遗漏。登记：公章保管人员应在盖章完成后，及时在《公章使用登记簿》上进行登记，详细注明公章名称、使用日期、使用事项、使用份数、申请人姓名、审批人姓名等信息。3.特殊情况使用如遇紧急情况或特殊业务需要，无法按照正常流程申请盖章时，使用部门应及时向相关负责人说明情况，并经同意后，可先使用公章，但事后应及时补办申请和审批手续。对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文书，在加盖公章前，应经法律顾问审核，并由法定代表人签字确认。五、公章的停用与销毁1.停用因机构变更、名称变更、业务调整等原因，需要停用公章时，行政部门应填写《公章停用申请表》，详细注明公章名称、停用原因、停用日期等信息，并提交给法定代表人审批。经法定代表人批准后，行政部门应在培训机构内部发布公章停用通知，明确告知各部门及全体员工公章停用的时间、原因等信息。公章停用后，保管人员应将公章妥善封存，并按照规定进行保管。封存后的公章应注明封存日期、封存原因、封存人签字等信息。2.销毁对于已停用且不再使用的公章，行政部门应填写《公章销毁申请表》，详细注明公章名称、销毁原因、销毁日期等信息，并提交给法定代表人审批。经法定代表人批准后，行政部门应按照规定的程序进行公章销毁。公章销毁可采用粉碎、熔化等方式进行，确保公章无法恢复使用功能。公章销毁时，应安排专人负责监督，并做好销毁记录。销毁记录应包括公章名称、销毁日期、销毁方式、监督人签字等信息。六、监督与检查1.内部监督行政部门应定期对公章的保管、使用情况进行检查，确保公章使用符合规定，保管安全可靠。检查内容包括公章保管是否妥善、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。各部门负责人应加强对本部门公章使用情况的监督，发现问题及时纠正，并向行政部门报告。2.外部监督接受上级主管部门、行业协会等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供公章管理的有关资料和情况。主动接受社会公众的监督，对于涉及公章使用的投诉、举报等，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。七、责任追究1.对于违反本制度规定，擅自使用公章、保管不善导致公章被盗、遗失或损坏，以及其他违规行为的单位和个人，将视情节轻重，给予相应的纪律处分或经济处罚。构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.因公章使用不当给培训