培训机构行政制度

PAGE培训机构行政制度一、总则（一）目的为了规范培训机构的行政管理工作，提高工作效率，确保机构各项业务的顺利开展，保障机构和员工的合法权益，特制定本行政制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保制度的制定和执行合法合规。2.规范性原则：各项规定明确、具体，具有可操作性，使行政管理工作有章可循。3.公正性原则：对待所有员工一视同仁，在制度面前人人平等，确保公平公正。4.效率性原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率，以适应培训机构快速发展的需要。二、组织架构与职责（一）行政部门组织架构培训机构行政部门设行政主管一名，下辖行政专员若干，具体负责各项行政管理工作的执行。（二）行政部门职责1.行政主管职责全面负责行政部门的管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保机构整体工作的顺畅运行。审核行政部门各项费用支出，合理控制行政成本。负责机构重要文件、资料的审核与签发，确保文件的准确性和规范性。代表行政部门与外部相关单位进行沟通与协调，维护机构良好的外部形象。2.行政专员职责协助行政主管完成各项行政管理工作任务，具体落实各项制度和流程。负责机构文件、档案的整理、归档和保管工作，确保文件资料的完整性和可查阅性。安排和管理机构的会议、活动，做好会议记录和活动总结。根据机构需求，负责办公设备、办公用品的采购、发放和管理工作。负责机构办公区域的环境卫生管理，营造良好的工作环境。协助处理机构的日常行政事务，如接听电话、接待来访人员等。三、考勤制度（一）工作时间培训机构实行[具体工作时间，如周一至周五9:0018:00]的工作制度，午休时间为[X]小时。（二）考勤方式采用打卡考勤与签到相结合的方式。员工每天需在规定时间内打卡上班，如因特殊情况无法打卡，需在到岗后及时向行政部门签到说明原因。（三）请假制度1.请假类别：分为病假、事假、年假、婚假、产假、陪产假、丧假等。2.请假流程员工如需请假，需提前填写《请假申请表》，注明请假类别、请假时间、请假原因等信息。请假1天以内的，由部门负责人审批；请假1天以上3天以内的，经部门负责人审核后，报行政主管审批；请假3天以上的，需经机构负责人审批。员工将审批通过的《请假申请表》交行政部门备案，行政部门据此记录考勤。3.病假：员工请病假需提供医院开具的病假证明，病假期间工资按照国家相关规定执行。4.事假：事假期间无工资待遇，员工应尽量提前安排好工作，避免影响机构正常运转。5.年假：符合年假规定的员工，每年可享受相应天数的年假。年假需提前申请，经批准后安排使用。6.婚假、产假、陪产假、丧假：按照国家法律法规规定执行，员工需提供相关证明材料，经审批后享受相应假期。（四）迟到、早退与旷工处理1.迟到、早退：迟到或早退15分钟以内的，每次扣除[X]元；迟到或早退15分钟以上1小时以内的，每次扣除[X]元；迟到或早退1小时以上的，按旷工半天处理。2.旷工：旷工半天的，扣除当日工资的2倍，并给予警告处分；旷工1天的，扣除当日工资的3倍，给予记过处分；连续旷工3天以上或一年内累计旷工5天以上的，予以辞退。四、办公区域管理制度（一）环境卫生1.员工应保持个人办公区域的整洁卫生，物品摆放整齐有序。2.行政部门定期组织对公共区域进行清扫和消毒，确保办公环境干净整洁。3.禁止在办公区域内乱扔垃圾、随地吐痰，严禁吸烟。（二）安全管理1.加强办公区域的安全防范意识，员工离开办公室时应关好门窗、电脑等设备。2.妥善保管个人财物，贵重物品请勿放在办公桌上，如有遗失，机构不承担赔偿责任。3.禁止在办公区域内使用大功率电器，如发现安全隐患应及时报告行政部门。4.行政部门定期组织安全检查，对发现的问题及时整改，确保办公区域的安全。（三）物品摆放1.办公桌椅、文件柜等应按照规定的位置摆放，不得随意挪动。2.个人办公桌上只允许摆放必要的办公用品和文件资料，并保持整洁。3.公共区域的物品应摆放整齐，不得堆放杂物，以保持通道畅通。五、文件管理制度（一）文件分类1.机构文件：包括机构章程、发展规划、年度计划、工作总结等重要文件。2.部门文件：各部门自行产生的工作文件、报告、通知等。3.外来文件：上级主管部门、合作单位等发来的文件。（二）文件起草与审核1.文件起草由相关部门或人员负责，确保文件内容准确、清晰、完整。2.文件起草完成后，需经部门负责人审核，重要文件还需报行政主管或机构负责人审核签发。（三）文件编号与印发1.行政部门对机构文件进行统一编号，确保文件的唯一性和可追溯性。2.文件经审核签发后，由行政部门负责印发，并按照规定的范围进行发放。（四）文件归档与保管1.文件印发后，行政部门及时将文件原件及相关资料进行整理归档，建立电子和纸质档案。2.档案应按照类别、时间顺序进行分类存放，便于查阅和管理。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和安全性。（五）文件借阅与销毁1.因工作需要借阅文件的，需填写《文件借阅申请表》，经行政主管批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，需办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管文件，不得擅自转借、复印或涂改文件内容。3.文件保管期限届满或已无保存价值的，由行政部门提出销毁申请，经机构负责人批准后，按照规定进行销毁，并做好记录。六、会议管理制度（一）会议分类1.机构例会：每周[具体时间]召开，由机构负责人主持，各部门负责人参加，总结上周工作，安排本周工作任务。2.部门会议：由各部门自行组织召开，根据工作需要安排会议时间和内容，传达机构相关精神，部署部门工作。3.专项会议：针对特定工作事项或问题召开的会议，如教学研讨会、招生工作会议等。（二）会议组织与安排1.会议组织部门负责确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关人员。2.行政部门协助会议组织部门做好会议场地布置、设备调试等准备工作。3.会议组织部门应提前准备好会议资料，如会议议程、汇报材料等，确保会议顺利进行。（三）会议记录与纪要1.行政部门安排专人负责会议记录，记录会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等。2.会议结束后，行政部门及时整理会议记录，形成会议纪要，经会议主持人审核后，发送给参会人员，并按照要求进行存档。（四）会议纪律1.参会人员应提前到达会议现场，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，需提前向会议主持人请假。2.会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。3.参会人员应认真听取会议内容，积极发言，不得交头接耳、做与会议无关的事情。七、办公用品与设备管理制度（一）办公用品采购1.行政部门定期统计办公用品需求情况，根据库存和实际使用情况制定采购计划。2.采购办公用品应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保所采购物品符合机构需求。3.办公用品采购需填写《办公用品采购申请表》，经行政主管审批后进行采购。（二）办公用品发放1.行政部门设立办公用品发放登记台账，对办公用品的发放情况进行详细记录。2.员工根据工作需要到行政部门领取办公用品，领取时需在登记台账上签字确认。3.对于消耗量大的办公用品，行政部门可根据实际情况定期发放。（三）办公设备管理1.办公设备由行政部门统一采购、调配和管理，各部门应指定专人负责设备的日常使用和维护。2.行政部门建立办公设备档案，记录设备的型号、购置时间、使用情况、维修记录等信息。3.办公设备出现故障时，使用部门应及时通知行政部门，行政部门联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。4.员工离职时，需将所使用的办公设备完好归还行政部门，如有损坏，需照价赔偿。八、车辆管理制度（一）车辆使用范围本机构车辆主要用于机构业务活动、员工因公出差等。（二）车辆申请与审批1.员工因公需要使用车辆的，需提前填写《车辆使用申请表》，注明使用时间、地点、事由等信息。2.车辆使用申请经部门负责人审核后，报行政主管审批。行政主管根据车辆使用情况和工作需要进行安排。3.未经批准，员工不得擅自使用机构车辆。（三）车辆驾驶与安全1.驾驶员应具备合法有效的驾驶证，遵守交通规则，确保行车安全。2.驾驶员出车前应对车辆进行检查，确保车辆性能良好。行车过程中如发现异常情况，应及时停车检查并报告。3.驾驶员不得酒后驾车、疲劳驾车，不得将车辆交给无驾驶证人员驾驶。（四）车辆维护与保养1.行政部门负责制定车辆维护保养计划，定期安排车辆进行保养和维修。2.驾驶员应按照车辆维护保养计划，及时将车辆送到指定维修厂进行保养和维修，并做好记录。3.车辆维修费用需填写《车辆维修申请表》，经行政主管审批后进行维修结算。（五）车辆费用管理1.车辆的燃油费、保险费、保养费等费用由行政部门统一核算和报销。2.驾驶员应妥善保管车辆费用发票，定期交行政部门审核报销。3.行政部门定期对车辆费用进行统计分析，合理控制车辆使用成本。九、费用报销制度（一）报销范围1.与机构业务相关的费用，如办公用品费、差旅费、业务招待费、培训费用等。2.符合国家法律法规和机构规定的其他费用。（二）报销流程1.员工发生费用支出后，应及时收集相关发票、收据等报销凭证，并按照要求填写《费用报销单》。2.《费用报销单》需经部门负责人审核签字，证明费用支出的真实性和合理性。3.将审核通过的《费用报销单》及报销凭证交行政部门审核，行政部门审核无误后，报财务部门复核。4.财务部门对报销凭证和金额进行复核，无误后报机构负责人审批。5.审批通过后，财务部门按照规定的时间和方式进行报销支付。（三）报销标准1.办公用品费：按照行政部门制定的采购标准和实际需求进行报销。2.差旅费：根据出差地区、时间等因素，按照机构规定的标准进行报销，具体标准另行制定。3.业务招待费：严格控制业务招待费支出，报销时需注明招待对象、事由等信息，单次招待费