培训教学档案管理制度

PAGE培训教学档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训教学档案管理，规范培训教学档案的收集、整理、保管、利用等工作，提高培训教学质量和管理水平，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训教学活动所形成的档案管理，包括培训计划、教学大纲、教材教案、学员信息、考核成绩、培训总结等相关资料。（三）基本原则1.真实性原则：培训教学档案应如实反映培训教学活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集培训教学活动中形成的各类文件资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对培训教学档案进行整理、分类、编号和装订，确保档案管理的规范性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、学员个人隐私等敏感信息的培训教学档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。（四）职责分工1.培训管理部门负责制定培训教学档案管理制度和工作流程，并组织实施。指导和监督各部门培训教学档案的收集、整理、保管和利用工作。负责培训教学档案的集中统一管理，建立培训教学档案数据库，定期对档案进行检查和清理。2.各部门负责本部门培训教学活动中形成档案的收集、整理和初步保管工作，并按规定及时移交培训管理部门。配合培训管理部门做好培训教学档案的查阅、借阅等利用工作。3.档案管理人员具体负责培训教学档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、上架、保管、统计、鉴定、销毁等。维护培训教学档案数据库，确保档案信息的安全和完整。为档案利用者提供查阅、借阅等服务，做好档案利用记录。二、培训教学档案的收集（一）收集范围1.培训计划类：年度培训计划、月度培训计划、专项培训计划等。2.教学大纲类：各类培训课程的教学大纲、教学目标、教学内容及要求等。3.教材教案类：自编教材、选用教材、电子教材、教案、课件、教学参考资料等。4.学员信息类：学员报名登记表、学员基本信息表、学员考勤记录（包括请假、迟到、早退等情况）、学员考核成绩记录等。5.考核评估类：培训考核试卷、考核标准答案、学员考核成绩汇总表、培训效果评估报告、学员反馈意见等。6.培训总结类：培训工作总结、培训经验交流材料、培训成果报告等。7.其他类：与培训教学活动相关的通知、公告、会议纪要、培训证书、培训照片、视频资料等。（二）收集要求1.及时性：各部门应在培训教学活动结束后及时将相关档案资料收集整理，移交培训管理部门，确保档案的时效性。2.准确性：收集的档案资料应内容准确、完整、清晰，数据真实可靠，签字盖章齐全。3.完整性：按照收集范围全面收集各类档案资料，不得遗漏重要文件。（三）收集流程1.部门收集：各部门培训教学活动负责人负责组织本部门档案资料的收集工作，对收集到的档案资料进行初步整理，确保资料齐全、完整。2.部门移交：各部门在规定时间内将整理好的档案资料移交至培训管理部门，并填写《培训教学档案移交清单》，双方签字确认。3.培训管理部门接收：培训管理部门档案管理人员对移交的档案资料进行认真核对，检查资料的完整性和准确性，对不符合要求的档案资料及时退回原部门补充完善。三、培训教学档案的整理（一）整理原则1.遵循文件形成规律：按照培训教学活动的开展顺序和文件之间的有机联系进行整理，保持档案的系统性。2.便于保管和利用：整理后的档案应便于分类存放、查找和借阅，提高档案管理工作效率。（二）分类方法1.按培训类别分类：将培训教学档案分为新员工培训档案、岗位技能培训档案、管理能力培训档案、专项业务培训档案等不同类别。2.按年度分类：在每个培训类别下，再按照培训开展的年度进行细分。3.按档案内容分类：将每年度的培训教学档案进一步分为培训计划、教学大纲、教材教案、学员信息、考核评估、培训总结等若干二级类目。（三）编号规则1.培训类别编号：采用大写字母表示不同的培训类别，如“X”代表新员工培训，“G”代表岗位技能培训，“M”代表管理能力培训，“Z”代表专项业务培训等。2.年度编号：采用四位数字表示培训开展的年份，如“2023”。3.档案顺序编号：在每个培训类别和年度下，按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，一份2023年新员工培训的教学大纲档案编号为：X2023002。（四）装订要求1.纸张规格：统一使用A4纸打印或复印档案资料。2.装订方式：采用左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.装订顺序：按照分类编号顺序，将每份档案资料依次排列，左侧用订书机装订，或使用档案装订机装订，并在文件左上角加盖档案章。（五）整理流程1.分类：档案管理人员按照分类方法对接收的培训教学档案进行分类，确定每份档案所属的培训类别、年度和二级类目。2.编号：根据编号规则为每份档案编制唯一的编号，并在档案首页右上角加盖编号章。3.装订：对需要装订的档案资料进行整理和装订，确保装订质量。4.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒正面和侧面填写档案类别、年度、起止编号等信息。四、培训教学档案的保管（一）保管场所1.设立专门档案库房：公司应设立专门的培训教学档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。2.档案架摆放：档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应按照类别、年度顺序依次上架存放，不得随意堆放。（二）保管期限1.短期保管：对于一些时效性较强、使用频率较低的培训教学档案，保管期限为13年。2.中期保管：一般的培训教学档案，保管期限为310年。3.长期保管：涉及公司重要培训项目、核心业务知识、具有历史价值或法律凭证作用的培训教学档案，保管期限为10年以上，甚至永久保存。（三）保管要求1.定期检查：档案管理人员应定期对培训教学档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、褪色等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.温湿度控制：档案库房应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防虫防鼠：在档案库房内放置防虫、防鼠药品和器材，防止档案受到虫害和鼠害。4.安全防护：加强档案库房的安全管理，安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，确保档案的安全。（四）电子档案保管1.备份存储：对培训教学档案中的电子文件，应进行定期备份，备份存储介质应采用多种形式，如光盘、移动硬盘等，并分别存储在不同地点。2.数据维护：定期对电子档案进行数据维护，检查文件的完整性和可读性，确保电子档案信息的安全和可用。3.存储环境：电子档案存储设备应放置在安全、干燥、通风的环境中，避免受到磁场、静电等因素的影响。五、培训教学档案的利用（一）利用范围1.内部培训需求分析：为制定公司年度培训计划、优化培训课程体系提供参考依据。2.教学质量评估：通过查阅培训教学档案，对培训教学过程和效果进行评估，发现问题及时改进。3.员工职业发展：员工可查阅自己的培训档案，了解自己的培训经历和学习成果，为个人职业发展提供参考。4.公司内部交流：培训教学档案中的优秀教案、培训总结等资料可在公司内部进行交流分享，促进培训教学经验的传播和提升。5.外部审计和检查：在接受外部审计、行业检查等情况下，提供相关培训教学档案作为证明材料。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅培训教学档案时，应填写《培训教学档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到培训管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅：因特殊原因需要借阅培训教学档案的，借阅人应填写《培训教学档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经培训管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案，如遇特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.复制：对于确需复制培训教学档案的，应填写《培训教学档案复制申请表》，经培训管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的格式和数量进行复制，并加盖“复制章”。复制件应与原件核对无误，注明复制日期、复制人等信息。（三）利用记录1.建立利用台账：培训管理部门应建立培训教学档案利用台账，详细记录档案查阅、借阅、复制的时间、申请人、利用内容、归还情况等信息。2.定期统计分析：定期对培训教学档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率和需求热点，为档案管理工作的优化提供依据。六、培训教学档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：培训管理部门应定期对培训教学档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.价值评估：根据档案的保管期限、内容重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行综合价值评估。3.确保安全：鉴定工作应确保档案信息的安全，防止因鉴定不当导致重要档案被销毁。（二）鉴定组织成立由培训管理部门负责人、档案管理人员、相关业务专家等组成的档案鉴定小组，负责培训教学档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定：鉴定小组成员对每份档案进行直接审查，根据档案的实际情况确定其保管期限和价值。2.集体讨论：对于存在争议的档案，鉴定小组应进行集体讨论，充分听取各方意见，形成一致鉴定结论。（四）销毁程序1.编制销毁清单：经鉴定确定需要销毁的培训教学档案，由档案管理人员编制《培训教学档案销毁清单》，详细列出档案的类别、年度、编号、名称、数量等信息。2.审批：《培训教学档案销毁清单》经培训管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施：销毁工作应在指定地点进行，由专人负责监督，确保档案被彻底销毁。销毁方式可采用