人社业务培训档案管理制度

PAGE人社业务培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织人社业务培训档案管理，确保培训档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥培训档案在人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及人社业务培训活动所形成的档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则人社业务培训档案由专门部门或专人集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则培训档案应如实反映培训活动的全过程，保证档案内容真实可靠。3.规范有序原则按照规定的分类标准和整理方法，对培训档案进行科学分类、有序排列，便于查找和利用。4.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止培训档案的丢失、损坏和泄露。二、培训档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善人社业务培训档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管公司/组织各类人社业务培训档案，建立档案目录和索引。3.对培训档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案的规范化。4.负责培训档案的存储、保管，定期检查档案的完整性和安全性，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。5.按照规定的程序，为公司/组织内部各部门及人员提供培训档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。6.负责培训档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。（二）培训组织部门职责1.负责组织开展人社业务培训活动，并指定专人负责培训过程中各类文件资料的收集、整理。2.在培训活动结束后，及时将整理好的培训档案资料移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好培训档案的查阅、借阅等相关工作。（三）培训授课人员职责1.在培训授课过程中，妥善保管与授课内容相关的教案、讲义、课件等资料。2.培训结束后，按照要求将上述资料整理后移交培训组织部门。（四）参训人员职责1.遵守培训档案管理制度，配合培训组织部门和档案管理部门做好档案资料的收集、整理工作。2.不得擅自销毁、涂改、转借培训档案资料。三、培训档案的内容（一）培训计划类1.年度人社业务培训计划，包括培训目标、培训对象、培训内容、培训时间、培训地点等。2.专项培训计划，针对特定人社业务或岗位需求制定的培训计划。（二）培训组织实施类1.培训通知，包括培训主题、时间、地点、参加人员、培训要求等。2.培训签到表，记录参训人员的姓名、部门、职务等信息。3.培训课程表，详细列出培训的课程名称、授课教师、授课时间等。4.培训教材、讲义、课件等资料。5.培训现场照片、视频等资料，记录培训过程中的场景和活动。（三）培训考核类1.培训考核试卷、答案及成绩记录。2.参训人员的作业、报告、论文等考核资料。3.培训评估表，由参训人员、授课教师、培训组织部门等填写的对培训效果、培训内容、培训方式等方面的评价意见。（四）培训证书类1.参训人员获得的人社业务相关培训证书、资格证书等复印件。2.培训证书颁发记录，包括证书名称、颁发机构、颁发时间、获得者姓名等。（五）其他相关资料1.培训过程中的学员反馈意见、建议及处理情况记录。2.与培训相关的会议纪要、文件、函件等。四、培训档案的分类与编号（一）分类方法根据培训档案的内容和性质，采用年度类别顺序号的分类方法。具体分类如下：1.培训计划类：按照年度划分，如“2X2X年度人社业务培训计划”。2.培训组织实施类：按照培训项目类别划分，如“新员工入职人社业务培训”“专业技能提升人社业务培训”等，每个类别下再按照时间顺序排列。3.培训考核类：按照培训项目类别划分，与培训组织实施类相对应，每个类别下再按照考核时间顺序排列。4.培训证书类：按照证书类型划分，如“职业资格证书”“岗位培训证书”等，每个类型下再按照证书颁发时间顺序排列。5.其他相关资料：按照资料的性质和内容进行适当分类，如“学员反馈意见”“培训相关文件”等，每个类别下再按照时间顺序排列。（二）编号规则培训档案编号采用8位数字编码，具体规则如下：第14位：表示年份，如“2X2X”。第5位：表示档案类别，1代表培训计划类，2代表培训组织实施类，3代表培训考核类，4代表培训证书类，5代表其他相关资料。第68位：表示该类别下档案的顺序号，从001开始依次编号。例如，“2X2X年度新员工入职人社业务培训组织实施类档案的第5份资料”，其编号为“2X2X2005”。五、培训档案的整理与装订（一）整理要求1.对收集到的培训档案资料进行全面清理，去除重复、无关的资料。2.按照分类标准对资料进行分类，同一类别的资料应集中在一起。3.对每份资料进行编号，并在资料右上角或左上角加盖编号章。4.检查资料的完整性，对破损、缺页的资料进行修复或补充。（二）装订要求1.采用A4纸规格的档案盒或文件夹进行装订，便于保存和查阅。2.资料应按照顺序依次排列，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。3.在每份资料首页右上角或左上角加盖页码章，标明页码。4.对于纸张较多的资料，如培训教材、讲义等，可以采用活页夹或打孔装订的方式，但应确保资料的牢固性和整齐性。六、培训档案的存储与保管（一）存储方式1.培训档案应采用纸质档案和电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，并按照分类顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并建立相应的文件夹结构，与纸质档案的分类相对应，确保电子档案与纸质档案的一致性。（二）保管期限1.培训计划类档案保管期限为5年。2.培训组织实施类档案保管期限为5年。3.培训考核类档案保管期限为5年。4.培训证书类档案保管期限为长期。5.其他相关资料档案保管期限根据实际情况确定，一般为35年。（三）保管环境1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案柜应定期进行检查和维护，防止档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。3.电子档案存储设备应定期进行备份，防止数据丢失。同时，要安装必要的杀毒软件和防火墙，确保电子档案的安全。七、培训档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部各部门及人员因工作需要查阅培训档案的，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅的档案名称、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据申请表提供的信息，及时查找并提供相应的培训档案，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏，查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅培训档案的，应填写《培训档案借阅申请表》，注明借阅的档案名称、借阅目的、借阅时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因工作需要确需复制、摘录的，应经档案管理部门负责人批准，并按规定进行登记。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。八、培训档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对培训档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门负责人、培训组织部门负责人、相关业务专家等组成的档案鉴定小组，负责培训档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对拟鉴定的培训档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，判断其是否仍具有保存价值。2.对于保管期限已满但仍具有重要参考价值的档案，经档案鉴定小组研究决定，可以延长保管期限。3.对于已失去保存价值的档案，档案鉴定小组应填写《培训档案销毁审批表》，详细说明档案的名称、数量、销毁原因等信息，并经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门根据批准的《培训档案销毁审批表》，组织专人对拟销毁的培训档案进行清点、核对，确