培训机构联络工作制度

PAGE培训机构联络工作制度一、总则（一）目的为加强本培训机构与内外部各相关方的有效联络与沟通，规范联络工作流程，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构内部各部门之间以及与外部合作伙伴、学员、家长等相关方的联络工作。（三）联络原则1.及时准确：确保联络信息的及时传递和准确无误，避免因信息不畅或错误导致工作延误或失误。2.礼貌专业：在联络过程中，要保持礼貌、热情的态度，展现专业素养，维护培训机构良好形象。3.责任明确：明确各联络环节的责任人和职责，确保联络工作有序进行。4.保密原则：对于涉及培训机构机密信息的联络，要严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、内部联络工作（一）部门间联络方式1.电话沟通：紧急事项或需要即时沟通的问题，可通过拨打对方部门负责人或相关工作人员电话进行联络。2.邮件沟通：重要事项、文件传递等可采用邮件方式，邮件内容应清晰明了，主题准确概括邮件核心内容，正文详细阐述相关事宜，并注明联络人及联系方式。3.内部工作群：用于日常工作交流、信息共享等，各部门应安排专人关注群消息，及时回复与工作相关的问题，但不得在群内发布无关信息或进行闲聊。4.面对面沟通：对于较为复杂或需要深入讨论的问题，可安排相关人员进行面对面沟通会议，会议应提前确定时间、地点、参会人员及议程，确保会议高效进行。（二）联络流程1.发起联络：各部门因工作需要与其他部门进行联络时，由联络人填写《内部联络申请表》，详细说明联络事项背景、目的、要求等内容，并提交本部门负责人审批。2.审批：部门负责人对联络事项进行审核，判断其必要性和合理性，如同意联络，则在申请表上签字批准，并注明预计回复时间；如不同意，应说明原因并反馈给联络人。3.联络实施：联络人根据审批后的申请表，按照确定的联络方式与对方部门进行沟通。在沟通中，要准确传达信息，认真记录对方反馈意见，并及时向本部门负责人汇报联络进展情况。4.回复与反馈：被联络部门收到联络信息后，应在规定时间内给予回复。如需进一步沟通或协调，应及时与联络人协商确定后续工作安排。联络人将对方回复意见整理后反馈给本部门负责人，并跟进事项处理结果。5.归档：联络工作结束后，联络人应将《内部联络申请表》、沟通记录、回复文件等相关资料进行整理归档，以便日后查阅和参考。（三）跨部门协作事项联络1.项目启动：对于涉及多个部门的协作项目，由项目负责人组织召开项目启动会议，明确各部门职责分工、工作进度安排及联络机制等内容，并形成会议纪要。2.定期沟通：项目执行过程中，各部门应按照既定联络机制定期进行沟通，及时汇报工作进展、协调解决问题。项目负责人应定期组织项目推进会，检查项目整体进度，协调各方资源，确保项目顺利推进。3.问题协调：当项目出现问题或需要协调资源时，相关部门应及时通过联络机制进行沟通协商。对于重大问题，可由项目负责人组织专项协调会议，共同研究解决方案，并明确责任人和时间节点。4.项目验收：项目结束后，由项目负责人组织相关部门进行验收工作。验收过程中，各部门应按照验收标准提供相关资料和汇报工作情况，验收合格后形成验收报告归档。三、外部联络工作（一）合作伙伴联络1.合作伙伴分类：包括但不限于教材供应商、教学设备供应商、联合办学机构、实习基地等。2.联络方式定期拜访：对于重要合作伙伴，应定期安排专人进行拜访，了解合作进展情况，沟通合作中存在的问题及解决方案，维护良好合作关系。拜访前应制定详细的拜访计划，明确拜访目的、内容、时间及人员等。合同管理：与合作伙伴签订合作协议后，应指定专人负责合同管理工作。合同执行过程中，如涉及合同变更、续签等事项，应及时与对方进行沟通协商，并按照合同审批流程进行处理。合作项目沟通：针对具体合作项目，建立专门的项目沟通机制，明确双方项目负责人及联络方式，定期召开项目沟通会议，及时汇报项目进展、协调解决项目中出现的问题。3.联络流程合作意向沟通：在与潜在合作伙伴建立联络初期，由市场部门或相关业务部门负责沟通合作意向，介绍本培训机构基本情况、合作需求及预期目标等内容。对方如有合作意向，可进一步商讨合作细节。合作方案制定：根据双方沟通情况，由业务部门牵头制定合作方案，明确合作内容、方式、权利义务、利益分配等条款。合作方案经相关部门审核及机构负责人审批后，与对方进行沟通协商。合同签订：双方就合作方案达成一致后，按照合同签订流程签订合作协议。合同签订前，应确保合同条款符合法律法规及行业标准要求，明确双方责任和义务，避免潜在风险。合作执行与联络：合同签订后，按照合作方案和联络机制开展合作项目，并保持与对方的密切联络。定期对合作项目进行评估和总结，及时发现问题并采取措施加以解决，确保合作项目顺利推进。合作结束与评估：合作项目结束后，对合作效果进行评估总结。与合作伙伴进行沟通，协商合作后续事宜，如是否续签合作协议等。同时，对合作过程中的经验教训进行总结，为今后的合作提供参考。（二）学员及家长联络1.联络方式电话沟通：定期与学员及家长进行电话回访，了解学员学习情况、满意度等，解答家长疑问，收集意见建议。对于重要事项或紧急情况，应及时通过电话进行沟通通知。家长会：定期组织家长会，向家长汇报培训机构教学计划、学员学习进展、考试成绩等情况，与家长共同探讨学员教育问题，加强与家长的沟通与合作。家长会应提前确定时间、地点、议程及参会人员，并做好会议准备工作。家长微信群：建立家长微信群，及时发布培训机构教学活动通知、学员学习资料、学校动态等信息，方便与家长进行沟通交流。同时，安排专人负责群消息管理，维护良好群秩序，及时解答家长问题。书面通知：对于重要事项或需要家长签字确认的文件，可采用书面通知方式送达家长手中。书面通知应注明通知事项、要求及回复期限等内容，并确保家长能够及时收到。2.联络流程新生入学联络：在新生报名后，及时与家长取得联系，告知入学准备事项，如报到时间、地点、所需材料等，并安排专人负责接待新生入学工作。入学后，向家长介绍培训机构教学管理规定、课程设置、师资情况等内容，帮助家长和学员尽快适应新环境。日常学习联络：定期向家长反馈学员学习情况，包括课堂表现、作业完成情况、考试成绩等。对于学习成绩波动较大或出现学习困难的学员，及时与家长沟通，共同商讨解决方案，并提供必要的学习支持和辅导。教学活动通知：提前向家长发布培训机构组织的各类教学活动通知，如公开课、讲座、实践活动等，邀请家长参与，增进家长对培训机构教学工作的了解。活动结束后，及时向家长反馈活动情况和学员参与表现。家长意见反馈处理：认真对待家长提出的意见和建议，及时进行回复和处理。对于能够立即解决的问题，应在规定时间内给予答复并解决；对于需要协调其他部门或进一步研究解决的问题，应向家长说明情况，并告知预计回复时间，跟进处理结果并及时反馈给家长。四、联络工作的监督与考核（一）监督机制1.内部监督：设立专门的联络工作监督小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括各部门代表。监督小组定期对联络工作进行检查，查看联络记录、沟通文件等资料，了解联络工作执行情况，发现问题及时督促整改。2.外部反馈监督：通过收集学员、家长及合作伙伴的反馈意见，了解联络工作中存在的问题。对于反馈的问题，及时进行调查核实，并采取相应措施加以解决，同时将处理结果反馈给相关方。（二）考核指标1.联络及时性：考核联络人是否按照规定时间完成联络任务，及时回复对方信息，避免因联络不及时导致工作延误。2.信息准确性：检查联络信息是否准确无误，是否存在因信息错误给工作带来负面影响的情况。3.沟通效果：通过对方反馈意见、工作协调结果等方面评估沟通效果，考核联络人是否能够有效传达信息、协调解决问题，确保联络工作达到预期目的。4.联络记录完整性：查看联络记录是否完整，包括沟通时间、内容、参与人员、回复情况等信息，是否按照要求进行归档保存。（三）考核方式1.定期考核：每季度对联络工作进行一次定期考核，由监督小组根据考核指标对各部门联络工作情况进行评分，并将考核结果进行公示。2.不定期抽查：监督小组不定期对联络工作进行抽查，发现问题及时记录并要求相关部门限期整改。对于整改不力的部门，在考核中予以扣分。（四）考核结果应用1.绩效挂钩：将联络工作考核结果与部门及联络人绩效挂钩，对于考核成绩优秀的部门和个人给予相应奖励，如绩效加分、奖金奖励等；对于考核不达标或出现严重问题的部门和个人，进行绩效扣分、警告处分等处理。2.工作改进：根据考核结果，分析联络工作中存在的问题和不足，针对性地制定改进措施，不断完善联络工作流程和方法，提高联络工作质量和效率。五、联络工作的保密管理（一）保密范围1.培训机构商业秘密：包括但不限于教学资料、课程体系、学员信息、财务数据、市场策略等涉及培训机构核心竞争力和商业利益的信息。2.合作伙伴机密信息：在与合作伙伴联络过程中获取的对方机密信息，如技术资料、业务计划、客户名单等，未经对方同意不得泄露。3.学员及家长隐私信息：学员个人资料、学习情况、家庭信息等属于学员及家长隐私范畴，应严格保密，不得随意公开或用于其他非教育教学目的。（二）保密措施1.人员管理：对涉及联络工作的人员进行保密培训，提高保密意识，明确保密责任。与相关人员签订保密协议，约定保密义务和违约责任。2.文件管理：对于涉及保密信息的联络文件，应按照保密级别进行分类管理，标注密级标识，并采取加密存储、专人保管等措施。文件传递过程中，要确保安全可靠，防止信息泄露。3.网络信息安全：在使用电子设备和网络进行联络工作时，要遵守网络信息安全规定，设置安全的网络访问权限，安装必要的杀毒软件和防火墙，防止信息被窃取或篡改。4.会议保密：涉及保密信息的会议，要选择安全的会议场所，限制参会人员范围，并对会议内容进行记录和保密管理。会议结束后，及时清理会议资料，防止信息扩散。（三）保密监督与违规处理1.监督检查：定期对联络工作中的保密情况进行检查，发现问题及时督促整改。对于保密措施落实不到位的部门和个人，进行批评教育并要求限