培训行业行政管理制度

PAGE培训行业行政管理制度一、总则（一）目的为了规范本培训公司的行政管理工作，提高工作效率，确保公司各项业务的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本行政管理制度。（二）适用范围本制度适用于本培训公司全体员工，包括管理人员、教师、行政人员、后勤人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保公司行政管理活动合法合规。2.规范化原则：建立健全各项规章制度，规范工作流程，实现行政管理的标准化、规范化。3.效率原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率，降低运营成本。4.服务原则：行政管理工作要以服务员工、服务教学、服务客户为宗旨，为公司发展提供有力支持。二、组织架构与职责（一）组织架构公司设立行政管理部门，行政管理部门下设行政办公室、人力资源部、财务部、后勤部等职能模块，各部门分工明确，协同合作，共同保障公司行政管理工作的顺利进行。（二）职责分工1.行政管理部门负责制定和完善公司行政管理制度，并监督执行。统筹协调公司各部门之间的工作关系，确保公司整体运营顺畅。负责公司行政文件的起草、审核、印发和归档管理。组织公司各类会议、活动的策划与实施。负责公司办公场地、设施设备的管理与维护。负责公司对外联络与公共关系维护。2.行政办公室负责公司日常行政事务的处理，如文件收发、电话接听、访客接待等。协助行政管理部门进行制度执行情况的监督检查。负责公司办公用品的采购、发放与管理。负责公司车辆的调度与管理。负责公司印章、证照的保管与使用。3.人力资源部负责公司人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等工作。制定员工培训计划，组织开展各类培训活动，提升员工素质和业务能力。建立员工档案，记录员工基本信息、工作经历、培训情况、考核结果等。负责员工劳动关系管理，处理劳动纠纷，维护公司和员工的合法权益。4.财务部负责公司财务管理工作，制定财务预算、决算方案，监督预算执行情况。负责公司资金的筹集、使用和管理，确保资金安全。负责公司各项费用的核算、报销审核与财务报表编制。协助行政管理部门进行成本控制和财务分析，为公司决策提供财务支持。5.后勤部负责公司办公区域的环境卫生维护，定期进行清洁消毒。负责公司餐饮服务的管理，确保员工饮食安全和营养均衡。负责公司安全保卫工作，制定安全管理制度，加强安全防范措施，确保公司人员和财产安全。负责公司设施设备的维修、保养与更新，保障公司正常运营。三、行政办公管理（一）办公场地管理1.公司为员工提供必要的办公场地，员工应遵守办公场地使用规定，保持办公环境整洁、安静。2.严禁在办公场地内吸烟、大声喧哗、乱扔垃圾等行为。3.爱护办公场地内的设施设备，如有损坏应及时报告并照价赔偿。（二）办公用品管理1.行政办公室负责办公用品的采购计划制定与实施，根据公司实际需求，定期采购办公用品。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，选择质量可靠价格合理的供应商。2.建立办公用品领用制度，员工根据工作需要填写领用申请表，经部门负责人审批后到行政办公室领取。行政办公室应做好领用记录，定期盘点办公用品库存。3.鼓励员工节约使用办公用品，提倡无纸化办公，减少纸张浪费。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、笔记本等，应妥善保管，以便再次使用。（三）文件管理1.公司行政文件分为内部文件和外部文件。内部文件包括通知、报告、请示、会议纪要等；外部文件包括政府部门文件、合作单位文件、客户文件等。2.文件起草部门应确保文件内容准确、规范、清晰，经部门负责人审核后提交行政办公室。行政办公室对文件进行统一编号、排版、印发，并做好文件的分发与存档工作。3.严格文件传阅制度，文件传阅应按照规定的顺序进行，确保文件及时传递给相关人员。传阅过程中，接收人员应在文件传阅单上签字确认，注明传阅时间。4.定期对文件进行整理归档，按照文件类别、时间顺序等进行分类存放，便于查阅和管理。重要文件应进行备份，防止文件丢失或损坏。（四）会议管理1.公司定期召开各类会议，包括周会、月会、季度总结会、年度工作会等。会议组织部门应提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知参会人员做好准备。2.会议主持人应提前到达会场，做好会议准备工作。会议过程中，应保持良好的秩序，参会人员应认真倾听，积极发言，不得随意打断他人讲话或从事与会议无关的事情。3.会议记录人员应认真做好会议记录，记录会议主要内容、讨论结果、决议事项等。会议结束后，及时整理会议记录，经主持人审核后印发给参会人员，并归档保存。4.对于会议决议事项，相关责任部门应按照要求及时落实，并定期向会议组织部门反馈执行情况。会议组织部门应对决议事项的执行情况进行跟踪检查，确保决议事项得到有效执行。（五）印章管理1.公司印章分为公章、合同章、财务章等类型，由行政办公室指定专人负责保管。印章保管人员应严格遵守印章使用规定，确保印章安全。2.建立印章使用审批制度，使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，经相关领导审批后，方可使用印章。印章保管人员应认真核对审批手续，严格按照审批内容使用印章，并做好印章使用登记记录。3.严禁在空白纸张、空白合同等文件上加盖印章。如因工作需要确需加盖空白印章的，应经公司法定代表人批准，并在使用过程中严格控制使用范围和数量。4.印章使用完毕后，应及时归还印章保管人员，印章保管人员应妥善保管印章，不得随意转借他人。如发现印章丢失或被盗，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。（六）证照管理1.公司证照包括营业执照、办学许可证、税务登记证、组织机构代码证等，由行政办公室指定专人负责保管。证照保管人员应定期对证照进行检查，确保证照的安全与完整。2.建立证照使用登记制度，使用证照时，应填写证照使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，经相关领导审批后，方可使用证照。证照保管人员应认真核对审批手续，严格按照审批内容使用证照，并做好证照使用登记记录。3.证照使用完毕后，应及时归还证照保管人员，证照保管人员应妥善保管证照，不得随意转借他人。如发现证照丢失或被盗，应立即报告公司领导，并及时办理补办手续。四、人力资源管理（一）员工招聘与录用1.根据公司发展战略和业务需求，人力资源部制定年度招聘计划，明确招聘岗位、人数、要求等信息。2.通过多种渠道发布招聘信息，如招聘网站、社交媒体、校园招聘、人才市场等，吸引符合条件的人员应聘。3.对应聘人员进行资格审查、笔试、面试等环节的考核，综合评估应聘人员的专业知识、业务能力、综合素质等，确定拟录用人员名单。4.拟录用人员经体检合格后，签订劳动合同，办理入职手续。人力资源部应建立员工入职档案，记录员工入职相关信息。（二）员工培训与发展1.人力资源部根据公司发展战略和员工实际需求，制定年度员工培训计划，明确培训目标、内容、方式、时间等信息。2.培训方式包括内部培训、外部培训、在线学习、实践锻炼等多种形式。内部培训由公司内部专业人员担任培训讲师，外部培训邀请行业专家或专业培训机构进行授课。3.鼓励员工自主学习和参加各类培训活动，对于取得相关职业资格证书或学历证书的员工，公司给予一定的奖励。4.建立员工培训档案，记录员工培训情况，包括培训课程名称、培训时间、培训成绩等信息。人力资源部定期对员工培训效果进行评估，根据评估结果调整培训计划，提高培训质量。（三）员工绩效考核1.人力资源部制定员工绩效考核制度，明确考核指标、考核标准、考核周期等内容。考核指标应涵盖工作业绩、工作能力、工作态度等方面。2.员工绩效考核分为月度考核、季度考核和年度考核。月度考核由部门负责人组织实施，季度考核和年度考核由人力资源部统一组织实施。3.考核过程中，考核人员应客观公正地评价员工工作表现，收集相关证据和数据，确保考核结果真实可靠。员工有权对考核结果提出异议，人力资源部应进行调查核实，并给予答复。4.根据考核结果，对表现优秀的员工给予奖励，如奖金、晋升、荣誉证书等；对表现不佳的员工进行辅导和改进，如绩效面谈、制定改进计划等；对连续多次考核不合格的员工，按照公司规定进行处理，如调岗、降薪、辞退等。（四）员工薪酬福利1.根据公司薪酬策略和市场行情，人力资源部制定员工薪酬体系，明确薪酬结构、薪酬标准及调整机制。薪酬结构包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴等部分。2.员工薪酬根据绩效考核结果进行调整，绩效优秀的员工可获得较高的薪酬增长，绩效不佳的员工薪酬增长幅度受限或不增长。3.公司按照国家法律法规为员工缴纳社会保险和住房公积金，同时提供其他福利待遇，如带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等法定假期，节日福利、生日福利、定期体检等。4.人力资源部定期对公司薪酬福利水平进行市场调研，根据公司实际情况和市场变化，适时调整薪酬福利政策，确保公司薪酬福利具有竞争力。（五）员工劳动关系管理1.公司与员工签订劳动合同，明确双方权利义务。劳动合同期限分为固定期限、无固定期限和以完成一定工作任务为期限三种类型。2.人力资源部负责员工劳动合同的签订、续签、解除、终止等工作。在劳动合同签订、续签过程中，应确保合同内容符合法律法规要求，明确双方权利义务。3.如因工作需要解除或终止劳动合同，人力资源部应按照法律法规规定提前通知员工，并办理相关手续。解除或终止劳动合同后，公司应按照规定支付经济补偿。4.建立员工劳动争议调解机制，及时处理员工劳动纠纷。对于员工提出的劳动争议，人力资源部应积极与员工沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，可通过劳动仲裁或诉讼等法律途径解决。五、财务管理（一）财务预算管理1.财务部根据公司发展战略和年度经营计划，制定年度财务预算方案，明确预算编制原则、方法、内容和流程。2.财务预算内容包括收入预算（如培训收入、合作收入等）、成本预算（如师资成本、场地租赁成本、办公用品成本等）、费用预算（如管理费用、销售费用、财务费用等）、利润预算等。3.各部门应根据公司财务预算方案，结合本部门实际情况，编制部门预算草案，并提交财务部审核。财务部对各部门预算草案进行汇总、平衡，形成公司年度财务预算草案，报公司管理层审批。4.经公司管理层审批后的财务预算方案，作为公司年度财务管理的依据。财务部应定期对财务预算执行情况进行跟踪分析，及时发现问题并采取措施进行调整，确保财务预算目标的实现。（二）费用报销管理1.制定费用报销制度，明确费用报销范围、报销标准、报销流程等内容。费用报销范围应符合国家法律法规和公司相关规定，报销标准应合理、明确，具有可操作性。2.员工发生费用支出后，应及时填写费用报销单，注明费用发生事由、金额、时间等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。费用报销单经部门负责人审核签字后，提交财务部审核。3.财务部对费用报销单进行审核，重点审核报销内容是否符合规定、报销金额是否合理、原始凭证是否真实有效等。如发现问题，应及时与报销人员沟通核实，并要求其补充或更正相关资料。4.经财务部审核通过的费用报销单，报公司领导审批后，方可报销。报销款项通过银行转账等方式支付给报销人员。财务部应定期对费用报销情况进行统计分析，加强费用控制。（三）资金管理1.财务部负责公司资金的筹集、使用和管理，确保公司资金安全、合理、有效使用。2.加强资金预算管理，合理安排资金收支，提高资金使用效率。根据公司业务发展需要，及时筹集资金，满足公司运营资金需求。3.建立资金审批制度，大额资金支出需经公司管理层审批。严格控制资金流向，确保资金专款专用，防止资金挪用、浪费等情况发生。4.定期对公司资金状况进行盘点和分析，编制资金报表，及时向公司管理层汇报资金动态。加强与银行等金融机构的沟通与合作，优化资金结构，降低资金成本。（四）财务报表管理1.财务部按照国家财务会计准则和公司财务管理制度的要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务报表应真实、准确、完整地反映公司财务状况和经营成果。报表编制过程中，应严格遵守会计核算原则和方法，确保数据来源可靠、计算准确。3.财务部负责人对财务报表进行审核签字后，报公司管理层审批。经公司管理层审批后的财务报表，按照规定报送相关部门和机构。4.定期对财务报表进行分析，为公司管理层提供决策支持。通过财务报表分析，了解公司财务状况、经营成果及现金流量情况，发现问题并提出改进建议，促进公司健康发展。六、后勤管理（一）环境卫生管理1.后勤部负责公司办公区域的环境卫生维护，制定环境卫生管理制度，明确清洁标准、清洁频次、责任区域等内容。2.定期对办公区域进行清洁消毒，包括地面、桌面、门窗、卫生间等部位。保持办公区域整洁卫生，无垃圾、无污渍、无异味。3.加强对公共区域环境卫生的管理，如走廊、楼梯、电梯等部位，确保公共区域环境整洁、畅通。4.鼓励员工保持个人办公区域的整洁卫生，共同维护公司整体环境。对于违反环境卫生管理制度的行为进行批评教育，并责令其改正。（二）餐饮服务管理1.后勤部负责公司餐饮服务的管理，选择具有资质的餐饮供应商，签订餐饮服务合同，明确服务内容、质量标准、价格、结算方式等条款。2.监督餐饮供应商按照合同约定提供优质的餐饮服务，确保员工饮食安全和营养均衡。定期对餐饮质量进行检查，收集员工反馈意见，及时与餐饮供应商沟通改进。3.合理安排餐饮供应时间，满足员工用餐需求。加强对餐饮场所的管理，保持餐饮场所整洁卫生，餐具消毒严格，食品储存安全。4.建立餐饮费用结算制度，定期与餐饮供应商进行结算。严格审核餐饮费用支出，确保费用合理、合规。（三）安全保卫管理1.制定安全保卫制度，加强公司安全保卫工作，确保公司人员和财产安全。安全保卫制度应包括门禁管理、巡逻