教育培训资料保管制度

PAGE教育培训资料保管制度一、总则（一）目的为加强公司教育培训资料的管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅、使用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类教育培训资料的保管，包括但不限于培训教材、讲义、课件、考试试卷、学员档案等。（三）基本原则1.集中管理原则：教育培训资料实行集中统一管理，由专门的部门或人员负责保管。2.分类存放原则：按照资料的类别、性质、时间等进行分类存放，便于查找和管理。3.安全保密原则：确保资料的安全，防止资料丢失、损坏、泄露等情况发生。4.规范操作原则：资料的保管、借阅、归还等操作应严格按照规定的流程进行，确保操作规范。二、保管职责（一）保管部门公司设立专门的教育培训资料保管室，由[保管部门名称]负责资料的日常保管工作。保管室应配备必要的设施设备，如档案柜、书架、防潮防虫设备等，以确保资料的安全存放。（二）保管人员保管人员应具备责任心强、熟悉资料管理业务、具备一定的档案管理知识等条件。其主要职责包括：1.负责教育培训资料的接收、登记、整理、分类、存放等工作。2.定期对资料进行检查、清点，确保资料的完整性和准确性。3.做好资料的防潮、防虫、防火、防盗等工作，发现问题及时处理并报告。4.按照规定的流程办理资料的借阅、归还手续，做好记录。5.协助其他部门查阅、使用资料，提供必要的帮助。三、资料接收与登记（一）资料来源1.内部培训部门编写、制作的培训教材、讲义、课件等。2.外部购买的培训资料。3.学员提交的作业、论文等。4.考试试卷及相关资料。（二）接收要求1.资料接收时，应检查资料的完整性、准确性，确保资料无损坏、缺页等情况。2.对于外部购买的资料，应核对发票、清单等，确保资料与购买内容相符。3.学员提交的作业、论文等，应进行初步审核，符合要求的方可接收。（三）登记内容资料接收后，保管人员应及时进行登记，登记内容包括：资料名称、来源、日期、数量、保管期限等。登记应准确、详细，便于查询和管理。四、资料整理与分类（一）整理要求1.对接收的资料进行整理，去除无关的纸张、包装等，保持资料的整洁。2.对资料进行编号、编目，以便于查找和管理。编号可采用年份+序号的方式，如2023001表示2023年接收的第1份资料。编目应包括资料名称、编号、来源、日期、保管期限等信息。（二）分类方法1.按照培训类别分类，如新员工培训、岗位技能培训、管理培训等。2.按照资料性质分类，如教材、讲义、课件、试卷、学员档案等。3.按照时间顺序分类，便于查找不同时间段的资料。（三）存放方式1.根据分类结果，将资料存放在相应的档案柜、书架上。不同类别的资料应分开存放，并有明显的标识。2.对于重要的资料，应单独存放，并采取特殊的保管措施，如加密存储、专柜保管等。五、资料保管期限（一）确定原则资料保管期限应根据资料的性质、重要程度、使用频率等因素确定。一般来说，与公司业务密切相关、具有长期参考价值的资料应长期保存；与特定项目、活动相关的资料，其保管期限应根据项目或活动的结束时间确定。（二）具体期限1.培训教材、讲义、课件等：长期保存。2.考试试卷：根据考试类型和相关规定确定保管期限，一般为13年。3.学员档案：长期保存。4.其他临时性资料：根据实际情况确定保管期限，一般为12年。（三）期限调整如因特殊原因需要调整资料保管期限，应由相关部门提出申请，经公司领导批准后进行调整。六、资料查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅教育培训资料，可直接到保管室查阅。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、资料名称、查阅目的等信息。2.查阅人员应在保管人员的监督下进行查阅，并保持资料的整洁，不得在资料上涂改、标记、损坏等。3.查阅结束后，查阅人员应及时将资料归还保管人员，并在查阅登记表上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅教育培训资料，应填写借阅申请表，注明借阅资料名称、借阅期限、借阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，到保管室办理借阅手续。2.保管人员应根据借阅申请表的内容，核对借阅人员的身份，并发放相应的资料。借阅人员应在借阅登记表上签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向保管人员说明并办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得私自复印、传播资料内容。如因保管不善造成资料丢失、损坏等情况，应承担相应的责任。5.借阅人员归还资料时，保管人员应检查资料的完整性和准确性，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。借阅人员归还资料后，应在借阅登记表上签字注销。七、资料安全与保密（一）安全措施1.保管室应配备必要的安全设施，如防火设备、防盗设备、防潮防虫设备等，确保资料的安全存放。2.定期对保管室进行安全检查，发现安全隐患及时处理并报告。3.加强对保管人员的安全教育，提高其安全意识，防止因人为疏忽导致资料安全事故的发生。（二）保密要求1.教育培训资料涉及公司的商业秘密、学员个人信息等，保管人员应严格遵守保密规定，不得泄露资料内容。2.对于机密级以上的资料，应采取加密存储、专人保管等特殊措施，确保资料的保密性。3.保管人员在工作中接触到的资料信息，未经公司领导批准，不得私自向他人透露。八、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限已满，且已无使用价值的。2.因公司业务调整、资料更新等原因，原资料已不再适用的。3.资料存在严重损坏、变质等情况，无法修复使用的。（二）销毁程序1.由相关部门提出资料销毁申请，注明销毁资料的名称、数量、销毁原因等信息，经公司领导批准后进行销毁。2.保管人员根据批准的销毁申请，对拟销毁的资料进行清点核实，并填写销毁登记表。3.销毁资料时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保资料无法恢复。销毁过程应有专人监督，并在销毁登记表上签字确认。4.销毁后的资料应及时清理，相关记录应妥善保存，以备查阅。九、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的监督部门，负责对教育培训资料保管制度的执行情况进行监督检查。监督部门应定期或不定期对保管室进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.资料的接收、登记、整理、分类、存放等情况是否符合规定。2.资料的查阅、借阅、归还手续是否齐全、规范。3.资料的安全与保密措施是否落实到位。4.资料的销毁程序是否符合要求。（三）问题处理与整改对于检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。责任部门应认真分析问题原因，制定整改措施，并将整改情况及时反馈给监督部门。监督部门应对整