培训机构合同管理制度

PAGE培训机构合同管理制度一、总则（一）目的为加强本培训机构合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护培训机构合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构与学员、教师、合作伙伴等签订的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门设立专门的合同管理部门，负责合同的起草、审核、签订、履行跟踪、变更与解除等工作。合同管理部门应配备专业的合同管理人员，具备法律、财务等相关知识。（二）业务部门业务部门负责合同的前期洽谈、意向沟通等工作，并向合同管理部门提供合同相关信息。在合同履行过程中，业务部门应及时反馈合同履行情况，协助合同管理部门处理合同纠纷。（三）财务部门财务部门负责审核合同中的财务条款，包括费用支付、结算方式等，确保合同财务条款的合理性和合规性。同时，负责监督合同款项的收付情况，及时与合同管理部门沟通。（四）法务部门法务部门负责对合同进行法律审核，审查合同条款是否符合法律法规要求，防范法律风险。在合同纠纷处理过程中，提供法律支持和建议。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同管理部门应根据业务需求，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本应尽量采用格式合同或示范文本，如无格式合同或示范文本可供参考，应确保合同条款清晰、准确、完整，避免歧义。（二）合同审核1.合同起草完成后，应提交业务部门、财务部门、法务部门进行审核。2.业务部门重点审核合同是否符合业务需求，条款是否合理可行，是否存在潜在风险。3.财务部门重点审核合同中的财务条款，如费用支付方式、结算周期、发票开具等是否符合财务规定。4.法务部门重点审核合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，如合同的效力、违约责任的约定等。5.各部门应在规定的时间内完成审核，并提出书面审核意见。合同管理部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由合同管理部门负责与对方当事人签订。签订合同前，应确保合同双方主体资格合法有效，合同签订人具有相应的授权。2.合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（或盖章）确认。合同一式多份，分别由合同管理部门、业务部门、财务部门等留存归档。3.合同签订后，合同管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，并做好合同登记工作。合同登记应包括合同名称、合同编号、签订日期、合同双方、合同标的、合同金额等信息。四、合同履行管理（一）履行计划制定合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。履行计划应报合同管理部门备案。（二）履行跟踪与监督1.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决。2.业务部门应按照履行计划，认真履行合同义务，并及时向合同管理部门反馈合同履行情况。如遇合同履行过程中出现重大问题或变更，应及时向合同管理部门报告。3.财务部门应按照合同约定，及时办理款项收付手续，确保合同款项的安全、准确收付。同时，应定期与合同管理部门核对合同款项收付情况。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因一方原因需要解除合同的，应提前通知对方，并按照合同约定或法律法规规定承担相应的违约责任。解除合同应签订书面解除协议，并办理相关手续。3.合同变更或解除后，合同管理部门应及时对相关文件进行整理归档，并调整合同登记信息。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防合同管理部门应加强合同履行过程中的风险防控，及时发现和解决潜在的合同纠纷问题。业务部门应积极履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门会同法务部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，与对方当事人进行协商沟通，争取通过协商解决纠纷。如协商不成，可根据合同约定或法律法规规定，选择仲裁或诉讼等方式解决纠纷。4.在纠纷处理过程中，应及时收集、整理相关证据材料，确保在仲裁或诉讼中能够有力维护自身合法权益。5.纠纷处理结束后，合同管理部门应及时总结经验教训，完善合同管理制度，避免类似纠纷再次发生。六、合同档案管理（一）档案收集合同管理部门负责收集合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审核意见、履行记录、变更协议、解除协议、纠纷处理文件等。（二）档案整理与归档1.将收集到的合同文件资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号、装订。2.建立合同档案目录，注明每份合同文件资料的名称、编号、日期、保存期限等信息。3.将整理好的合同档案资料归档保存，确保档案的完整性和安全性。合同档案应妥善保管，不得随意销毁或丢失。（三）档案查阅与借阅1.本培训机构内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅合同档案的，应提交书面申请，并经本培训机构法定代表人或授权代表批准。查阅时，应在合同管理部门工作人员的陪同下进行，不得擅自摘抄、复制合同档案内容。3.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应妥善保管合同档案，不得转借他人或用于其他用途。七、合同印章管理（一）印章种类本培训机构合同印章包括合同专用章、法定代表人章等。（二）印章使用规定1.合同专用章由合同管理部门专人负责保管，严格按照规定用途使用。使用合同专用章签订合同前，应经合同管理部门负责人审核批准。2.法定代表人章由法定代表人或其授权人员保管，使用时应经法定代表人或其授权人员批准。3.严禁在空白合同文本上加盖合同印章。如因特殊情况需要先加盖合同印章的，应在合同文本上注明合同编号、签订日期等信息，并由合同管理部门跟踪合同签订情况。（三）印章保管与交接1.合同印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或交予他人保管。如遇印章丢失、