培训文件收纳管理制度

PAGE培训文件收纳管理制度一、总则（一）目的为了加强公司培训文件的管理，确保培训文件的完整性、准确性和可追溯性，提高培训工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训文件的收纳、整理、保管、查阅和销毁等管理活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保培训文件管理活动合法合规。2.完整性原则：全面涵盖培训过程中产生的各类文件，保证文件体系的完整性。3.准确性原则：文件内容准确无误，符合培训实际情况和要求。4.可追溯性原则：便于对培训活动进行全程追溯，为培训效果评估、经验总结等提供依据。二、培训文件分类及定义（一）培训计划文件1.年度培训计划：明确公司在一年内的培训目标、培训内容、培训对象、培训时间安排等总体框架。2.月度培训计划：根据年度培训计划细化每月的具体培训安排，包括培训课程、培训讲师、培训地点等详细信息。（二）培训教材文件1.自编教材：公司内部培训师根据培训需求自行编写的培训资料，涵盖专业知识、技能操作、案例分析等内容。2.外购教材：采购的外部专业机构编写的培训教材，具有权威性和通用性，作为培训内容的补充。（三）培训课件文件1.PPT课件：以幻灯片形式呈现的培训内容，包含文字、图片、图表、动画等元素，用于培训讲解。2.视频课件：通过视频录制的培训课程，可包含实际操作演示、专家讲座等内容，方便员工自主学习。（四）培训记录文件1.培训签到表：记录参加培训的人员姓名、部门、签到时间等信息，用于确认培训出勤情况。2.培训评估表：由学员对培训课程、培训讲师、培训效果等方面进行评价的表格，收集反馈意见。3.培训总结报告：培训结束后，对培训过程、培训效果、存在问题及改进措施等进行总结的报告。（五）培训证书文件1.内部培训结业证书：公司颁发给完成内部培训课程并考核合格的员工的证书，证明其在特定培训项目中的学习成果。2.外部培训证书：员工参加外部专业机构培训并获得的相关证书，作为其具备特定专业技能或知识的凭证。三、培训文件收纳流程（一）文件收集1.培训计划文件由人力资源部门负责制定和收集，各部门根据公司整体战略和业务需求提出培训需求，人力资源部门汇总后形成年度和月度培训计划。2.培训教材文件：自编教材由内部培训师编写完成后提交至人力资源部门；外购教材由采购部门采购后交人力资源部门统一管理。3.培训课件文件：PPT课件由培训讲师制作完成后发送至人力资源部门；视频课件由相关人员录制后提交至人力资源部门。4.培训记录文件：培训签到表由培训组织人员在培训现场负责收集；培训评估表在培训结束后由学员填写并交至人力资源部门；培训总结报告由培训讲师或培训负责人在培训结束后一周内撰写并提交。5.培训证书文件：内部培训结业证书由人力资源部门根据培训考核结果统一制作和颁发；外部培训证书由员工本人在获得后交至人力资源部门备案。（二）文件整理1.人力资源部门收到各类培训文件后，按照文件分类进行初步整理。对文件的格式、内容完整性等进行检查，确保文件符合要求。2.对于培训教材文件，按照培训课程类别进行分类排序，将相关的自编教材和外购教材整理在一起。3.培训课件文件按照培训计划中的课程顺序进行整理，确保PPT课件和视频课件与相应课程对应。4.培训记录文件按照培训时间顺序进行排列，将签到表、评估表和总结报告装订在一起，形成完整的培训记录档案。（三）文件编号1.为便于培训文件的管理和查询，对各类培训文件进行编号。编号规则如下：培训计划文件：年度培训计划编号为“NY年份序号”，月度培训计划编号为“YD年份月份序号”。培训教材文件：自编教材编号为“ZB年份课程名称序号”，外购教材编号为“WG年份教材名称序号”。培训课件文件：PPT课件编号为“PPT年份课程名称序号（版本号）”，视频课件编号为“SP年份课程名称序号（版本号）”。培训记录文件：培训签到表编号为“QD年份培训课程名称序号”，培训评估表编号为“PG年份培训课程名称序号”，培训总结报告编号为“ZJ年份培训课程名称序号”。培训证书文件：内部培训结业证书编号为“NJ年份员工姓名培训课程名称序号”，外部培训证书编号为“WJ年份员工姓名证书名称序号”。2.在文件整理过程中，按照编号规则为每份文件赋予唯一编号，并在文件上加盖编号章或标注编号。（四）文件装订1.培训教材文件、培训记录文件等需要装订成册的，按照顺序进行装订。装订时要确保文件整齐、牢固，便于长期保存和查阅。2.对于培训课件文件，可根据实际情况进行电子存储，并建立相应的文件夹结构，按照编号进行命名和分类存放，同时制作电子索引目录，方便快速查找。（五）文件入库1.经过整理、编号和装订后的培训文件，统一存入公司的培训文件专用档案库。档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保文件的安全保存。2.在档案库内，按照文件类别和编号顺序进行排列上架，设置明显的标识牌，便于快速定位和查找文件。同时，建立纸质文件目录和电子文件索引数据库，记录文件的名称、编号、存放位置等信息，方便查询和管理。四、培训文件保管要求（一）保管环境1.培训文件档案库应保持干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案库进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对文件造成损害。（二）保管期限1.培训计划文件：年度培训计划保存期限为五年，月度培训计划保存期限为三年。2.培训教材文件：自编教材保存期限为五年，外购教材保存期限根据其时效性和相关规定确定，一般为三年至五年。3.培训课件文件：PPT课件和视频课件保存期限为五年，如有更新版本，旧版本保存期限为一年，以便追溯历史记录。4.培训记录文件：培训签到表、评估表和总结报告保存期限为五年，作为培训工作的重要记录和参考资料。5.培训证书文件：内部培训结业证书保存期限为长期，外部培训证书保存期限根据证书性质和相关规定确定，一般为长期或与证书有效期一致。（三）保管责任人1.人力资源部门指定专人负责培训文件的保管工作，保管责任人应具备良好的责任心和档案管理知识。2.保管责任人负责定期对培训文件进行检查和清点，确保文件的完整性和准确性。如发现文件有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。（四）文件备份1.对于重要的培训文件，除了在档案库进行纸质保存外，还应进行电子备份。电子备份存储在公司的服务器或专用存储设备上，并定期进行数据备份和恢复测试，确保数据的安全性和可恢复性。2.电子备份文件应按照与纸质文件相同的分类和编号规则进行命名和存储，建立电子索引目录，方便查询和管理。同时，设置访问权限，确保只有授权人员能够访问电子备份文件。五、培训文件查阅规定（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅培训文件的，需填写《培训文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到人力资源部门查阅。2.公司外部人员因合作、调研等特殊原因需要查阅培训文件的，需提前向公司提出书面申请，经公司主管领导批准后，由人力资源部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自复制、摘抄培训文件内容。（二）查阅流程1.申请人填写《培训文件查阅申请表》，提交至所在部门负责人。2.部门负责人对申请进行审核，如同意查阅，签字批准后交至人力资源部门。3.人力资源部门根据申请内容，在档案库中查找相应的培训文件，并提供给查阅人员查阅。查阅人员应在指定地点进行查阅，不得将文件带出档案库。4.查阅完毕后，查阅人员应在《培训文件查阅登记表》上签字确认，注明查阅时间、查阅文件内容等信息。人力资源部门负责将查阅后的文件归还原位，并对查阅情况进行记录。（三）查阅限制1.涉及公司机密信息的培训文件，查阅人员应严格遵守公司的保密规定，不得向无关人员透露文件内容。如需复制或摘抄部分内容，需另行申请，经公司保密管理部门批准后，按照规定的方式进行处理。2.培训文件仅供查阅使用，未经人力资源部门同意，查阅人员不得擅自对文件进行修改、删除、复印等操作。六、培训文件销毁规定（一）销毁条件1.培训文件保管期限届满，且已无保存价值的，可按照本规定进行销毁。2.因公司业务调整、培训内容更新等原因，导致部分培训文件不再适用或失去参考价值的，经相关部门审核批准后，可进行销毁。3.培训文件因自然灾害、人为损坏等原因，造成无法修复且已无保存必要的，可进行销毁。（二）销毁流程1.人力资源部门定期对超过保管期限的培训文件进行清理和鉴定，确定需要销毁的文件清单。2.填写《培训文件销毁申请表》，详细列出拟销毁文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经人力资源部门负责人审核签字后，报公司主管领导批准。3.批准后的《培训文件销毁申请表》交至档案管理部门，由档案管理部门安排专人负责销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式等信息。4.对于纸质培训文件，一般采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子培训文件，应按照公司数据销毁规定进行彻底删除或格式化处理，确保数据无法恢复。5.销毁工作完成后，档案管理部门应在《培训文件销毁申请表》上注明销毁情况，并将申请表存档，作为培训文件销毁的依据。（三）监督与审计1.公司内部审计部门负责对培训文件销毁工作进行监督