公司培训档案管理制度

PAGE公司培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训档案管理，规范培训档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作的持续改进和员工职业发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所产生的档案资料管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理培训、专项业务培训等。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动从策划、实施到评估的各个环节所产生的各类资料，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：严格按照规定的格式、流程和标准进行档案的整理、分类和保管，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：对于涉及公司机密、员工个人隐私等敏感信息的培训档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）职责分工1.培训管理部门负责制定培训档案管理制度，并组织实施和监督检查。指导、协调各部门做好培训档案的收集、整理和移交工作。负责培训档案的集中统一管理，建立培训档案目录索引，定期对档案进行清查、核对和统计。按照规定的期限保管培训档案，并根据需要提供档案查阅、借阅服务。2.各部门负责本部门组织或参与的培训活动档案资料的收集、整理和初步审核。明确专人负责培训档案管理工作，确保档案资料及时、准确地移交至培训管理部门。在培训活动结束后，督促相关人员按照要求完成档案资料的归档工作，并对档案的真实性和完整性负责。二、培训档案的内容（一）培训计划档案1.年度培训计划公司年度培训工作的整体规划，包括培训目标、培训内容、培训对象、培训时间安排、培训预算等。年度培训计划的制定依据、调整记录及审批文件。2.专项培训计划针对特定岗位、业务领域或项目开展的专项培训计划，明确培训的具体目标、内容、方式、时间、师资等。专项培训计划的策划背景、需求分析报告、与年度培训计划的关联说明等。（二）培训项目档案1.培训项目策划书详细阐述培训项目的目的、目标受众、培训内容设计、培训方法选择、培训师资安排、培训时间与地点规划、培训资源需求等。培训项目策划的可行性分析、风险评估及应对措施。2.培训项目实施方案培训项目具体的实施步骤、流程安排，包括培训课程表、教学活动组织、学员分组情况、考核方式等。培训项目实施过程中的各项保障措施，如教学设备、教材资料、后勤服务等的准备情况。3.培训项目总结报告对培训项目实施效果的全面评估，包括培训目标达成情况、学员学习成果、培训满意度调查结果等。培训项目实施过程中的经验教训总结，提出改进建议和未来培训项目的优化方向。（三）培训师资档案1.内部培训师档案内部培训师个人基本信息，包括姓名、性别、年龄、所在部门、岗位、联系方式等。内部培训师的培训经历、专业背景、授课经验、教学成果等介绍。内部培训师的培训课程清单、授课记录、学员评价及反馈等。内部培训师的培训能力提升计划、培训考核记录及培训资格认证情况。2.外部培训师档案外部培训师的基本信息，包括姓名、所在机构、专业领域、联系方式等。与外部培训师签订的培训服务合同、协议，明确培训内容、时间、费用、双方权利义务等。外部培训师的授课评价、培训效果反馈、费用结算记录等。（四）学员培训档案1.学员基本信息表记录学员姓名、性别、年龄、所在部门、岗位、入职时间、联系方式等基本情况。2.培训报名登记表学员报名参加培训的相关信息，包括培训项目名称、报名时间、审批情况等。3.培训考勤记录详细记录学员在培训期间的出勤情况，包括请假、迟到、早退等记录及原因说明。4.培训考核成绩学员在培训课程结束后的考核成绩，包括考试成绩、作业成绩、实践操作成绩等，以及考核结果的评定依据和说明。5.培训总结与反馈学员对培训内容、培训方式、培训师资等方面的个人总结和反馈意见，以及培训对个人工作和职业发展的影响。（五）培训教材及资料档案1.培训教材公司内部编写或选用的各类培训教材，包括纸质教材、电子教材、多媒体课件等。培训教材的编写大纲、审核记录、修订情况及使用说明。2.培训参考资料与培训相关的参考书籍、文献、报告、案例集等资料。培训参考资料的来源渠道、收集时间、整理情况及使用记录。3.培训文档资料培训活动中产生的各类文档，如培训通知、培训讲义、学员手册、考试试卷及答案、培训证书等。培训文档资料的格式规范、编号规则、存储位置及保管期限。（六）培训设施与设备档案1.培训场地档案公司内部培训场地的基本信息，包括场地名称、位置、面积、功能布局等。培训场地的租赁协议（如有）、使用记录、维护保养情况及安全检查记录。2.培训设备档案用于培训的各类设备清单，包括投影仪、电脑、音响设备、实验仪器等。设备的购置合同、发票、验收报告、使用说明书、维护保养记录、维修记录等。三、培训档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应在培训活动结束后的[X]个工作日内，将本部门负责的培训档案资料收集齐全，并进行初步整理。对于重要培训项目或涉及多个部门的培训活动，相关部门应密切配合，确保档案资料的完整收集。2.培训档案资料应包括但不限于纸质文件、电子文档、图片、音频、视频等各种形式，确保全面反映培训活动的各个环节。3.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。（二）整理方法1.分类整理根据培训档案的内容，按照培训计划档案、培训项目档案、培训师资档案、学员培训档案、培训教材及资料档案、培训设施与设备档案等类别进行分类。在每一类档案中，再根据具体内容进行细分，如培训项目档案可分为策划书、实施方案、总结报告等。2.编号编制为便于档案的管理和查询，对每一份档案资料进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则，确保编号能够准确反映档案的类别、年份、顺序等信息。例如，培训项目档案编号格式为：[培训项目类别代码][年份][顺序号]，其中培训项目类别代码可根据培训项目的性质进行设定，如新员工入职培训为“N”，岗位技能培训为“J”等。3.装订与编目对于纸质档案资料，应进行整齐装订，去除金属物，确保档案的牢固和整洁。编制档案目录，详细记录每份档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，并将目录置于档案之首，便于查阅。四、培训档案的保管（一）保管期限1.培训计划档案、培训项目档案、培训师资档案、培训设施与设备档案等长期保管，保管期限为[X]年。2.学员培训档案自学员离职后[X]年保管。3.培训教材及资料档案中的一般性资料保管期限为[X]年，重要资料长期保管。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、货架等存储设备，确保纸质档案存放有序、安全防潮、防虫蛀、防火防盗。对纸质档案进行分类上架存放，并在档案柜上标明档案类别、年份、编号范围等信息，便于查找。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对培训档案进行数字化存储。电子档案应按照与纸质档案一致的分类方法进行分类管理，并建立相应的索引目录。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，要确保电子档案管理系统的安全性，设置严格的用户权限，防止数据被非法篡改或删除。（三）档案清查1.培训管理部门应定期对培训档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整性和准确性。清查内容包括档案数量、档案内容、档案存储情况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、篡改等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，要对清查结果进行记录，形成清查报告，上报公司领导。五、培训档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅培训档案的，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到培训管理部门办理查阅手续。2.涉及公司机密、员工个人隐私等敏感信息的培训档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经授权不得擅自复制、传播或泄露档案内容。查阅申请应经公司保密管理部门审核同意后方可办理。3.培训管理部门应指定专人负责档案查阅服务，按照规定的查阅范围和审批手续提供档案资料，并对查阅过程进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅培训档案的，借阅人员应填写《培训档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和培训管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案内容。3.借阅人员归还档案时，培训管理部门应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人员承担相应的责任。（三）档案复制1.因工作需要复制培训档案资料的，复制申请人应填写《培训档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途及份数等信息，经所在部门负责人审批后，到培训管理部门办理复制手续。2.培训管理部门应根据审批情况，按照规定的格式和要求进行档案复制，并对复制件进行编号登记。复制件应与原件内容一致，