建立培训档案并保管制度

PAGE建立培训档案并保管制度一、总则（一）目的为规范公司培训档案的管理，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作的开展、员工职业发展以及公司人力资源管理决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所产生的档案资料管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理培训、外部培训等。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实记录培训活动的全过程，包括培训内容、培训方式、培训时间、培训地点、参与人员等信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动从策划、组织、实施到评估等各个环节所产生的相关资料，保证档案资料的全面性和系统性。3.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的培训档案，应严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：培训档案的建立、整理、保管和查阅应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作的规范化和标准化。二、培训档案的内容（一）培训计划档案1.年度培训计划：详细记录公司年度培训工作的整体规划，包括培训目标、培训内容、培训对象、培训时间安排、培训预算等。2.专项培训计划：针对特定项目、岗位或业务需求制定的专项培训计划，明确培训的具体目标、内容、方式、时间、地点以及参与人员等。（二）培训实施档案1.培训通知：包括培训课程名称、培训时间、培训地点、培训对象、培训讲师等信息的通知文件，以及培训通知的发布记录。2.培训教材：培训过程中使用的各类教材、讲义、课件、参考资料等，应注明教材名称、版本、作者、出版社等信息。3.培训记录：课堂记录：记录培训课程的授课内容、讲师讲解要点、学员互动情况、培训效果反馈等。培训签到表：详细记录每次培训课程的学员签到情况，包括学员姓名、部门、岗位、签到时间等。培训考核记录：包括考核方式（考试、作业、实际操作等）、考核题目、学员考核成绩、考核评语等。4.培训现场照片及视频：记录培训活动现场的照片和视频资料，反映培训的实际情况和氛围。（三）培训师资档案1.内部培训师档案：个人简历：包括培训师姓名、性别、年龄、学历、专业、工作经历、培训经历等基本信息。培训师资质证明：如相关专业证书、培训师资格证书等。培训课程清单：记录培训师讲授的课程名称、课程内容、培训对象、培训时间等。培训效果评估记录：收集学员对培训师授课效果的评价意见，包括教学方法、知识讲解、沟通能力、课堂氛围等方面的评价。2.外部培训师档案：培训机构介绍：包括培训机构名称、地址、联系方式、培训业务范围等。培训师个人简历：同内部培训师档案要求。培训合同：与外部培训机构签订的培训合同，明确培训课程内容、培训时间、培训费用、双方权利义务等条款。培训效果反馈：收集公司内部对外部培训师授课效果的反馈意见，以及外部培训机构提供的培训效果评估报告。（四）培训学员档案1.学员培训记录：记录学员参与培训的课程名称、培训时间、培训成绩、培训证书获取情况等。2.学员培训反馈：收集学员对培训课程的意见和建议，包括培训内容的实用性、培训方式的有效性、培训时间安排的合理性等方面的反馈。3.学员培训后的工作表现评估：跟踪学员培训后在工作中的表现变化，如工作绩效提升情况、工作能力改进情况、团队协作能力提升情况等，并记录相关评估资料。（五）培训评估档案1.培训效果评估报告：采用多种评估方法（如考试、问卷调查、实际操作考核、行为观察等）对培训效果进行全面评估，形成详细的评估报告，包括培训目标达成情况、学员学习收获、培训存在的问题及改进建议等。2.培训成本效益分析报告：对培训活动的成本投入（包括培训费用、师资费用、教材费用、场地费用等）和效益产出（如员工绩效提升、工作效率提高、业务成果增长等）进行分析评估，为培训决策提供经济依据。三、培训档案的建立与整理（一）建立流程1.资料收集：培训活动实施过程中，各相关部门和人员负责及时收集本部门或工作职责范围内产生的培训档案资料，并按照规定的格式和要求进行整理。2.资料审核：培训档案资料收集完成后，由培训管理部门对资料的完整性、准确性和规范性进行审核，确保资料符合档案管理要求。3.档案录入：对于审核通过的培训档案资料，由专人负责将其录入电子档案系统，建立电子档案目录，便于查询和管理。4.纸质档案整理：将审核后的纸质档案资料按照分类标准进行整理，装订成册，并在档案封面注明档案名称、档案编号、归档日期等信息。（二）整理要求1.分类清晰：按照培训档案的内容分类，将培训计划档案、培训实施档案、培训师资档案、培训学员档案、培训评估档案等分别整理，确保各类档案资料之间界限分明。2.编号规范：为每一份培训档案资料编制唯一的档案编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于档案的标识和查询。3.资料齐全：确保每份培训档案资料包含完整的相关信息，如培训通知应附发布记录，培训教材应注明版本信息，培训考核记录应包含考核成绩和评语等。4.页面整洁：纸质档案资料应保持页面整洁，无涂改、破损、污渍等情况，如有需要进行补充或修正的内容，应采用规范的方式进行处理，并注明修改原因和修改日期。四、培训档案的保管（一）保管方式1.电子档案保管：建立专门的电子档案管理系统，将培训档案资料进行电子化存储。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。2.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮箱、防虫药等，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持干燥、通风、清洁，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.长期保管档案：涉及公司核心业务、重要岗位培训以及具有持续参考价值的培训档案，如年度培训计划、重要培训项目的实施档案、关键岗位员工的培训记录等，保管期限为[X]年。2.短期保管档案：一般性培训活动的档案资料，如普通岗位员工的日常培训记录、培训效果评估报告等，保管期限为[X]年，但应根据实际情况进行适当延长或缩短，以确保档案资料的完整性和可追溯性。（三）档案保管责任1.培训管理部门：负责培训档案的整体管理工作，制定档案保管制度和流程，监督档案保管工作的执行情况，定期对档案进行检查和清理。2.档案管理人员：具体负责档案的收集、整理、录入、保管和查阅等工作，严格遵守档案保管制度，确保档案资料的安全和完整。3.各部门负责人：对本部门产生的培训档案资料的真实性、完整性负责，督促本部门人员及时将档案资料提交给培训管理部门，并配合档案管理部门做好档案管理工作。五、培训档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部员工因工作需要查阅培训档案的，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到培训管理部门查阅。查阅过程中，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、复印、拍照或带走档案资料。2.外部查阅：因特殊原因需要向外部单位或个人提供培训档案查阅服务的，应经公司主管领导审批同意，并与查阅方签订保密协议，明确查阅范围、查阅期限、保密责任等条款。查阅过程中，应由公司指定人员陪同，并对查阅情况进行记录。（二）借阅流程1.借阅申请：公司内部员工因工作需要借阅培训档案的，应填写《培训档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、借阅档案名称及编号等信息，经所在部门负责人和培训管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅登记：档案管理人员对借阅申请进行审核通过后，在《培训档案借阅登记簿》上进行登记，记录借阅人姓名、部门、岗位、借阅档案名称及编号、借阅时间、预计归还时间等信息，并向借阅人发放档案资料。3.借阅归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还所借档案资料，档案管理人员在收到归还的档案资料后，应进行认真核对，检查档案资料是否完整、有无损坏等情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通解决，并在《培训档案借阅登记簿》上记录相关情况。（三）查阅与借阅限制**1.涉及商业秘密和个人隐私的档案：对于涉及公司商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的培训档案，未经公司授权，严禁查阅和借阅。如需查阅或借阅，必须经过严格的审批程序，并采取必要的保密措施。2.重要档案资料：对于重要的培训档案资料，如年度培训计划、重大培训项目的实施档案等，应严格控制查阅和借阅范围，确需查阅或借阅的，应经公司高层领导审批同意。六、培训档案的销毁（一）销毁条件1.保管期限届满：对于已达到保管期限且无继续保存价值的培训档案，经培训管理部门审核、公司主管领导批准后，可以进行销毁。2.档案内容失效：因公司业务调整、培训内容更新等原因，导致某些培训档案所记录的信息已不再具有实际参考价值的，经相关部门确认后，可以进行销毁。3.档案损坏无法修复：对于因自然灾害、保管不善等原因造成损坏且无法修复的培训档案，经鉴定后，可以进行销毁。（二）销毁流程1.销毁申请：由培训管理部门填写《培训档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因、保管期限等信息，提交公司主管领导审批。2.销毁鉴定：公司主管领导审批通过后，培训管理部门组织相关人员对拟销毁档案进行鉴定，确保销毁档案确实符合销毁条件，不存在未处理的重要信息或潜在价值。3.销毁实施：经鉴定同意销毁的档案，由档案管理人员负责组织实施销毁工作。销毁方式可以采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排