学校培训档案工作制度

PAGE学校培训档案工作制度一、总则（一）目的为加强学校培训档案管理，确保培训档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥培训档案在学校教学、管理及发展中的作用，依据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校开展的各类培训活动所形成的档案管理工作，包括但不限于教师培训、学生培训、职业技能培训等。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动各个环节产生的文件、资料、记录等，保证档案的全面性。3.系统性原则：对培训档案进行科学分类、编号和整理，使其具有内在逻辑性和连贯性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及个人隐私、学校机密等信息予以保密。二、培训档案管理职责（一）学校档案管理部门职责1.负责制定和完善学校培训档案管理制度，并监督执行。2.指导各培训项目负责人做好培训档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理学校培训档案，建立档案数据库，实现档案信息的有效存储和利用。4.定期对培训档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案质量。5.组织开展培训档案管理业务培训和交流活动，提高档案管理人员业务水平。（二）培训项目负责人职责1.负责本培训项目档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照学校档案管理部门的要求，及时将整理好的培训档案移交归档。3.对培训档案的真实性、准确性负责，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责培训档案的接收、分类、编号、编目、装订、上架等具体整理工作。3.做好档案的存储、保管和保护工作，确保档案安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为学校各部门提供培训档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。三、培训档案的收集与整理（一）收集范围1.培训项目申报材料，包括培训需求调研报告、培训方案、培训预算等。2.培训师资相关材料，如教师资质证明、教学计划、教案、课件等。3.培训学员信息资料，包括学员报名登记表、学员考勤记录、成绩考核记录等。4.培训教材、讲义、参考资料等。5.培训活动记录，如培训通知、培训日程安排、培训现场照片、视频等。6.培训效果评估材料，包括学员满意度调查、培训后跟踪反馈、培训成果展示等。7.培训证书颁发记录，如证书样本、颁发名单等。8.与培训项目相关的其他文件、资料。（二）收集要求1.各培训项目负责人应在培训活动开始前，明确档案收集的范围和要求，并及时向参与培训的教师、学员及相关工作人员传达。2.培训过程中产生的各类文件、资料应及时收集，确保不遗漏重要信息。3.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。（三）整理方法1.分类：按照培训项目类别、时间顺序、档案内容等进行分类。例如，可分为教师培训档案、学生培训档案、职业技能培训档案等大类，每大类再根据具体情况细分小类。2.编号：为每一份培训档案或档案盒编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如采用年份+项目编号+流水号的形式。3.编目：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查找。4.装订：对纸张较多、零散的档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。四、培训档案的归档与保管（一）归档流程1.培训项目结束后，培训项目负责人应在规定时间内对收集整理好的培训档案进行自查，确保档案质量符合要求。2.自查合格后，填写档案移交清单，将培训档案移交至学校档案管理部门。3.学校档案管理部门对接收的培训档案进行审核，如发现问题及时反馈给培训项目负责人进行补充或修正。4.审核通过后，档案管理部门对培训档案进行正式归档，按照编号顺序上架存放。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括培训过程中的一般性文件、资料，如培训通知、临时安排等。2.中期档案：保管期限为510年，如学员考勤记录、部分培训效果评估资料等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括培训项目申报材料、培训师资资质证明、培训证书颁发记录等重要档案。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品等，确保档案安全。3.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅、借阅等情况，定期对档案进行清查盘点，做到账物相符。五、培训档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.学校内部人员因工作需要查阅培训档案，需填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和时间范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案信息，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，严禁在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复印手续。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅培训档案的，必须严格履行借阅审批手续。借阅人需填写《培训档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，并经所在部门负责人、档案管理部门负责人和学校分管领导签字批准。2.档案管理部门根据审批意见，向借阅人提供档案，并办理借阅登记手续，明确借阅期限、归还时间等要求。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理审批手续。六、培训档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据培训档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查档案内容、准确判断档案价值的原则，确保鉴定结果客观、公正。（二）鉴定组织成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成的档案鉴定小组，负责培训档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容的重要性、时效性和历史价值，确定档案的保管期限和销毁与否。2.综合评估法：结合培训项目的性质、规模、影响力等因素，对档案整体价值进行综合评估，判断档案的留存必要性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的培训档案，应编制《培训档案销毁清单》，详细列出档案的编号、名称、日期、数量等信息。2.《培训档案销毁清单》经档案鉴定小组组长审核签字后，报学校分管领导批准。3.批准后的销毁清单交档案管理部门组织实施销毁。销毁工作应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、培训档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的培训档案信息化管理系统，实现培训档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高培训档案管理工作效率和服务质量，为学校教学、管理决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化录入：对纸质培训档案进行扫描，将其转化为电子文件，并录入档案管理系统，建立电子档案数据库。2.系统功能模块：包括档案录入、查询、借阅、统计分析、权限管理等功能模块，满足不同用户的使用需求。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、用户认证等安全措施，保障培训档案信息化数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统正常运行。2.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.加强对系统用户的权限管理，根据用户工