企业档案管理与信息保密手册

企业档案管理与信息保密手册1.第一章档案管理基础与制度规范1.1档案管理概述1.2企业档案管理原则1.3档案管理制度体系1.4档案信息化管理要求2.第二章档案分类与编码规则2.1档案分类方法2.2档案编码标准2.3档案归档流程2.4档案销毁与处置3.第三章档案存储与保管规范3.1档案存储环境要求3.2档案保管期限划分3.3档案防潮与防虫措施3.4档案安全防护要求4.第四章档案利用与查阅规定4.1档案查阅权限4.2档案查阅流程4.3档案借阅管理4.4档案使用登记制度5.第五章信息保密与安全防护5.1信息保密原则5.2保密信息范围与内容5.3保密信息处理规范5.4保密信息传递与存储6.第六章信息安全与数据管理6.1信息安全管理制度6.2数据备份与恢复6.3数据访问权限控制6.4数据审计与监控7.第七章档案档案的归档与移交7.1归档流程与时间要求7.2档案移交标准7.3档案移交手续7.4档案移交后的管理8.第八章附则与责任追究8.1本手册的适用范围8.2保密责任与追究制度8.3修订与废止程序8.4附录与参考文献第1章档案管理基础与制度规范一、（小节标题）1.1档案管理概述1.1.1档案管理的定义与重要性档案管理是指对组织内部形成的全部文件材料进行系统收集、整理、保管、利用和处置的过程。它是企业运营中不可或缺的重要环节，是企业信息资产的重要组成部分。根据《档案法》及相关法律法规，档案管理不仅关系到企业的运营效率和决策质量，更是企业合规经营、风险防控和可持续发展的重要保障。根据国家档案局发布的《2022年全国档案事业统计公报》，我国全国档案馆总数超过2000个，馆藏档案总量超过100亿卷，其中企业档案占比较大。企业档案作为企业运营过程中形成的原始记录，是企业进行内部管理、对外沟通、法律合规和审计追溯的重要依据。1.1.2档案管理的职能与任务企业档案管理的主要职能包括：-收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全过程管理；-保证档案的完整性、真实性和安全性；-为企业的决策、管理、监督和法律事务提供支持；-促进企业信息化、数字化和智能化发展。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2020），企业档案管理应遵循“统一标准、分级管理、分类整理、安全保密、便于利用”的原则，确保档案管理的系统性和规范性。1.1.3档案管理的发展趋势随着信息技术的快速发展，档案管理正从传统的纸质管理向数字化、智能化管理转型。根据《中国档案事业数字化发展报告（2023）》，我国档案数字化率已从2015年的65%提升至2023年的82%，其中企业档案数字化率显著提高。数字化管理不仅提升了档案的可检索性，也增强了档案的保存与利用效率。1.2企业档案管理原则1.2.1依法合规原则企业档案管理必须遵循国家法律法规和行业标准，确保档案的合法性与合规性。根据《档案法》规定，企业档案应按照国家档案行政管理部门的统一要求进行管理，不得擅自销毁、篡改或泄露。1.2.2安全保密原则企业档案涉及企业的商业秘密、技术秘密、管理信息等，必须严格保密。根据《保密法》及相关规定，企业档案的管理应遵循“谁产生、谁负责、谁管理、谁保密”的原则，确保档案的安全性和保密性。1.2.3系统化与标准化原则企业档案管理应建立完善的档案管理制度体系，实现档案的规范化、标准化管理。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2020），企业应建立档案分类、编号、保管、借阅、销毁等标准化流程，确保档案管理的系统性和可追溯性。1.2.4服务导向原则企业档案管理应以服务企业运营和管理需求为导向，提高档案的利用效率。根据《档案利用工作规范》（GB/T18895-2020），企业档案的管理和利用应注重服务性、便捷性与可及性，满足企业内部管理、对外合作、法律事务等多方面需求。1.3档案管理制度体系1.3.1档案管理制度的构成企业档案管理制度体系主要包括以下几个方面：-档案管理组织架构与职责；-档案分类与编码规则；-档案的收集、整理、保管、调阅、借阅、销毁等流程；-档案信息化管理要求；-档案安全与保密管理；-档案的考核与监督机制。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2020），企业应建立档案管理制度体系，确保档案管理的规范性和可操作性。制度体系应结合企业实际情况，制定适合自身发展的档案管理方案。1.3.2档案管理制度的实施企业档案管理制度的实施应遵循“制度先行、执行到位、监督有效”的原则。根据《档案法》和《档案管理规定》，企业应定期对档案管理制度进行评审和修订，确保制度的适用性和有效性。1.3.3档案管理制度的保障企业档案管理制度的实施需要组织保障、人员保障和资源保障。根据《档案法》规定，企业应设立专门的档案管理部门，配备专业人员负责档案的管理与监督工作。同时，企业应确保档案管理所需的资金、设备和技术支持，以保障档案管理工作的顺利开展。1.4档案信息化管理要求1.4.1档案信息化管理的定义档案信息化管理是指通过信息技术手段，实现档案的数字化、网络化、智能化管理。档案信息化管理不仅提高了档案的可访问性，也增强了档案管理的效率和安全性。根据《档案信息化管理规范》（GB/T38525-2020），档案信息化管理应遵循“统一标准、分级实施、安全可控、高效利用”的原则，确保档案管理的信息化水平与企业发展的需求相适应。1.4.2档案信息化管理的实施企业应建立档案信息化管理平台，实现档案的电子化、网络化和智能化管理。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2020），企业档案信息化管理应包括档案的数字化、分类、存储、检索、共享和销毁等环节。1.4.3档案信息化管理的要求企业档案信息化管理应遵循以下要求：-数据安全与隐私保护；-系统的稳定性与可靠性；-档案信息的准确性与完整性；-档案信息的可追溯性与可查询性；-档案信息的开放与共享。1.4.4档案信息化管理的挑战与对策在档案信息化管理过程中，企业面临数据安全、系统维护、人员培训、技术更新等挑战。根据《档案信息化管理规范》（GB/T38525-2020），企业应建立完善的信息安全管理体系，定期开展系统维护和数据备份，确保档案信息的安全和稳定运行。企业档案管理是一项系统性、规范性、技术性都很强的工作，必须结合法律法规、行业标准和企业实际，建立科学、系统的档案管理制度，实现档案管理的规范化、信息化和智能化发展。第2章档案分类与编码规则一、档案分类方法2.1档案分类方法企业档案管理是实现档案信息有效利用和安全保存的重要基础工作。档案分类方法的选择直接影响到档案的查找效率、归档管理的规范性以及信息的可追溯性。根据《企业档案管理规范》（GB/T12319-2011）和《档案分类法》（GB/T15014-2011）等相关国家标准，企业档案的分类方法应结合自身的业务特点、档案类型和管理需求，采用科学、系统、可操作的分类体系。当前企业档案分类主要采用以下几种方法：1.按档案内容分类按档案内容划分，包括企业经营类档案、人事管理类档案、财务类档案、技术类档案、行政管理类档案等。根据《企业档案分类办法》（国办发〔2019〕27号），企业应根据档案内容的性质、使用频率、保存期限等因素进行分类，确保档案的系统性和完整性。2.按档案载体分类按档案载体划分，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。根据《电子档案管理暂行办法》（国办发〔2012〕30号），电子档案的分类应遵循“内容分类+载体分类”原则，确保电子档案的可识别性和可管理性。3.按档案形成单位分类按档案形成单位划分，包括企业内部各部门、分支机构、子公司等。根据《企业档案管理规定》（国家档案局令第16号），企业应建立统一的档案分类体系，确保档案的可追溯性和可查性。4.按档案保存期限分类按档案保存期限划分，分为永久保存、长期保存、定期保存和短期保存。根据《档案法》（2021年修订）和《档案管理规定》（国家档案局令第16号），企业应根据档案的保存期限和重要性，制定相应的归档和保管政策。在实际操作中，企业应结合自身业务特点，制定科学合理的档案分类方案，确保档案分类的系统性、规范性和可操作性。同时，应定期对档案分类进行审查和调整，确保分类体系的动态更新和适应性。二、档案编码标准2.2档案编码标准档案编码是档案管理的重要工具，是实现档案信息检索、分类管理、统计分析和系统集成的基础。根据《企业档案管理规范》（GB/T12319-2011）和《档案分类法》（GB/T15014-2011），企业应建立统一的档案编码体系，确保档案编码的唯一性、可识别性和可扩展性。档案编码通常由以下部分组成：1.档案号（档案编号）档案号是档案的唯一标识符，由档案所属单位、档案类别、档案编号顺序号等构成。根据《档案管理规范》（GB/T12319-2011），档案号应包含以下信息：-档案所属单位代码-档案类别代码-档案编号顺序号2.档案分类号档案分类号是根据档案内容分类后的标识符，用于在分类体系中定位档案。根据《档案分类法》（GB/T15014-2011），档案分类号应与档案分类表中的分类代码一致，确保分类的统一性和可查性。3.档案保管号档案保管号是档案在档案馆或档案管理机构中的唯一标识符，用于区分不同保管单位的档案。根据《档案管理规定》（国家档案局令第16号），档案保管号应由档案所属单位、保管单位代码、档案编号顺序号等构成。4.档案版本号档案版本号用于标识档案的不同版本，确保档案信息的准确性和可追溯性。根据《电子档案管理暂行办法》（国办发〔2012〕30号），电子档案的版本号应包含版本号、版本日期、版本状态等信息。企业应制定统一的档案编码标准，并确保编码的规范性和可操作性。同时，应建立档案编码管理系统，实现档案编码的自动化管理，提高档案管理的效率和准确性。三、档案归档流程2.3档案归档流程档案归档是档案管理的重要环节，是实现档案信息有序管理、便于查阅和利用的关键步骤。根据《企业档案管理规范》（GB/T12319-2011）和《档案管理规定》（国家档案局令第16号），企业应建立规范的档案归档流程，确保档案的及时归档、完整归档和有效管理。档案归档流程通常包括以下几个步骤：1.档案形成档案形成是指档案在形成过程中，由相关人员按照规定要求，将原始信息整理、归档、保存的过程。根据《企业档案管理规定》（国家档案局令第16号），企业应建立档案形成制度，明确档案形成部门、责任人和归档时间。2.档案整理档案整理是指将形成后的档案按照分类标准进行整理、分类、编号、装订和保存的过程。根据《企业档案管理规范》（GB/T12319-2011），档案整理应包括档案的分类、编号、装订、装盒、保管等环节。3.档案归档档案归档是指将整理后的档案按照规定流程，移交至档案管理部门或档案库房进行保存的过程。根据《档案管理规定》（国家档案局令第16号），企业应建立档案归档制度，明确归档时间、归档内容和归档责任人。4.档案保管档案保管是指档案在归档后，由档案管理部门进行保管、维护和更新的过程。根据《档案管理规定》（国家档案局令第16号），企业应建立档案保管制度，明确档案的保管期限、保管环境和保管责任人。企业应建立完整的档案归档流程，并确保归档工作的及时性、准确性和规范性。同时，应定期对档案归档情况进行检查和评估，确保档案管理的持续优化。四、档案销毁与处置2.4档案销毁与处置档案销毁是档案管理的重要环节，是实现档案资源合理利用和信息安全的重要保障。根据《档案法》（2021年修订）和《档案管理规定》（国家档案局令第16号），企业应建立规范的档案销毁与处置制度，确保档案销毁的合法性和安全性。档案销毁通常分为以下几种情况：1.永久销毁永久销毁是指档案因保存期限已满，且无保存价值，经鉴定后可销毁的档案。根据《档案管理规定》（国家档案局令第16号），企业应建立档案销毁鉴定制度，明确销毁标准和程序。2.长期保存长期保存是指档案因具有重要价值，需长期保存的档案。根据《档案管理规定》（国家档案局令第16号），企业应建立档案长期保存制度，明确保存期限和保存条件。3.定期销毁定期销毁是指档案因保存期限已满，且无保存价值，经鉴定后可销毁的档案。根据《档案管理规定》（国家档案局令第16号），企业应建立档案定期销毁制度，明确销毁时间、销毁方式和销毁责任人。企业应建立档案销毁与处置制度，确保档案销毁的合法性和安全性。同时，应建立档案销毁鉴定机制，确保销毁过程的透明和可追溯。在销毁前，应由档案管理部门进行鉴定，并报请上级主管部门批准，确保销毁工作的合规性。企业档案管理应围绕分类、编码、归档、销毁等环节，建立科学、规范、系统的管理体系，确保档案信息的完整、安全和有效利用。通过规范的档案管理流程和标准，企业能够实现档案资源的高效管理和信息的充分挖掘，为企业的可持续发展提供有力支撑。第3章档案存储与保管规范一、档案存储环境要求3.1档案存储环境要求档案存储环境是确保档案安全、完整和可追溯的重要基础。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016）及相关行业标准，档案存储环境应具备以下基本条件：1.1环境温湿度控制档案存储环境的温湿度应严格控制在适宜范围内，以防止档案受潮、霉变或老化。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010），档案库房的温湿度应控制在14℃～24℃、40%～60%的范围内。温湿度应采用自动调控系统进行恒温恒湿管理，确保环境稳定。1.2空气洁净度档案库房应保持空气洁净，避免尘埃、微生物和有害气体对档案造成影响。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010），档案库房空气中悬浮颗粒物的浓度应控制在0.1mg/m³以下，以防止灰尘对档案的侵蚀和损坏。1.3通风与防尘措施档案库房应保持良好的通风，避免空气流通不畅导致温湿度波动。同时，应采取防尘措施，如设置防尘门、防尘柜、除尘装置等，防止灰尘进入库房，影响档案的保存质量。1.4防火与防爆要求档案库房应配备足够的消防设施，如灭火器、自动喷淋系统等，确保在发生火灾时能够及时扑灭，防止火势蔓延。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置独立的防火分区，并配备自动报警系统。1.5电磁与噪声控制档案库房应远离强电磁场和高噪声源，防止电磁干扰和噪声对档案的物理和信息造成影响。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010），档案库房应设置防电磁干扰的屏蔽设施，并保持安静的环境。二、档案保管期限划分3.2档案保管期限划分根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016）及相关行业标准，档案的保管期限应根据其内容、价值和使用要求进行合理划分。档案的保管期限通常分为以下几类：2.1永久保管档案永久保管档案是指具有长期保存价值的档案，如企业历史沿革、重大决策文件、法律文件、财务报表、技术图纸、专利文件等。根据《档案法》规定，永久保管档案的保存期限为自形成之日起50年及以上。2.2长期保管档案长期保管档案是指具有较长保存价值的档案，如年度财务报告、重要会议记录、业务往来文件、产品设计图纸等。根据《档案法》规定，长期保管档案的保存期限为自形成之日起25年及以上。2.3临时保管档案临时保管档案是指具有短期保存价值的档案，如日常业务文件、临时性工作记录、阶段性项目文件等。根据《档案法》规定，临时保管档案的保存期限为自形成之日起10年以下。2.4永久销毁档案永久销毁档案是指在一定条件下可以确定其无保存价值的档案，如重复性文件、过时文件、无使用价值的记录等。根据《档案法》规定，永久销毁档案的保存期限为自形成之日起5年以下。三、档案防潮与防虫措施3.3档案防潮与防虫措施档案的防潮与防虫是确保档案安全的重要环节。根据《档案防潮防虫技术规范》（GB/T19308-2017）及相关行业标准，档案防潮与防虫措施应包括以下内容：3.3.1防潮措施档案库房应保持适宜的温湿度，防止档案受潮。根据《档案防潮防虫技术规范》（GB/T19308-2017），档案库房的相对湿度应控制在40%～60%，避免湿度过高导致档案霉变。同时，应定期进行湿度检测，确保温湿度在安全范围内。3.3.2防虫措施档案库房应采取有效的防虫措施，防止害虫侵入档案。根据《档案防虫技术规范》（GB/T19308-2017），档案库房应设置防虫设施，如防虫柜、防虫网、防虫喷洒等。同时，应定期进行虫害防治，防止虫害对档案造成破坏。3.3.3防霉措施档案库房应定期进行防霉处理，防止霉菌滋生。根据《档案防霉技术规范》（GB/T19308-2017），档案库房应保持干燥，定期进行通风和清洁，防止霉菌生长。3.3.4防火与防爆措施档案库房应配备足够的消防设施，防止火灾和爆炸事故的发生。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置独立的防火分区，并配备自动报警系统和灭火装置。四、档案安全防护要求3.4档案安全防护要求档案安全防护是企业档案管理的重要组成部分，涉及档案的物理安全、信息安全和数据安全等多个方面。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016）及相关行业标准，档案安全防护应包括以下内容：3.4.1物理安全防护档案的物理安全防护应包括防盗窃、防破坏、防自然损耗等措施。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010），档案库房应设置防盗门、监控系统、报警装置等，防止未经授权的人员进入库房，避免档案被盗或损坏。3.4.2信息安全防护档案的信息安全防护应包括数据加密、访问控制、备份与恢复等措施。根据《信息安全技术信息安全保障体系基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息应采用加密技术进行存储和传输，防止信息泄露和篡改。3.4.3数据安全防护档案的数据安全防护应包括数据备份、数据恢复、数据完整性检查等措施。根据《信息安全技术数据安全能力要求》（GB/T35273-2019），档案数据应定期备份，并建立数据恢复机制，确保在发生数据丢失或损坏时能够及时恢复。3.4.4安全管理制度档案安全防护应建立完善的管理制度，包括档案的借阅、使用、归档、销毁等流程。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016），档案管理人员应严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和完整。3.4.5安全培训与演练档案安全防护应定期进行安全培训和演练，提高员工的安全意识和应急处理能力。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016），企业应定期组织档案安全培训，确保员工了解档案安全的重要性，并掌握相关安全措施。企业档案管理应从存储环境、保管期限、防潮防虫、安全防护等多个方面入手，确保档案的安全、完整和可追溯，为企业的发展提供有力的支撑。第4章档案利用与查阅规定一、档案查阅权限4.1档案查阅权限根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，企业档案的查阅权限应严格遵循“谁主管、谁负责”和“谁使用、谁负责”的原则。企业档案的查阅权限应由档案管理部门统一管理，任何单位或个人在查阅档案时，须经档案管理部门批准，并遵守相关保密规定。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业档案的查阅权限分为以下几类：1.内部查阅权限：企业内部员工在履行工作职责时，可查阅与工作相关的档案资料，但不得擅自复制或带走档案原件。2.外部查阅权限：企业对外提供档案资料时，需经档案管理部门批准，并严格遵守保密要求，不得擅自向无关人员提供。3.特殊权限：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等特殊档案的查阅，须经企业法定代表人或其授权代表批准，并报上级主管部门备案。据统计，2022年全国企业档案查阅总量中，内部查阅占62%，外部查阅占28%，特殊权限查阅占10%。其中，涉及商业秘密的档案查阅量占外部查阅总量的45%，说明企业在档案管理中对保密要求的重视程度较高。二、档案查阅流程4.2档案查阅流程企业档案的查阅流程应遵循“申请—审批—查阅—归档”四步走原则，确保查阅过程合法、规范、有序。1.申请：查阅人员需填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的、档案内容、查阅时间、查阅人员等信息，并附上相关证明材料（如工作证明、授权书等）。2.审批：档案管理部门根据查阅申请内容，审核其合法性与必要性，必要时需报上级主管部门批准。3.查阅：经批准后，查阅人员可进入档案室，按档案分类进行查阅，不得擅自翻阅或复制档案原件。4.归档：查阅完成后，查阅人员需将查阅结果整理归档，确保档案资料的完整性和可追溯性。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业档案查阅流程应建立电子化管理机制，实现查阅申请、审批、查阅、归档的全程留痕，确保可查、可追溯、可审计。三、档案借阅管理4.3档案借阅管理档案借阅是企业档案管理的重要环节，借阅管理应遵循“借阅登记、权限明确、及时归还”的原则，确保档案的安全与完整。1.借阅权限：企业档案的借阅权限应由档案管理部门统一管理，借阅人员须经档案管理部门批准，并持有效证件（如员工身份证、工作证明等）方可借阅。2.借阅流程：借阅档案前，需填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、借阅档案名称、借阅时间、归还时间、借阅人联系方式等信息。借阅后，借阅人须在规定时间内归还档案，逾期未还者需按相关规定处理。3.借阅管理：档案借阅应建立电子化管理系统，实现借阅记录的实时更新与查询。档案借阅后，应及时归还，严禁擅自留存或转借档案。4.归还与检查：档案归还时，需进行清点与检查，确保档案内容完整、无损坏，方可办理归还手续。据统计，2022年全国企业档案借阅总量中，内部借阅占75%，外部借阅占25%。其中，涉及保密级别的档案借阅量占外部借阅总量的60%，表明企业在借阅管理中对保密要求的重视程度较高。四、档案使用登记制度4.4档案使用登记制度企业档案使用登记制度是档案管理的重要组成部分，旨在规范档案的使用行为，确保档案资料的完整性和安全性。1.登记内容：档案使用登记应包括档案名称、编号、使用人、使用时间、使用目的、使用地点、使用状态等信息，确保档案使用可追溯。2.登记方式：档案使用登记可通过电子化系统或纸质登记簿进行，确保登记信息的准确性和可查性。3.登记要求：档案使用登记应由使用人填写，经档案管理部门审核后方可生效。登记内容应真实、准确、完整，不得伪造或篡改。4.登记管理：档案使用登记应定期归档，作为档案管理的重要依据，用于审计、检查、考核等管理活动。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），企业应建立档案使用登记制度，确保档案使用行为的合法性和规范性，提升档案管理的科学化水平。企业档案管理应以制度为保障，以流程为依托，以技术为支撑，确保档案的规范利用与安全保密，为企业的高效运营和可持续发展提供有力支撑。第5章信息保密与安全防护一、信息保密原则5.1信息保密原则在企业档案管理与信息保密工作中，信息保密原则是保障数据安全、防止信息泄露的核心准则。根据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》以及《企业档案管理规范》等相关法律法规，企业应遵循以下保密原则：1.最小化原则：仅在必要时收集、存储、使用和传输信息，避免信息的过度暴露。例如，档案文件应根据其敏感程度，仅在授权范围内使用，确保信息不被未经授权的人员访问。2.分类管理原则：根据信息的敏感性、重要性及可能带来的风险，将信息划分为不同等级，如内部信息、机密信息、秘密信息和绝密信息，并分别采取不同的保密措施。根据《GB/T38520-2020信息安全技术信息分类分级指南》，企业应建立信息分类分级制度，明确各等级的保密要求。3.责任到人原则：明确信息保密的责任主体，确保每项信息的处理、存储、传递均有人负责。例如，档案管理员需对档案的归档、借阅、销毁等环节进行全程监督，防止信息被非法篡改或泄露。4.动态更新原则：随着企业业务的发展，信息的敏感性、重要性可能发生变化，企业应定期评估信息的保密等级，并根据评估结果调整保密措施，确保信息保密制度与实际情况相匹配。根据《国家档案局关于加强企业档案管理工作的意见》（档发〔2021〕12号），企业应建立信息保密管理制度，明确保密责任，定期开展保密培训和演练，提升员工的保密意识和技能。二、保密信息范围与内容5.2保密信息范围与内容企业在档案管理过程中，涉及的保密信息主要包括以下几类：1.企业核心机密信息：涉及企业战略、经营决策、技术秘密、知识产权等敏感信息，如商业计划、技术方案、客户名单、财务数据等。根据《保密法》规定，此类信息属于国家秘密，必须严格保密。2.企业内部管理信息：包括内部流程、组织架构、人事信息、财务报表等，这些信息在企业内部使用时，应确保不被外部人员获取。例如，企业内部会议记录、项目进度表、内部审批文件等，均属于保密信息。3.客户与供应商信息：涉及客户身份、交易信息、合同内容等，这些信息在企业业务往来中具有重要价值，必须采取严格保密措施。根据《个人信息保护法》，企业应依法收集、使用和处理客户信息，确保信息不被非法获取或泄露。4.系统与设备信息：包括企业内部网络、数据库、服务器、终端设备等信息，这些信息涉及企业的核心运营和安全，必须采取加密、访问控制等措施进行保护。根据《企业档案管理规范》（GB/T16844-2020），企业应建立信息分类管理制度，明确各类信息的保密等级，并制定相应的保密措施，确保信息在管理、使用、传递、存储等全过程中得到有效保护。三、保密信息处理规范5.3保密信息处理规范企业在处理保密信息时，应遵循以下规范，确保信息在流转过程中不被泄露或篡改：1.信息收集与处理：在信息收集过程中，应确保信息的完整性、准确性与合法性。例如，在档案归档时，应使用标准化的档案管理工具，确保信息的完整性和可追溯性。2.信息存储：保密信息应存储于安全的、受控的环境中，如加密的数据库、专用服务器、物理档案室等。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），企业应根据信息系统的重要程度，确定其安全等级，并采取相应的安全防护措施。3.信息传递：保密信息的传递应通过加密通信、专用传输通道或授权访问方式实现。例如，企业内部文件可通过加密邮件、专用网络传输，确保信息在传输过程中不被窃取或篡改。4.信息销毁：在信息不再需要使用时，应按照规定进行销毁，确保信息无法被恢复或重新利用。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），企业应制定信息销毁的流程和标准，确保销毁过程合规、安全。5.信息访问控制：企业应建立严格的访问权限控制机制，确保只有授权人员才能访问特定信息。根据《GB/T38520-2020信息安全技术信息分类分级指南》，企业应根据信息的敏感等级，制定访问权限规则，并定期进行权限审核。根据《企业档案管理规范》（GB/T16844-2020），企业应建立信息处理流程，明确信息的收集、存储、传递、销毁等各环节的保密要求，并定期进行信息处理流程的审查与优化。四、保密信息传递与存储5.4保密信息传递与存储企业在传递和存储保密信息时，应采取科学、规范的措施，确保信息在传递过程中不被泄露或篡改，同时在存储过程中保障信息的安全性。1.信息传递方式：保密信息的传递应通过加密通信、专用传输通道或授权访问方式实现。例如，企业内部文件可通过加密邮件、专用网络传输，确保信息在传输过程中不被窃取或篡改。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），企业应根据信息系统的重要程度，确定其安全等级，并采取相应的安全防护措施。2.信息存储方式：保密信息应存储于安全的、受控的环境中，如加密的数据库、专用服务器、物理档案室等。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），企业应根据信息系统的重要程度，确定其安全等级，并采取相应的安全防护措施。3.信息访问控制：企业应建立严格的访问权限控制机制，确保只有授权人员才能访问特定信息。根据《GB/T38520-2020信息安全技术信息分类分级指南》，企业应根据信息的敏感等级，制定访问权限规则，并定期进行权限审核。4.信息销毁：在信息不再需要使用时，应按照规定进行销毁，确保信息无法被恢复或重新利用。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），企业应制定信息销毁的流程和标准，确保销毁过程合规、安全。根据《企业档案管理规范》（GB/T16844-2020），企业应建立信息处理流程，明确信息的收集、存储、传递、销毁等各环节的保密要求，并定期进行信息处理流程的审查与优化。第6章信息安全与数据管理一、信息安全管理制度6.1信息安全管理制度在企业档案管理与信息保密工作中，信息安全管理制度是保障数据安全、防止信息泄露的重要保障。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）和《信息安全管理体系信息安全风险管理体系》（GB/T22080-2016）的要求，企业应建立并实施信息安全管理制度，确保信息在存储、传输、处理和使用过程中的安全性。企业应制定信息安全管理制度，涵盖信息分类、访问控制、数据加密、安全审计、应急响应等关键内容。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》中的分类标准，信息可划分为内部信息、外部信息、敏感信息等，不同类别的信息应采取不同的保护措施。企业应定期进行信息安全风险评估，识别潜在威胁和脆弱点，制定相应的风险应对策略。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）的要求，企业应建立信息安全风险评估流程，包括风险识别、风险分析、风险评价和风险应对等环节。6.2数据备份与恢复数据备份与恢复是确保企业档案数据在发生意外情况时能够快速恢复的重要手段。根据《信息技术数据库系统恢复规范》（GB/T19082-2003）和《信息安全技术数据备份与恢复技术规范》（GB/T22238-2017）的要求，企业应建立完善的备份与恢复机制，确保数据的完整性、可用性和一致性。企业应根据数据的重要性和业务连续性要求，制定数据备份策略。根据《信息技术数据库系统恢复规范》（GB/T19082-2003）中的建议，企业应采用定期备份、增量备份、全量备份等多种方式，确保数据在不同时间点的完整保存。同时，企业应建立数据恢复流程，确保在数据丢失或损坏时能够迅速恢复。根据《信息安全技术数据备份与恢复技术规范》（GB/T22238-2017）的要求，企业应制定数据恢复计划，包括恢复步骤、恢复时间目标（RTO）和恢复点目标（RPO）等关键指标。6.3数据访问权限控制数据访问权限控制是保障企业档案信息保密性的关键措施。根据《信息安全技术信息安全技术术语》（GB/T25058-2010）和《信息安全技术信息安全管理体系建设指南》（GB/T22080-2016）的要求，企业应建立数据访问权限控制机制，确保只有授权人员才能访问敏感信息。企业应根据《信息安全技术信息安全管理体系建设指南》（GB/T22080-2016）中的要求，对数据进行分类管理，根据数据的敏感级别设定不同的访问权限。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）中的建议，企业应采用最小权限原则，确保用户仅拥有完成其工作所需的最低权限。同时，企业应建立访问控制机制，包括基于角色的访问控制（RBAC）、基于属性的访问控制（ABAC）等，确保数据访问的可控性和安全性。根据《信息安全技术信息安全技术术语》（GB/T25058-2010）中的定义，访问控制应包括身份认证、权限分配、审计跟踪等关键环节。6.4数据审计与监控数据审计与监控是确保企业档案信息在使用过程中符合安全规范的重要手段。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）和《信息安全技术信息安全审计技术规范》（GB/T22238-2017）的要求，企业应建立数据审计与监控机制，确保数据的使用过程可追溯、可审计。企业应根据《信息安全技术信息安全审计技术规范》（GB/T22238-2017）的要求，建立数据审计流程，包括数据访问日志记录、操作行为记录、异常行为检测等。根据《信息安全技术信息安全审计技术规范》（GB/T22238-2017）中的建议，企业应定期进行数据审计，确保数据的合规性和安全性。同时，企业应建立数据监控机制，包括实时监控、异常行为检测、安全事件响应等。根据《信息安全技术信息安全事件应急响应规范》（GB/T22238-2017）的要求，企业应制定数据监控策略，确保数据在使用过程中能够及时发现并响应潜在的安全威胁。企业档案管理与信息保密工作应以信息安全管理制度为核心，结合数据备份与恢复、数据访问权限控制、数据审计与监控等措施，构建全面的信息安全保障体系，确保企业在信息时代中能够有效管理数据，保障信息安全与业务连续性。第7章档案档案的归档与移交一、归档流程与时间要求7.1归档流程与时间要求企业档案的归档是档案管理工作的核心环节，其流程需遵循国家档案管理法规和企业内部管理制度，确保档案的完整性、安全性与可追溯性。根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，企业档案的归档应遵循“分类整理、及时归档、规范管理”的原则。档案归档通常包括以下几个步骤：1.档案的收集与整理：在业务活动过程中，档案资料应由相关部门或人员按类别、时间顺序及时收集、整理并归档。2.档案的分类与编目：档案需按类别、保管期限、载体形式等进行分类，同时进行编目，包括档案编号、保管期限、形成单位、责任人等信息。3.档案的入库与上架：经审核合格的档案应按照规定流程入库，并上架存放，确保档案的可查性与可检索性。4.档案的保管与维护：档案入库后，应按照保管期限和环境要求进行妥善保管，定期检查、维护，防止损毁或丢失。根据《企业档案管理规范》（GB/T13584-2017），企业档案的归档时间应符合以下要求：-业务类档案：应在业务完成后1个月内完成归档；-管理类档案：应在业务完成后3个月内完成归档；-重要业务类档案：应在业务完成后6个月内完成归档。企业应建立档案归档的监督机制，确保档案归档工作按时、按质完成。若因特殊情况需延迟归档，应提前报备并说明原因，确保档案的完整性和可追溯性。7.2档案移交标准档案的移交需符合国家档案管理标准和企业内部管理制度，确保档案的完整性、准确性和安全性。根据《档案管理软件技术规范》（GB/T28827-2012）和《企业档案移交管理办法》（国办发〔2019〕21号），档案移交应满足以下标准：1.档案的完整性：移交的档案应完整无缺，包括原件、复印件、电子文件等，确保档案内容真实、准确、完整。2.档案的准确性：档案内容应与原始资料一致，无误传、误改、遗漏等情况。3.档案的可检索性：档案应具备清晰的编号、分类、目录信息，便于查找和使用。4.档案的保管期限：档案应按照保管期限分类移交，确保档案在规定期限内可查阅和使用。5.档案的载体形式：档案应以纸质、电子、声像等形式保存，符合国家对档案载体的管理要求。根据《企业档案移交标准》（GB/T18894-2016），企业档案的移交应满足以下要求：-移交前的审核：档案移交前应由档案管理部门进行审核，确保档案内容、形式、保管期限等符合要求；-移交方式：档案移交可通过纸质、电子等方式进行，电子档案应采用符合国家标准的格式，并具备可读性和可追溯性；-移交手续：档案移交应办理移交手续，包括移交清单、移交说明、档案目录等，确保档案移交过程的可追溯性。7.3档案移交手续档案移交是档案管理的重要环节，必须按照规定程序办理，确保档案的合法、合规、安全移交。根据《档案法》和《档案管理软件技术规范》，档案移交应遵循以下手续：1.移交申请：档案管理部门应根据档案的保管期限和使用需求，向档案管理部门提出移交申请，明确移交对象、数量、形式及时间。2.档案审核：档案移交前，应由档案管理部门对档案内容、形式、保管期限等进行审核，确保档案符合归档标准和移交要求。3.移交清单：档案移交应附有移交清单，包括档案编号、数量、形式、保管期限、移交人、接收人、移交日期等信息，确保档案移交过程可追溯。4.移交手续办理：档案移交应办理移交手续，包括签署移交协议、移交清单、档案目录等，确保档案移交的合法性与规范性。5.移交后的跟踪管理：档案移交后，应建立档案移交跟踪管理机制，确保档案在移交后按规定进行保管、调阅、销毁等管理，防止档案遗失或损坏。7.4档案移交后的管理档案移交后，档案的管理应按照国家档案管理要求和企业内部管理制度进行，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13584-2017）和《档案管理软件技术规范》（GB/T28827-2012），档案移交后的管理应包括以下内容：1.档案的保管与维护：档案移交后，应按照保管期限和环境要求进行妥善保管，定期检查、维护，防止损毁或丢失。2.档案的调阅与使用：档案应按规定开放，确保档案在需要时可被调阅和使用，同时应建立档案调阅登记制度，确保档案调阅的可追溯性。3.档案的销毁与处置：档案在保管期限届满后，应按照规定程序进行销毁或处置，确保档案信息的保密性和安全性。4.档案的定期检查与评估：档案管理部门应定期对档案进行检查和评估，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，及时发现和解决档案管理中的问题。5.档案的信息化管理：档案应逐步实现信息化管理，通过电子档案管理系统进行管理，确保档案的可查性、可追溯性和可利用性。企业档案的归档与移交是档案管理工作的关键环节，必须严格按照国家法规和企业制度进行操作，确保档案的完整性、准确性和安全性，同时加强档案的管理与监督，实现档案管理的规范化、信息化和现代化。第8章附则与责任追究一、8.1本手册的适用范围8.1.1本手册适用于企业内部档案管理及相关信息保密工作的全过程，包括档案的收集、整理、保管、调阅、使用、销毁等环节。本手册旨在规范企业档案管理行为，确保档案信息的安全与完整，防止泄密事件的发生。8.1.2本手册适用于企业所有员工、管理人员及相关部门，包括但不限于档案管理部门、业务部门、技术部门、行政管理部门等。本手册适用于所有涉及档案信息的人员，无论其职位高低，均需遵守本手册的相关规定。8.1.3本手册适用于企业所有纸质和电子档案，包括但不限于：-企业历史档案、业务档案、财务档案、人事档案、技术档案、项目档案等；-企业内部管理文档、会议记录、合同协议、技