2026年生物科技服务公司采购合同管理制度

2026年生物科技服务公司采购合同管理制度第一章总则第一条为规范公司采购合同管理工作，明确采购合同订立、履行、变更、解除、归档等全流程管理要求，防范合同风险，保障公司合法权益，确保采购业务有序开展，支撑生产经营、研发活动的顺利推进，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及公司资产管理、采购管理等相关规定，结合公司生物科技服务业务采购特性（如实验试剂、精密设备、技术服务、冷链运输等采购场景），制定本制度。第二条本制度所称采购合同，是指公司为满足生产经营、研发、办公等需求，与供应商签订的关于物资采购、服务采购、工程采购等各类书面协议，包括但不限于实验试剂采购合同、精密设备采购合同、技术服务合同、耗材采购合同、运输服务合同、维修保养合同等。第三条本制度适用于公司所有采购合同的全流程管理，覆盖公司各部门、各业务单元及全体参与采购合同管理的员工。外部合作单位（如供应商、合作服务商等）涉及公司采购合同相关业务时，应遵守本制度相关约定。第四条采购合同管理工作遵循以下基本原则：（一）依法合规原则：严格遵守国家相关法律法规及行业规范，确保采购合同订立、履行、变更、解除等行为合法合规，尤其针对危险化学品试剂、特殊生物制品等采购，需严格遵守相关监管要求；（二）风险可控原则：建立全流程合同风险防控机制，重点防范供应商资质瑕疵、合同条款不严谨、履约不到位、知识产权侵权等风险，保障公司权益不受损害；（三）权责明晰原则：明确各部门及岗位在采购合同管理各环节的职责，确保责任到人，避免管理脱节或推诿扯皮；（四）效益优先原则：采购合同条款应兼顾合规性与经济性，在保障质量、服务的前提下，争取最优采购成本与履约条件，提升采购效益；（五）全程追溯原则：建立完整的采购合同台账与档案管理体系，对合同全生命周期过程进行记录，确保每一份合同的订立、履行、变更、归档等环节可追溯；（六）保密原则：对采购合同涉及的商业秘密、技术秘密、价格信息等敏感内容严格保密，防范信息泄露风险。第五条各部门采购合同管理职责分工：（一）采购部：作为采购合同管理的归口管理部门，负责牵头组织采购合同的订立、履行跟踪、变更协商等工作；建立并维护采购合同专项台账；对接供应商开展合同谈判、文本起草与修订；负责采购合同的初步审核与提交审批；跟踪合同履约进度，协调解决履约过程中的问题；负责采购合同及相关资料的收集、整理与归档；（二）法务部：负责对采购合同文本进行合规审核，重点核查合同条款的合法性、严谨性、完整性，防范法律风险；提供合同相关的法律咨询与指导；参与重大采购合同的谈判与审核；负责处理采购合同履行过程中出现的法律纠纷；对合同管理制度的合规性进行审核；（三）财务部：负责对采购合同的价格条款、付款方式、结算周期、发票要求等进行审核，评估合同的经济性与资金可行性；根据合同约定及履约情况办理付款、结算手续；对合同履约过程中的资金使用情况进行监督；负责采购合同相关的账务处理；（四）研发部：负责对研发相关采购合同（如实验试剂、研发设备、技术服务等）的技术条款进行审核，明确技术规格、质量标准、验收要求等；参与相关采购合同的谈判；配合采购部开展合同履约验收工作；及时反馈研发类采购物资或服务的质量问题；（五）生产部（若有）：负责对生产相关采购合同的物资规格、质量标准、交货时间、供货稳定性等条款进行审核；参与相关采购合同的谈判；配合采购部开展生产用物资的履约验收工作；反馈生产环节采购物资的使用情况与质量问题；（六）仓储部：负责对采购合同中物资的交货地点、交货时间、包装要求、验收流程等条款提供意见；配合采购部开展采购物资的入库验收工作；及时向采购部反馈物资到货情况与验收结果；（七）安全环保部（若有）：负责对涉及危险化学品、特殊生物制品等采购合同的安全环保条款进行审核，明确运输、存储、使用过程中的安全环保要求；参与相关采购合同的谈判；监督合同履约过程中的安全环保措施落实情况；（八）各物资/服务使用部门：提出本部门采购需求，明确采购物资或服务的具体要求；参与相关采购合同的谈判与条款审核；配合开展合同履约验收工作；及时反馈采购物资或服务的使用情况与问题；（九）管理层：负责审批重大采购合同及合同变更、解除等事项；统筹协调采购合同管理过程中的重大问题；对采购合同管理工作进行监督。第二章采购合同订立管理第六条采购合同订立前置要求：采购合同订立前，采购部需完成供应商资质审核、采购需求确认、采购方式确定等前置工作，确保合同订立有充分依据。（一）供应商资质审核：采购部对拟合作供应商的资质进行全面审核，包括但不限于营业执照、相关行业许可证（如危险化学品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、质量管理体系认证、信用记录、履约能力证明等；对涉及生物科技特殊物资或服务的供应商，还需审核其技术实力、专业资质、行业口碑等；审核通过后，纳入合格供应商名录方可开展合作；（二）采购需求确认：各使用部门提交明确的采购需求，包括物资/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货/服务时间、验收要求等；采购部对采购需求进行汇总、核实，确保需求清晰、具体、可行；（三）采购方式确定：根据采购金额、物资/服务特性、市场情况等，确定采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等）；达到公司招标标准的采购项目，需严格按照招标管理相关规定执行，招标结果作为合同订立的重要依据。第七条采购合同谈判：采购部牵头组织相关部门（如使用部门、法务部、财务部等）与供应商开展合同谈判，明确合同核心条款。（一）谈判准备：采购部提前整理谈判要点，包括采购价格、质量标准、交货/服务时间、付款方式、履约保证金、违约责任、争议解决方式等；收集相关市场信息、供应商资料，为谈判提供支撑；明确谈判人员分工与谈判底线；（二）谈判内容：针对生物科技行业采购特性，重点谈判以下内容：实验试剂的有效期、存储条件、运输要求（如冷链运输的温湿度控制）；精密设备的安装调试、技术培训、售后服务、质保期；技术服务的服务范围、服务标准、成果交付形式；危险化学品的安全运输、存储规范及应急处置要求；价格调整机制（如长期合作合同的价格浮动条款）；知识产权归属与保护（如技术服务成果的知识产权）；（三）谈判记录：谈判过程中，采购部安排专人做好谈判记录，详细记录谈判双方的意见、达成的共识及未决事项；谈判结束后，谈判记录需经双方参与人员签字确认，作为合同起草的依据。第八条采购合同文本起草：采购合同文本优先采用公司标准合同范本；无标准范本的，由采购部牵头起草，或委托法务部起草。（一）合同文本基本要求：合同文本应语言严谨、条款清晰、内容完整，明确双方的权利与义务；需包含以下核心条款：合同双方基本信息（名称、地址、联系方式、法定代表人等）；采购物资/服务的详细信息（名称、规格型号、数量、质量标准等）；价格与付款条款（单价、总价、付款方式、付款时间、发票要求等）；交货/服务条款（交货/服务时间、地点、方式、包装要求等）；验收条款（验收标准、验收流程、验收时间、异议处理等）；质量保证与售后服务条款；违约责任条款（逾期交货/付款、质量不合格、违约赔偿等）；合同变更、解除条款；争议解决条款（协商、仲裁、诉讼等）；合同生效、终止条款；其他特殊条款（如保密条款、知识产权条款、安全环保条款等）；（二）特殊采购合同文本要求：针对实验试剂采购合同，需明确试剂的有效期、批次、运输过程中的温湿度记录要求、变质损坏的赔偿责任等；针对精密设备采购合同，需明确安装调试要求、技术参数验证标准、质保期内的维修保养责任、备品备件供应等；针对技术服务合同，需明确服务成果的验收标准、知识产权归属、后续技术支持等；针对危险化学品采购合同，需明确供应商的安全运输资质、运输过程中的安全防护措施、应急处置预案、废弃物回收责任等。第九条采购合同审核审批流程：采购合同文本起草完成后，需按以下流程进行审核审批，审核审批通过后方可签订。（一）部门内部审核：采购部负责人对合同文本进行初步审核，核查合同条款是否符合谈判共识、采购需求是否明确、文本是否规范等；审核通过后，提交相关部门审核；（二）相关部门审核：采购部将合同文本及相关资料（如谈判记录、供应商资质、采购需求文件等）提交至法务部、财务部、使用部门等相关部门进行专项审核；各部门在3个工作日内完成审核，提出明确的审核意见（同意、修改意见、否决）；对存在修改意见的，采购部协调相关方修订合同文本后重新提交审核；（三）管理层审批：根据采购合同金额及重要程度，实行分级审批：普通采购合同（金额低于公司规定标准）经采购部负责人、相关部门负责人审核后，报分管采购领导审批；重大采购合同（金额达到或超过公司规定标准、涉及重大技术或法律风险、单一来源采购等）经相关部门审核后，报公司主要负责人或管理层集体审议批准；（四）审核审批记录：采购部需详细记录各部门审核意见及审批情况，形成《采购合同审核审批表》，随合同文本一并归档。第十条采购合同签订：审核审批通过后，由采购部负责与供应商签订采购合同。（一）签订要求：合同签订需由双方法定代表人或授权代表人签字，并加盖双方公章或合同专用章；授权代表人签字的，需提供合法有效的授权委托书；合同签订前，采购部需再次核对合同文本与审核审批通过的版本是否一致，确保无擅自修改内容；（二）合同份数：根据实际需求确定合同签订份数，至少确保公司留存两份（采购部、财务部各留存一份），供应商留存一份；涉及特殊业务的，可增加留存份数（如安全环保部、使用部门等）；（三）签订后登记：合同签订完成后，采购部立即将合同信息录入采购合同专项台账，包括合同编号、合同名称、供应商名称、合同金额、签订日期、履行期限、主要标的等信息。第三章采购合同履行管理第十一条采购合同履约跟踪：采购部负责对采购合同履行全过程进行跟踪，确保供应商按合同约定履行义务，及时发现并解决履约过程中的问题。（一）交货/服务进度跟踪：采购部定期与供应商沟通，了解交货/服务进度，核对实际进度与合同约定是否一致；对涉及长期供货或持续服务的合同，建立定期沟通机制（如每周/每月沟通）；及时向使用部门、仓储部等相关部门反馈履约进度；（二）物资/服务质量跟踪：跟踪供应商提供的物资/服务质量，对到货物资，协调仓储部按合同约定进行入库验收；对服务类项目，配合使用部门跟踪服务质量与成果交付情况；发现质量问题的，及时与供应商沟通，要求其按合同约定采取整改、退换货、赔偿等措施；（三）履约异常处理：履约过程中出现供应商逾期交货/服务、质量不合格、未按约定提供售后服务等异常情况时，采购部立即向供应商发出书面通知，明确指出问题及整改要求，并留存相关证据；同时将异常情况上报部门负责人及相关领导，协调法务部等相关部门制定处理方案；对严重违约的供应商，按合同约定追究其违约责任，必要时终止合同并启动索赔程序。第十二条采购合同验收管理：采购物资到货或服务完成后，需按合同约定及公司相关规定进行验收，验收合格后方可确认履约完成。（一）验收组织：由采购部牵头，组织仓储部、使用部门、研发部（如涉及研发物资）、质量部（若有）等相关部门组成验收小组，开展验收工作；（二）验收依据：以采购合同约定的验收标准、技术参数、质量要求等为核心验收依据，同时参考国家相关标准、行业规范及供应商提供的质量合格证明、检验报告等资料；（三）验收流程：验收小组对采购物资的数量、规格型号、外观质量、包装情况等进行核对；对有特殊技术要求的物资（如实验试剂、精密设备），进行抽样检测或技术参数验证；对服务类项目，核查服务成果是否符合合同约定的服务标准与交付要求；验收过程中，做好验收记录，详细记录验收情况、检测数据、验收结论等；验收完成后，验收人员在《采购合同验收单》上签字确认；（四）验收结果处理：验收合格的，按合同约定办理付款、入库等后续手续；验收不合格的，由采购部通知供应商，要求其在规定期限内进行整改、退换货或重新提供服务；整改后重新组织验收，直至验收合格；若供应商无法整改或整改后仍不合格的，按合同约定追究其违约责任；对验收过程中发现的争议问题，由采购部牵头协调解决，必要时邀请法务部参与。第十三条采购合同付款管理：财务部根据采购合同约定、验收结果及公司财务管理制度，办理付款手续。（一）付款申请：采购部根据合同约定及验收合格证明，填写《付款申请表》，附合同副本、验收单、供应商开具的合法有效发票等相关资料，提交至财务部审核；（二）付款审核：财务部对付款申请资料的完整性、真实性进行审核，核查发票信息与合同约定是否一致、验收手续是否完整、付款金额与合同约定是否相符等；审核通过后，按公司审批流程提交审批；（三）付款执行：审批通过后，财务部按合同约定的付款方式、付款时间，及时向供应商支付款项；付款完成后，及时更新财务台账，并将付款凭证反馈至采购部；（四）质保金付款：涉及质保金的采购合同，在质保期届满且供应商无违约行为的，由采购部提交《质保金付款申请表》，附质保期内履约情况说明、使用部门意见等资料，经审核审批后，财务部支付质保金。第十四条采购合同售后服务管理：质保期内或合同约定的售后服务期限内，采购部负责协调供应商提供售后服务。（一）售后服务需求提交：使用部门发现采购物资或服务存在质量问题或需要技术支持时，及时向采购部提交《售后服务需求单》，说明问题情况及需求；（二）售后服务协调：采购部接到需求后，立即与供应商沟通，要求其按合同约定提供维修、更换、技术指导等售后服务；跟踪售后服务进度，确保问题得到及时解决；（三）售后服务验收：售后服务完成后，由使用部门对服务结果进行验收，验收合格的，在《售后服务验收单》上签字确认；验收不合格的，要求供应商重新提供服务，直至验收合格。第四章采购合同变更、解除与终止管理第十五条采购合同变更：采购合同签订后，因市场环境变化、采购需求调整、政策变动等原因需要变更合同条款的，按以下流程办理。（一）变更申请：由采购部或相关部门提出合同变更申请，填写《采购合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容、变更对合同履约的影响等，附相关证明材料（如需求调整文件、政策文件等）；（二）变更协商：采购部牵头与供应商就变更内容进行协商，达成一致后，形成变更协议草案；（三）变更审核审批：变更协议草案按原采购合同审核审批流程进行审核审批，审核审批通过后，由双方法定代表人或授权代表人签字并加盖公章/合同专用章，变更协议生效；（四）变更后管理：变更协议生效后，采购部及时更新采购合同专项台账，将变更协议与原合同一并归档；向相关部门传达合同变更内容，确保各部门按变更后的条款执行。第十六条采购合同解除：出现以下情形之一的，可按规定解除采购合同：双方协商一致同意解除；供应商严重违约，经催告后仍未履行合同义务；因不可抗力导致合同无法继续履行；合同约定的其他解除情形。（一）解除申请：由采购部提出合同解除申请，填写《采购合同解除申请表》，说明解除原因、解除依据、已履行情况、善后处理方案等，附相关证据材料（如违约通知、不可抗力证明等）；（二）解除审核审批：解除申请按原采购合同审批流程提交审核审批，重大合同解除需报公司主要负责人或管理层集体审议批准；（三）解除通知：审核审批通过后，采购部向供应商发出书面解除通知，明确解除时间及善后处理要求；（四）善后处理：合同解除后，采购部牵头协调相关部门与供应商处理善后事宜，包括已交付物资的结算、未交付物资的终止安排、违约金的支付、损失赔偿等；善后处理完成后，形成善后处理报告，归档管理。第十七条采购合同终止：采购合同履行完毕、解除或出现合同约定的终止情形时，合同终止。（一）终止确认：采购部对合同终止情况进行确认，核查合同履约是否完毕、款项是否结清、善后事宜是否处理完毕等，形成《采购合同终止确认表》；（二）终止后管理：合同终止后，采购部及时更新采购合同专项台账，标注合同终止状态；将合同终止相关资料与原合同一并归档。第五章采购合同档案管理第十八条采购合同档案范围：采购合同档案包括采购合同订立、履行、变更、解除、终止等全流程形成的各类资料，包括但不限于：采购需求文件、供应商资质审核资料、谈判记录、采购合同正本及副本、变更协议、解除通知、验收单、付款凭证、发票、售后服务记录、争议处理资料、终止确认表等。第十九条采购合同档案整理与归档：采购部负责采购合同档案的日常整理与归档工作。（一）整理要求：按“一份合同一档”的原则进行整理，将同一合同相关的所有资料按时间顺序或流程顺序整理成册，明确标注合同编号、合同名称、归档日期等信息；电子档案需按统一格式命名、分类存储，确保可快速检索；（二）归档时限：采购合同履行完毕或终止后15个工作日内，采购部完成档案整理工作，并提交公司档案管理部门统一归档；重大采购合同档案需单独整理归档，重点标注；（三）归档手续：采购部向档案管理部门提交归档资料，填写《档案归档登记表》，双方签字确认后，完成归档手续。第二十条采购合同档案保管与查阅：（一）保管期限：常规采购合同档案保管期限不少于5年；重大采购合同档案（如涉及大额资金、重大技术合作、长期合作的合同）保管期限不少于10年；涉及公司核心商业秘密的采购合同档案应永久保管；（二）保管要求：档案管理部门需建立专门的采购合同档案存储区域，配备必要的防潮、防火、防盗、防泄密设施，确保档案安全；电子档案需定期备份，防止数据丢失；（三）查阅管理：公司内部员工因工作需要查阅采购合同档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部门负责人批准后，方可查阅；查阅电子档案的，需在指定设备上查阅，严禁拷贝、下载；外部单位或人员需查阅采购合同档案的，需持相关证明文件，经公司分管领导批准后，在档案管理部门人员陪同下查阅，并严格遵守保密规定；查阅过程中，严禁涂改、损坏档案资料。第二十一条采购合同档案销毁：超过保管期限的采购合同档案，由档案管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，经公司管理层批准后，按规定程序进行销毁；销毁过程需有专人监督，做好销毁记录，相关人员签字确认；涉及商业秘密的档案，需采取粉碎、焚烧等彻底销毁方式，防止信息泄露。第六章监督与责任第二十二条公司建立采购合同管理监督机制，确保本制度的有效执行，及时发现并纠正采购合同管理过程中的违规行为，防范合同风险。监督检查主体包括公司管理层、内部审计部门、法务部、采购部等。第二十三条监督检查内容：（一）制度执行情况：核查各部门是否严格遵守本制度规定，采购合同管理各环节流程是否规范；（二）合同订立管理：核查采购合同订立前供应商资质审核是否充分，合同谈判是否规范，合同文本是否合规、完整，审核审批手续是否齐全；（三）合同履行管理：核查采购合同履约跟踪是否到位，验收流程是否规范，付款是否符合合同约定及公司规定，履约异常问题是否及时处理；（四）合同变更、解除与终止管理：核查合同变更、解除是否按规定流程办理，相关手续是否完整，善后处理是否到位；（五）档案管理：核查采购合同档案是否完整、规范归档，保管是否安全，查阅、销毁是否按规定执行；（六）风险防控情况：核查采购合同管理过程中是否存在法律风险、经济风险、安全环保风险，风险防控措施是否落实到位。第二十四条监督检查方式：（一）日常监督：采购部负责对日常采购合同管理工作开展常态化监督检查，及时发现并纠正问题；（二）专项检查：内部审计部门、法务部针对重点领域（如重大采购合同、危险化学品采购合同）或存在问题的环节，组织开展专项监督检查，深入核查问题根源，形成专项检查报告；（三）年度审计：内部审计部门每年对公司采购合同管理工作开展一次全面审计，评估管理制度的执行情况、管理成效及风险防控水平，编制年度审计报告，提出改进建议；（四）联合检查：管理层定期组织采购部、法务部、财务部、内部审计部门等相关部门开展联合检查，全面排查采购合同管理中的问题，统筹协调整改工作。第二十五条整改落实：相关部门接到监督检查反馈的问题后，应在规定时间内制定整改措施，明确整改责任人及完成时限，落实整改工作；监督主体负责跟踪整改效果，确保问题整改到位；整改完成后，相关部门应向监督主体提交整改报告。第二十六条违规行为处理：对违反本制度规定的行