2026年生物科技服务公司对外关系管理制度

2026年生物科技服务公司对外关系管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司对外关系管理工作，建立系统化、规范化的对外沟通与合作机制，有效维护公司合法权益、品牌形象与行业声誉，促进公司与政府监管部门、行业协会、合作伙伴、媒体公众等外部主体的良性互动，保障公司业务持续健康发展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业信息公开暂行办法》等相关法律法规及行业规范，结合生物科技服务行业特性（如监管严格、技术密集、合作链条长等）及公司实际运营情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有对外关系活动的管理，涵盖对外沟通协调、合作洽谈、舆情应对、品牌宣传、公益活动等各类对外事务；涉及的外部主体包括但不限于：各级政府监管部门（药品监管、卫生健康、科技、市场监管等）、行业协会与社会组织、业务合作伙伴（客户、供应商、科研机构、高校等）、新闻媒体、社会公众及其他利益相关方；适用于所有参与对外关系工作的部门及人员，包括市场公关部门、业务部门、法务部门、行政部门、财务部门、管理层及相关对外联络、合作、宣传人员。第三条核心原则合规诚信原则：所有对外关系活动严格遵守国家法律法规及行业准则，秉持诚实信用理念，坚守商业道德，杜绝不正当竞争与违规操作。战略导向原则：对外关系管理服务于公司发展战略，围绕业务拓展、品牌建设、风险防控等核心目标开展工作，确保资源投入与战略需求匹配。权责明晰原则：明确各部门及人员在对外关系管理中的职责分工，建立“统一统筹、分级负责、协同配合”的工作机制，避免权责交叉或遗漏。风险可控原则：建立对外关系风险识别、评估与防控体系，提前预判沟通、合作、宣传等环节的潜在风险，及时采取应对措施，降低风险损失。统一口径原则：对外发布信息、开展沟通时，严格遵循公司统一的信息发布标准与口径，确保信息真实、准确、一致，避免出现表述偏差或信息冲突。互利共赢原则：在对外合作与互动中，兼顾公司与外部主体的合法权益，寻求长期稳定的合作关系，实现双方或多方共赢发展。第四条职责分工市场公关部门：作为对外关系管理的牵头责任部门，负责统筹规划公司对外关系工作；建立并维护与政府监管部门、行业协会、媒体的沟通渠道；制定对外信息发布规范与舆情应对预案；组织开展品牌宣传、公益活动等对外推广事务；协调处理重大对外关系事件；建立对外关系管理台账并定期更新；整理对外关系相关资料归档。业务部门：负责对口业务合作伙伴（客户、供应商、科研机构等）的日常关系维护；开展业务合作洽谈与对接；反馈合作过程中的问题与需求；配合市场公关部门开展业务相关的对外宣传与沟通工作；确保业务合作中的对外沟通符合公司规范。法务部门：负责审核对外合作协议、宣传材料等法律文书的合法性与合规性；提供对外关系相关的法律支持与风险提示；协助处理对外关系中的法律纠纷与合规争议；审核对外信息发布的合规性。行政部门：负责协助开展对外接待、会议组织等事务；统筹对外关系工作的后勤保障；管理公司对外礼品、标识等物资；配合市场公关部门维护公司办公场所的对外形象。财务部门：负责对外关系相关费用（宣传费、合作费、接待费等）的预算审核与资金管理；规范对外费用的报销流程；对对外关系相关成本进行财务监督与分析。管理层：按权限审批对外关系重大事项（如重大合作、重要宣传活动、大额对外费用等）；协调解决对外关系管理中的重大问题；统筹对外关系资源配置；代表公司开展重要对外沟通活动。对外联络人员：严格按照公司对外关系管理规范开展工作；做好对外沟通、合作的全程记录；及时上报对外关系中的异常情况与风险隐患；配合相关部门开展对外事务对接。第二章对外关系核心环节管理第五条政府及监管部门关系管理沟通对接机制：市场公关部门牵头建立与各级药品监管、卫生健康、科技、市场监管等相关政府部门的常态化沟通机制，明确各部门的对接人员与沟通频率；定期收集政府部门发布的政策法规、行业标准等信息，及时传达至公司相关部门。政策响应与落实：针对政府部门发布的政策文件，市场公关部门联合相关业务部门开展政策解读，分析政策对公司业务的影响，制定落实方案并跟踪执行情况；主动向政府部门汇报公司业务发展情况与政策落实成效，积极争取政策支持。合规申报与配合检查：业务部门、行政部门等相关部门按要求完成政府部门要求的各类备案、审批、申报工作，确保申报材料真实、准确、完整；配合政府部门开展的监督检查、调研走访等工作，提前做好资料准备与现场协调，及时反馈检查中提出的问题并完成整改。沟通记录与归档：所有与政府部门的沟通内容（包括会议纪要、书面函件、口头沟通要点等）均需详细记录，形成《政府沟通记录表》，由市场公关部门整理归档；涉及重大事项的沟通，需及时向管理层汇报。第六条行业协会与社会组织关系管理入会与资质管理：市场公关部门结合公司业务发展需求，筛选符合条件的行业协会（如生物科技协会、医疗器械行业协会等）与社会组织，评估入会的必要性与价值，按权限报批后办理入会手续；妥善保管会员资质证明，按时完成会费缴纳、会员信息更新等工作。活动参与与互动：积极参与行业协会组织的政策研讨会、技术交流会、展会等活动，借助协会平台开展行业交流与品牌展示；主动融入协会工作，根据公司实际情况参与协会组织的标准制定、行业调研等活动，提升公司在行业内的话语权。信息共享与合作：通过行业协会获取行业动态、市场信息、技术趋势等资源，与协会内其他会员单位开展良性互动；在协会牵头下，可探索与其他会员单位的合作机会（如联合研发、资源共享等），推动行业协同发展。第七条业务合作伙伴关系管理合作前评估与准入：业务部门联合法务部门、质量管控部门（如需）对潜在业务合作伙伴（客户、供应商、科研机构等）开展资质评估，核查其营业执照、相关资质证明、信用记录、履约能力等信息，符合公司准入标准的纳入《合格合作伙伴名录》。合作洽谈与协议签订：业务部门开展合作洽谈时，需秉持公平、公正、互利的原则，明确合作范围、权利义务、合作期限、违约责任等核心条款；合作协议需经法务部门审核合规性，按权限报批后签订；协议签订后，由业务部门与市场公关部门分别归档备案。合作过程维护：业务部门建立合作伙伴日常沟通机制，定期了解合作伙伴的业务动态与需求，及时解决合作过程中出现的问题；对重要合作伙伴开展定期回访，维护稳定的合作关系；针对合作中的重大事项，需组织专题沟通会议并形成纪要。合作后评估与优化：业务部门每季度对合作伙伴的履约情况、合作成效开展综合评估，形成《合作伙伴评估报告》；对评估优秀的合作伙伴，可优先考虑深化合作；对评估不合格的，提出整改要求，整改后仍不合格的，终止合作并移出《合格合作伙伴名录》。第八条媒体关系管理媒体资源建设：市场公关部门筛选符合公司品牌定位的媒体资源（包括行业媒体、大众媒体、网络平台等），建立《媒体资源库》，明确各类媒体的对接人员与合作方式；定期与媒体开展沟通互动，维护良好的媒体关系。信息发布管理：公司对外发布的各类信息（如业务动态、技术成果、品牌活动、重大合作等）均需由市场公关部门统一审核，确保信息符合公司统一口径与合规要求；发布前需按权限报批，重大信息发布需经管理层审批；发布后跟踪媒体传播效果，收集反馈信息。媒体采访与活动配合：媒体提出采访需求时，市场公关部门统一对接，根据采访内容协调相关部门准备采访资料，确定采访人员与采访口径；配合媒体开展的专题报道、展会直播等活动，提前做好沟通协调与现场保障工作；采访结束后，对采访内容进行审核，确保报道内容准确无误。负面舆情应对：市场公关部门建立舆情监测机制，实时监测各类媒体平台涉及公司的信息；发现负面舆情时，立即启动《舆情应对预案》，第一时间向管理层汇报，组织相关部门分析舆情原因，制定应对方案；及时发布官方回应信息，澄清事实，引导舆论，避免舆情扩散；舆情处置完成后，开展复盘分析，总结经验教训。第九条公众关系与品牌形象管理科普宣传与信息公开：结合生物科技行业特性，市场公关部门组织开展科普宣传活动（如科普讲座、实验室开放日等），向公众普及行业知识，提升公司品牌认知度；按相关规定开展企业信息公开工作，主动公开公司业务范围、社会责任履行情况等非涉密信息，接受社会监督。公益活动开展：市场公关部门结合公司发展战略与社会需求，策划开展公益活动（如公益捐赠、健康科普公益行等），提升公司社会形象；公益活动方案需按权限报批，活动过程中做好全程记录，活动结束后及时总结并发布活动成效。公众意见反馈处理：建立公众意见反馈渠道（如客服热线、官方邮箱、社交媒体留言等），由市场公关部门牵头负责公众意见的收集、整理与反馈；对公众提出的合理诉求，协调相关部门及时处理并回复；对公众反映的问题，形成《公众意见处理记录表》，跟踪处理进度并归档。品牌形象维护：所有对外活动（包括沟通洽谈、宣传推广、公益活动等）均需严格遵守公司品牌形象规范，统一使用公司标识、宣传材料等；对外联络人员需注重言行举止，维护公司专业、诚信的品牌形象。第三章对外关系风险防控与监督管理第十条风险识别与评估市场公关部门联合法务部门、业务部门等相关部门定期开展对外关系风险排查，重点识别以下风险：合规风险：对外沟通、合作、宣传等活动违反法律法规、政策规定或行业规范，导致公司面临处罚或声誉损害；舆情风险：对外信息发布不当、合作过程出现纠纷、被媒体负面报道等引发的舆情危机；合作风险：合作伙伴资质不符、履约能力不足、存在商业欺诈等导致合作失败或公司经济损失；廉洁风险：对外联络人员收受利益相关方回扣、利益输送、违规承诺等廉洁问题；信息泄露风险：对外沟通中泄露公司商业机密、技术秘密或合作伙伴商业信息。对识别的风险进行评估，确定风险等级，形成《对外关系风险评估报告》，制定针对性的防控措施。第十一条风险防控措施合规审核机制：所有对外合作协议、宣传材料、重要沟通函件等均需经法务部门审核，确保合规性；重大对外事项需经管理层审批后实施。信息发布管控：建立对外信息发布审核流程，明确审核权限与标准；对外发布的信息需经过“拟稿-部门审核-法务审核-管理层审批（如需）”等环节，确保信息准确、合规。人员培训与管理：定期组织对外联络人员开展法律法规、行业规范、沟通技巧、廉洁从业等方面的培训；建立对外联络人员廉洁承诺制度，对关键岗位人员实行轮岗制。合作伙伴动态管理：对《合格合作伙伴名录》中的合作伙伴开展动态评估，及时清理不合格合作伙伴；加强对合作过程的监督，防范合作风险。舆情预警与应对：完善舆情监测机制，扩大监测范围，提高监测频次；定期更新舆情应对预案，开展舆情应对演练，提升应急处置能力。第十二条应急处置发生对外关系重大风险事件（如重大舆情危机、政府处罚预警、合作伙伴重大违约、廉洁问题曝光等）时，立即启动应急处置预案：事件响应：相关部门第一时间向市场公关部门与管理层汇报事件情况；成立应急处置小组，明确各成员职责，开展事件调查，查明事件原因、影响范围与责任主体。方案制定与执行：应急处置小组结合事件情况制定处置方案，明确处置目标、措施、时间节点与责任人；法务部门提供法律支持，确保处置方案合规；各相关部门协同执行处置方案，及时控制风险蔓延。信息发布与沟通：由市场公关部门统一负责对外信息发布与沟通工作，严格遵循统一口径，及时、准确地向外部主体说明事件进展与处置措施；避免多渠道、多口径发布信息引发误解。复盘与改进：事件处置完成后，应急处置小组开展复盘分析，总结事件发生的原因与处置过程中的经验教训，完善对外关系风险防控措施与管理制度；相关处置过程与结果记录归档。第十三条监督检查日常监督：市场公关部门定期对公司对外关系活动的开展情况进行核查，重点检查沟通记录的完整性、信息发布的合规性、合作协议的履行情况等；对发现的问题及时提出整改要求，跟踪整改落实情况。专项审计：审计部门每半年开展一次对外关系管理专项审计，重点审计对外合作的合规性、对外费用的使用合理性、对外信息发布的规范性等；审计完成后出具专项审计报告，提出整改建议；相关部门需在规定期限内完成整改，审计部门跟踪整改效果。投诉举报处理：建立对外关系违规行为投诉举报机制，畅通举报渠道（如举报电话、邮箱等），鼓励员工对对外关系中的违规操作、廉洁问题等进行举报；相关部门对举报信息及时核查处理，严格保密举报人员信息；对举报属实的，可给予适当奖励；对举报不实且造成不良影响的，追究相关人员责任。第十四条对外关系资料归档管理市场公关部门建立对外关系资料归档体系，明确归档范围、流程与保存期限，确保资料完整、规范、可追溯：归档范围：包括但不限于《政府沟通记录表》、政策文件及解读材料、行业协会入会资料与活动记录、合作伙伴资质证明与评估报告、合作协议及补充协议、对外信息发布审核记录与宣传材料、舆情监测与应对记录、公益活动方案与总结、公众意见处理记录表、对外费用报销凭证、专项审计报告、风险评估报告等。归档流程：对外事务完成后（包括沟通结束、合作终止、活动完成等），相关对外联络人员整理相关资料，提交市场公关部门负责人审核；审核通过后，按档案分类标准归档，建立《对外关系资料归档台账》，明确归档资料名称、份数、归档日期、保管人等信息；电子资料需备份保存，确保数据安全。保存期限：对外关系资料保存期限不少于5年，涉及重大合作、法律纠纷、舆情危机、合规审批的资料保存期限不少于10年；超过保存期限的资料，按档案管理规定办理销毁手续，由2名及以上人员监督销毁，做好销毁记录。资料查阅：查阅对外关系资料需履行审批手续，填写《资料查阅申请表》，经市场公关部门负责人审批后，在指定地点查阅；严禁擅自复制、摘抄、篡改资料；涉及公司商业机密、合作伙伴商业信息的资料，需严格遵守保密制度，查阅人员需签订保密承诺书。第四章考核与责任追究第十五条考核指标与方式考核指标：公司将对外关系管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，核心考核指标包括：（1）沟通协作指标：政府部门沟通响应及时率、合作伙伴满意度、媒体沟通配合度、公众意见处理及时率；（2）合规管理指标：对外活动合规率、信息发布审核通过率、合作协议合规率、风险事件发生率；（3）品牌建设指标：品牌宣传活动成效、正面舆情占比、社会公益活动影响力、行业形象提升度；（4）资源整合指标：政策支持获取成效、行业资源对接成功率、合作伙伴拓展数量、媒体资源积累数量；（5）成本控制指标：对外费用预算执行准确率、对外费用使用合理性。考核方式：采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，月度开展基础指标考核，季度开展综合指标考核，年度开展全面考核；考核主体包括市场公关部门负责人、相关业务部门、管理层；考核结果结合部门/个人工作表现、对外关系台账、审计报告、外部反馈等综合确定。考核结果应用：考核结果与部门绩效奖金、个人薪酬调整、评优评先、岗位晋升等挂钩；对考核优秀的部门及个人，给予通报表彰、绩效奖励等奖励；对考核不合格的，进行约谈提醒、专项培训，督促整改；整改仍不合格的，调整岗位或按公司相关规定处理。第十六条责任追究情形对违反本制度规定，导致公司经济损失、合规处罚、品牌声誉损害的部门或个人，依法依规追究责任，具体情形包括：未经审批擅自开展重大对外活动、签订对外合作协议、发布对外信息的；对外沟通、合作中弄虚作假、提供虚假信息，或隐瞒重要情况导致公司损失的；违反合规要求开展对外活动，导致公司面临政府处罚或行业惩戒的；对外信息发布不当、沟通口径不一致，引发负面舆情或损害公司品牌形象的；未按规定开展合作伙伴评估与管理，导致与不合格合作伙伴合作引发风险的；发现对外关系风险隐患未及时上报、拖延处置，导致损失扩大的；对外联络人员收受利益相关方回扣、利益输送、违规承诺，损害公司利益的；未按规定归档对外关系资料，或丢失、损毁、泄露重要资料（尤其是商业机密、合作伙伴信息）的；对外费用使用不规范、虚报冒领对外费用的；拒绝配合监督检查、审计工作，或提供虚假资料的；其他违反本制度规定，造成公