2026年生物科技服务公司发票管理制度

2026年生物科技服务公司发票管理制度第一章总则第一条为规范公司发票管理工作，加强发票的取得、开具、保管、核销等全流程管控，保障公司财务核算的真实性、准确性和合法性，防范发票管理风险，维护公司经济利益，根据《中华人民共和国发票管理办法》《中华人民共和国增值税暂行条例》及其实施细则等国家相关法律法规，结合生物科技服务行业特性及公司经营管理实际，制定本制度。第二条本制度所称发票，是指公司在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的各类法定票据，包括增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票（含增值税电子专用发票、增值税电子普通发票）、其他普通发票等。第三条本制度适用于公司全体员工及各部门、各业务单元的发票管理活动，涵盖发票的取得、审核、报销、开具、保管、核销、归档及相关风险管控等环节。公司全资、控股子公司的发票管理可参照本制度执行，或结合自身实际制定专项实施细则。第四条发票管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守国家发票管理相关法律法规，确保发票的取得、开具、使用等环节符合法律规定；（二）真实准确原则：发票所记载的经济业务必须真实存在，票面信息（如开票主体、受票主体、商品或服务名称、金额、税率、税额等）必须准确完整，与实际经营业务相符；（三）全流程管控原则：建立“事前防范、事中审核、事后监督”的全流程发票管理机制，覆盖发票取得至核销归档的各个环节，确保管理无遗漏；（四）责任明晰原则：明确各部门及员工在发票管理中的职责，建立“财务部归口管理、业务部门直接负责、全员参与配合”的管理体系，确保责任落实到人；（五）安全保密原则：加强发票及相关凭证的保管，防范发票丢失、损毁或信息泄露；涉及公司商业秘密、研发项目信息的发票及相关资料，需严格执行保密管理规定；（六）高效便捷原则：在合规前提下，优化发票管理流程，提升发票流转效率，保障财务核算和业务开展的顺畅性；（七）行业适配原则：结合生物科技服务行业业务特点，针对研发费用发票、技术服务发票、实验耗材采购发票等特殊类型发票，制定专项管理要求，保障研发活动、技术服务业务的合规核算。第五条各部门发票管理职责分工：（一）财务部：作为发票管理的归口管理部门，负责牵头制定、修订本制度及相关管理细则；负责发票的统一申购、领用、保管、核销、归档工作；负责发票开具的审核、复核及开具操作；负责对取得发票的真实性、合法性、准确性进行审核；负责指导各部门开展发票管理相关工作；负责对接税务机关，处理发票相关税务事宜；负责建立发票管理台账，对发票流转全流程进行记录；负责发票管理风险的日常监控与排查；（二）各业务部门：作为发票取得和开具申请的责任部门，负责在业务开展过程中主动索取合法、合规的发票；负责对取得发票的票面信息进行初步审核，确保与业务实际相符；负责及时将取得的发票提交财务部审核报销；负责根据业务需求，规范提交发票开具申请，提供真实、完整的开票信息及相关佐证材料；配合财务部开展发票核查、风险排查等工作；（三）研发部：负责研发相关业务发票（如研发设备采购发票、实验耗材发票、研发服务发票等）的初步审核，确保发票所对应业务与研发项目相关；配合财务部做好研发费用发票的归集、核算及相关税务优惠政策的适用工作；（四）采购部：负责采购业务（如实验设备、耗材、办公物资等采购）发票的取得与初步审核，确保采购发票与采购合同、入库单等凭证相符；建立采购发票与采购业务的对应关系，配合财务部做好发票审核与核算工作；（五）销售部/市场部：负责销售业务、技术服务业务发票开具的申请工作，准确提供客户信息、服务内容、金额等开票所需资料；负责跟进发票开具进度及交付情况；配合财务部处理销售发票相关的红字发票开具、发票退回等事宜；（六）法务部：负责对发票管理相关制度、合同条款（如购销合同、服务合同中关于发票的约定）的合规性进行审核；为发票管理过程中涉及的法律纠纷提供专业支持；（七）行政部：负责办公物资采购、后勤服务等相关发票的取得、初步审核及提交报销工作；配合财务部做好相关发票的核查工作；（八）员工：在开展业务活动时，需主动索取合法合规的发票；对取得的发票妥善保管，避免丢失、损毁；按照规定及时将发票提交所在部门及财务部审核报销；严格遵守本制度关于发票使用、保管的相关规定；发现发票管理相关问题及时向所在部门或财务部报告。第二章发票取得管理第六条发票取得的基本要求：公司在发生采购商品、接受服务（如实验耗材采购、设备采购、研发服务、技术咨询、办公服务等）等经营活动时，相关责任部门及员工必须向收款方主动索取符合国家规定的合法有效发票。未按规定取得发票的，相关费用原则上不予报销。第七条取得发票的审核标准：各业务部门在取得发票后，需先进行初步审核，审核无误后提交财务部进行最终审核。审核内容包括但不限于以下方面：（一）发票基本要素完整性：发票抬头必须为公司全称，纳税人识别号（统一社会信用代码）准确无误；发票代码、发票号码、开票日期、销售方名称及纳税人识别号、购买方名称及纳税人识别号、商品或服务名称、规格型号（如需）、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等要素必须完整填写，无遗漏、无涂改；电子发票需确保版式文件完整、清晰，无篡改痕迹；（二）发票真实性：发票必须为税务机关认可的合法有效票据，不得取得虚假发票、作废发票、伪造发票；可通过税务机关官方网站、发票查验平台等渠道对发票真伪进行初步查验；（三）业务相关性：发票所记载的商品或服务内容必须与实际发生的经济业务相符，且与业务合同、入库单、验收单、付款凭证等相关佐证材料一致；对于研发相关发票，需确认其对应的业务属于研发项目范畴；（四）税率及税额准确性：发票所适用的税率必须符合国家税收政策规定，税额计算准确无误；对于可抵扣进项税额的增值税专用发票，需确认税率适用正确，税额计算无差错；（五）发票签章规范性：纸质发票需加盖销售方的发票专用章，印章清晰、完整，与销售方名称一致；电子发票的电子签章需符合相关规定，确保合法有效；（六）其他要求：发票开具日期需在业务发生期间内，不得取得过期发票；同一笔业务不得拆分开具多份发票（特殊情况需经财务部审批）；不得取得与业务无关的发票用于报销。第八条特殊类型发票的取得管理：（一）增值税专用发票：公司为增值税一般纳税人，在采购商品、接受应税服务时，对于符合抵扣条件的项目，应优先索取增值税专用发票，以保障进项税额抵扣权益；取得增值税专用发票后，需在开票之日起360日内（按税务政策调整）完成认证或勾选确认（如有），逾期未认证或勾选的，将无法抵扣进项税额，相关损失由责任部门或个人承担；（二）电子发票：取得电子发票时，需确认发票信息与业务实际一致，版式文件为官方合法有效的PDF或OFD格式；接收电子发票后，需及时下载归档，并将电子发票原件（版式文件）提交财务部备案；严禁篡改电子发票信息或使用伪造的电子发票；（三）研发相关发票：研发部在取得研发设备采购、实验耗材采购、研发服务、技术开发等研发相关发票时，需额外审核发票所对应业务是否属于研发项目范围，是否符合研发费用核算及加计扣除的相关要求；并在发票上标注对应的研发项目名称或编号，以便财务部进行专项归集核算；（四）进口业务发票：发生进口商品、进口服务等业务时，需取得海关进口增值税专用缴款书、进口货物报关单等相关凭证，作为财务核算及进项税额抵扣的依据；相关凭证需符合海关及税务机关的相关规定，要素完整、信息准确。第九条发票取得的时限要求：各业务部门及员工在业务完成且取得发票后，需在业务完成之日起15个工作日内将发票及相关佐证材料提交所在部门审核，部门审核无误后，在5个工作日内提交财务部审核报销。因特殊情况无法按时提交的，需向所在部门及财务部提交书面说明，经审批同意后可适当延期，但最长不得超过30个工作日。逾期未提交且无合理理由的，财务部有权拒绝报销相关费用。第十条异常发票的处理：在发票取得审核过程中，发现以下异常情况的，相关部门及财务部需按以下规定处理：（一）发票要素不完整、填写错误的：由业务部门及时与收款方沟通，要求对方重新开具正确的发票；无法重新开具的，需取得收款方出具的加盖发票专用章的更正说明，并确保更正内容清晰、合规，否则不予报销；（二）疑似虚假发票、伪造发票的：业务部门需立即停止相关费用的报销流程，将发票提交财务部进行核查；财务部通过税务机关官方渠道进行查验，确认发票虚假或伪造的，一律不予报销，并及时向公司管理层报告；同时，业务部门需协助财务部追究相关责任方的责任，必要时交由法务部通过法律途径解决；（三）发票与业务实际不符的：由业务部门核实情况，如因开票错误导致的，需要求收款方重新开具符合实际业务的发票；如存在虚构业务、虚开发票等违规行为的，一律不予报销，并追究相关人员的责任；（四）发票丢失、损毁的：由发票取得责任人及时向所在部门及财务部报告；对于丢失的增值税专用发票，需按税务机关相关规定，由销售方提供相应的已报税证明单及发票复印件（加盖销售方发票专用章），经财务部审核并报税务机关备案后，方可作为报销及抵扣凭证（如符合抵扣条件）；对于丢失的普通发票，需取得销售方出具的加盖发票专用章的发票复印件，经所在部门负责人及财务部负责人审批后，方可作为报销凭证；发票损毁严重无法辨认的，参照发票丢失的相关流程处理。第三章发票开具管理第十一条发票开具的基本要求：公司在发生销售商品、提供技术服务（如生物检测服务、技术开发服务、技术咨询服务等）等经营活动时，需按照国家相关规定及客户要求，及时、准确、合规地开具发票。严禁无真实业务背景虚开发票，严禁开具与实际经营业务不符的发票。第十二条发票开具的申请流程：（一）申请：销售部、市场部等业务部门在完成销售业务或提供技术服务后，需填写《发票开具申请表》，明确客户名称、纳税人识别号（如需）、地址、电话（如需）、开户银行及账号（如需）、商品或服务名称、规格型号（如需）、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计、发票类型（增值税专用发票/普通发票/电子发票）、开票方式（纸质/电子）、交付方式（邮寄/现场领取/电子送达）等信息，并附上业务合同、服务确认单、收款凭证（如需）等相关佐证材料，经部门负责人审核签字后，提交财务部；（二）审核：财务部收到《发票开具申请表》及相关佐证材料后，对申请资料的完整性、准确性及业务的真实性进行审核；审核内容包括但不限于：客户信息是否准确完整、开票内容是否与业务合同及服务确认单一致、税率适用是否正确、金额计算是否准确、相关佐证材料是否齐全等；审核无误后，由财务负责人签字确认；（三）开具：财务部开票人员根据审核通过的《发票开具申请表》，按照国家发票管理规定及公司财务系统操作规范，准确开具发票；开具过程中需严格核对发票要素，确保无差错；电子发票开具完成后，需及时生成合法有效的版式文件；（四）交付：发票开具完成后，由财务部或申请部门按申请的交付方式将发票交付给客户；采用邮寄方式的，需选择可靠的邮寄渠道，做好邮寄记录，确保发票安全送达；采用电子送达方式的，需通过公司指定的邮箱或电子发票平台发送给客户，并确认客户成功接收；现场领取的，需由客户签字确认领取；（五）归档：财务部开票人员需及时将开具的发票信息录入发票管理台账，包括发票代码、发票号码、开票日期、客户名称、金额、税额、价税合计、发票类型、交付情况等信息；同时，将《发票开具申请表》、业务合同、服务确认单等相关佐证材料与发票存根联（纸质发票）或版式文件（电子发票）一并归档保存。第十三条发票开具的规范要求：（一）商品或服务名称开具规范：发票上的商品或服务名称需与实际销售的商品、提供的服务一致，且符合税务机关关于商品和服务税收分类与编码的相关规定；开具技术服务类发票时，需明确服务具体内容（如“生物检测服务”“技术开发服务”“技术咨询服务”等），不得笼统开具为“服务费”“咨询费”等；（二）税率及税额开具规范：严格按照国家税收政策规定的税率开具发票，不得擅自提高或降低税率；税额计算需准确无误，价税合计金额与实际收款金额或合同约定金额一致；（三）红字发票开具规范：发生销售退回、销售折让、开票错误等情形需要开具红字发票的，需严格按照税务机关相关规定执行；由销售部/市场部牵头，收集相关证明材料（如客户退回的发票原件、销售退回协议、折让协议、开票错误说明等），填写《红字发票开具申请表》，经部门负责人审核后提交财务部；财务部审核相关材料及情况，确认符合红字发票开具条件后，按规定流程开具红字发票；红字发票开具后，需及时将相关信息录入发票管理台账，并将红字发票与对应的蓝字发票及相关证明材料一并归档；（四）发票作废规范：纸质发票开具后，如发生开票错误、客户信息错误等情形，且发票尚未交付客户、未跨月的，可按规定作废发票；作废发票时，需将发票联、抵扣联（如有）、存根联全部收回，加盖“作废”戳记，并在财务系统中进行作废处理；作废发票需妥善保管，不得随意丢弃；电子发票开具后，如需作废，需按税务机关相关规定及电子发票平台操作要求处理，通常需通过开具红字电子发票的方式进行冲销；（五）客户信息管理规范：业务部门需建立客户信息档案，确保客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户银行及账号等信息准确完整；客户信息发生变更时，需及时更新档案，并通知财务部；财务部需对客户信息进行核实，确保开票信息准确无误。第十四条特殊业务发票开具管理：（一）免税业务发票开具：对于符合国家税收优惠政策的免税业务（如某些技术开发、技术转让业务），开具发票时需选择“免税”税率，不得开具增值税专用发票；相关业务需符合税收优惠政策的适用条件，并按规定向税务机关备案；（二）预收款业务发票开具：发生预收款业务时，如客户要求开具发票，需按税务机关相关规定处理；对于尚未发生应税销售行为的预收款，原则上开具不征税发票；待实际发生销售行为或提供服务后，再根据实际情况开具应税发票，并对原不征税发票进行冲销处理；（三）跨期业务发票开具：对于跨会计期间的销售业务或服务业务，需在实际发生应税行为的当期开具发票，不得提前或延迟开具；特殊情况需延迟开具的，需经财务部及管理层审批，并按税务机关相关规定处理。第四章发票保管管理第十五条发票保管的责任主体：财务部是发票保管的主要责任部门，负责空白发票、已开具发票存根联、电子发票版式文件、发票相关佐证材料等的集中保管；各业务部门及员工负责对取得的未报销发票、已提交报销但尚未审核完成的发票进行妥善保管。第十六条空白发票的保管：（一）空白发票的申购：财务部根据公司业务需求，向税务机关申请领购空白发票；领购空白发票后，需及时在财务系统中进行登记，建立空白发票管理台账，详细记录发票代码、发票号码、领购日期、领购数量等信息；（二）空白发票的存放：空白发票需存放在财务部指定的安全保管场所（如保险柜），由专人负责保管；保管人员需严格遵守保密规定，妥善保管发票领购簿及开票设备（如税控盘、金税盘），防止空白发票丢失、被盗用；（三）空白发票的领用：财务部内部开票人员因工作需要领用空白发票时，需填写《空白发票领用申请表》，经财务负责人审批后，从保管人员处领用；领用人员需核对领用发票的代码、号码、数量，确认无误后签字确认；领用的空白发票需由领用人员妥善保管，严禁转借、转让、代开；（四）空白发票的核销：领用的空白发票使用完毕后，领用人员需及时将发票存根联交回保管人员，保管人员核对存根联与领用记录，确认无误后在空白发票管理台账中进行核销登记；对于作废的空白发票，需全部联次收回，加盖“作废”戳记，与已使用发票存根联一并保管；（五）空白发票的盘点：财务部每月需对空白发票进行盘点，核对空白发票实际库存与管理台账记录是否一致，确保账实相符；盘点结果需形成盘点报告，由盘点人员及保管人员签字确认；如发现空白发票短缺、丢失等情况，需立即向财务部负责人及管理层报告，并按税务机关相关规定及时处理。第十七条已开具发票的保管：（一）纸质发票存根联：已开具的纸质发票存根联需由财务部按发票代码、发票号码顺序整理装订，妥善保管；装订成册的发票存根联需标注发票所属期间、发票代码、发票号码范围等信息；（二）电子发票版式文件：已开具的电子发票版式文件需由财务部统一存储在公司指定的服务器或云存储平台，建立电子发票归档目录，按客户、开票日期等分类管理，确保电子发票的可追溯性；同时，需定期对电子发票数据进行备份，防止数据丢失；（三）发票相关佐证材料：与发票开具相关的《发票开具申请表》、业务合同、服务确认单、收款凭证等佐证材料，需与发票存根联（纸质发票）或版式文件（电子发票）一并归档保管，确保发票开具业务的可核查性。第十八条取得发票的保管：（一）未报销发票：各业务部门及员工取得发票后，在提交报销前需妥善保管，避免折叠、污损、丢失；可将发票按业务类型、日期等分类整理，放置在安全的位置；（二）已报销发票：财务部审核通过并完成报销的发票，需作为记账凭证的附件，按会计档案管理规定进行归档保管；归档时需确保发票与记账凭证、报销单、相关佐证材料（如合同、入库单、验收单等）整理齐全、顺序正确。第十九条发票保管期限：发票的保管期限需严格遵守国家会计档案管理相关规定，至少保存5年；保存期满后，需由财务部牵头，会同相关部门进行鉴定，经管理层审批后，按规定程序向税务机关申请销毁，严禁擅自销毁发票及相关档案资料。第二十条发票保管的安全要求：（一）发票保管场所需具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，防止发票因自然灾害、人为因素等造成损坏、丢失；（二）电子发票的存储需采取加密、权限管控等安全措施，防止电子发票信息被篡改、泄露；严格控制电子发票存储系统的访问权限，只有授权人员方可访问；（三）严禁将发票及相关档案资料随意堆放、转借他人，或带出公司保管场所；确因工作需要带出的，需经财务部负责人审批，并办理相关借阅手续，明确借阅期限及归还要求，确保资料安全。第五章发票核销与归档管理第二十一条发票核销的范围：包括空白发票的核销、已开具发票的核销、红字发票的核销等。发票核销工作由财务部负责，确保发票流转全流程闭环管理。第二十二条空白发票的核销：按本制度第四章第十六条第四款的规定执行，即领用的空白发票使用完毕后，领用人员将存根联交回保管人员，保管人员核对无误后在空白发票管理台账中进行核销登记；作废的空白发票全部联次收回后，与已使用发票存根联一并保管，视同已核销。第二十三条已开具发票的核销：财务部开票人员在开具发票后，需及时在发票管理台账中记录发票开具信息，并在完成发票交付及归档后，在台账中进行核销标记；每月末，财务部需对已开具发票进行汇总核对，确保所有已开具发票均已完成交付、归档及核销登记，无遗漏、无差错。第二十四条红字发票的核销：红字发票开具完成后，财务部需在发票管理台账中记录红字发票信息，并关联对应的蓝字发票；同时，将红字发票与蓝字发票、相关证明材料一并归档，完成红字发票的核销登记。第二十五条发票归档的基本要求：发票归档工作需遵循“及时、完整、规范、可追溯”的原则，确保所有发票及相关资料均按规定归档，便于后续查阅、核查及税务检查。第二十六条发票归档的范围：包括空白发票存根联、已开具发票存根联（纸质）、电子发票版式文件、红字发票及对应的蓝字发票、发票领用登记台账、发票开具申请表、发票取得的相关佐证材料（合同、入库单、验收单等）、发票核查记录、发票盘点报告、发票销毁申请及审批文件等与发票管理相关的各类资料。第二十七条发票归档的流程：（一）整理：财务部指定专人负责发票及相关资料的整理工作，按发票类型（增值税专用发票、普通发票、电子发票）、业务类型（采购、销售、研发服务等）、时间周期（月度、季度、年度）等分类标准进行整理，确保资料整齐有序；（二）装订：纸质发票及相关资料需按规定装订成册，装订时需加装封面、封底，在封面上注明档案名称、所属期间、发票数量、装订人、装订日期等信息；电子发票版式文件需按分类标准建立电子文件夹，进行统一存储；（三）登记：建立发票归档台账，详细记录归档资料的名称、所属期间、数量、存放位置、归档日期、归档人等信息，确保归档资料的可追溯性；（四）存放：装订成册的纸质发票档案需存放在财务部指定的档案保管场所，按归档台账记录的存放位置有序摆放；电子发票档案需存储在公司指定的安全存储设备中，并定期备份；（五）借阅：因工作需要借阅发票档案的，需填写《档案借阅申请表》，经财务部负责人审批后，方可借阅；借阅纸质档案的，需在指定地点查阅，严禁带出档案保管场所；确需带出的，需经管理层审批，并限期归还；借阅电子档案的，需严格遵守电子档案访问权限管理规定，严禁复制、传播电子档案信息；借阅完成后，需及时办理归还手续，借阅人员需对借阅的档案资料妥善保管，避免丢失、损毁。第六章发票管理风险防控与监督检查第二十八条发票管理风险防控：财务部需建立发票管理风险防控机制，定期对发票管理全流程进行风险排查，及时发现并防范各类发票管理风险，主要包括以下方面：（一）虚假发票风险：加强对取得发票的真伪查验，通过税务机关官方查验平台、大数据分析等方式，提高虚假发票识别能力；对异常发票（如开票方为非正常户、发票信息与业务不符等）及时进行核查处理；（二）虚开发票风险：严格审核发票开具的业务真实性，加强对开票申请资料的审核，确保发票开具与实际经营业务一致；严禁无真实业务背景开具发票，严禁为他人代开发票；（三）发票丢失、损毁风险：加强对发票保管环节的管控，规范发票保管流程，落实保管责任，防止发票丢失、损毁；建立发票丢失、损毁应急处理机制，及时处理相关问题；（四）进项税额抵扣风险：加强对增值税专用发票认证、勾选确认的管理，确保在规定期限内完成认证或勾选，避免因逾期导致进项税额无法抵扣；严格审核可抵扣进项税额的发票，确保符合抵扣条件；（五）税务合规风险：密切关注国家税收政策变化，及时更新发票管理相关流程及要求，确保发票管理符合最新税收政策规定；定期对接税务机关，了解税务征管要求，积极配合税务检查工作；（六）信息泄露风险：加强对发票相关信息（如客户信息、公司经营信息、研发项目信息等）的保密管理，严格控制发票信息的访问权限；规范电子发票的存储、传输流程，防止信息泄露。第二十九条监督检查机制：建立常态化的发票管理监督检查机制，监督主体包括管理层、财务部、内部审计部门等，监督检查内容包括但不限于：（一）制度执行情况：核查各部门及员工是否严格遵守本制度关于发票取得、开具、保管、核销、归档等相关规定；（二）发票取得审核情况：核查取得的发票是否合法合规、要素完整，审核流程是否规范，异常发票处理是否及时、合规；（三）发票开具情况：核查发票开具是否真实、准确、合规，开票申请审核流程是否完整，红字发票开具、发票作废是否符合规定；（四）发票保管情况：核查空白发票、已开具发票、取得发票的保管是否规范，保管场所是否安全，保管期限是否符合规定；（五）核销与归档情况：核查发票核销流程是否规范，核销台账是否完整准确；发票归档是否及时、完整，归档流程是否符合规定；（六）风险防控情况：核查发票管理风险排查是否定期开展，发现的风险问题是否及时整改，风险防控措施是否落实到位。第三十条监督检查方式：（一）日常监督：财务部对日常发票管理工作进行常态化监督检查，及时发现