2026年生物科技服务公司费用报销管理制度

2026年生物科技服务公司费用报销管理制度第一章总则第一条为规范公司费用报销管理工作，加强内部控制，提高资金使用效益，保障公司资产安全，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等相关法律法规及公司财务管理制度，结合公司生物科技服务业务实际（含研发实验、样品检测、野外采样、学术交流、核心客户服务等费用特性），制定本制度。第二条本制度所称费用报销，是指公司员工在开展业务活动过程中发生的、符合公司规定的各项费用，凭合法有效的原始凭证向公司申请报销，经审批后由财务部门支付款项的行为。第三条本制度适用于公司全体员工及所有费用报销事项，包括但不限于日常办公费用、差旅费、业务招待费、研发实验费、样品检测费、野外采样费、培训费用、通讯费、运输费等。公司各部门、各分支机构及所有参与费用报销管理工作的人员，均需严格遵守本制度规定。第四条费用报销管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则。报销费用必须符合国家法律法规及公司规章制度，报销凭证必须真实、合法、完整、有效；（二）预算管控原则。费用报销严格遵循公司年度预算及部门分项预算，超预算费用需按规定履行预算调整审批程序后方可报销；（三）权责明晰原则。明确各部门及人员在费用报销中的职责，确保报销申请、审核、审批、支付等环节责任落实到位；（四）及时高效原则。员工应在费用发生后按规定时限提交报销申请，各审核、审批环节应高效推进，确保报销款项及时支付；（五）真实合理原则。报销费用必须真实发生，且与公司业务活动直接相关，费用标准符合公司规定及市场公允水平；（六）公开透明原则。报销流程、审批权限、费用标准等信息公开透明，接受全体员工监督。第五条公司费用报销管理工作由财务部门牵头负责，各业务部门配合开展本部门费用报销的初审及预算管控工作，人力资源部门负责员工薪酬相关费用的审核，法务部门负责报销相关法律风险的把控，公司决策层负责重大费用报销事项的审批。第二章职责分工第六条公司决策层职责：（一）审定公司费用报销管理制度及相关配套文件；（二）审批公司年度费用预算及重大预算调整事项；（三）审批超权限的重大费用报销事项（如单笔报销金额超5万元的费用、特殊业务费用等）；（四）协调解决费用报销管理过程中的重大问题，保障管理工作有序推进；（五）审批费用报销相关的重大奖惩事项。第七条财务部门职责：（一）牵头制定、修订公司费用报销管理制度及相关实施细则；（二）负责费用报销的审核工作，核实报销凭证的真实性、合法性、完整性，审核费用发生的合理性及是否符合公司规定；（三）负责费用报销的核算工作，准确归集各类费用，纳入相应的成本费用科目及部门预算；（四）按照审批意见办理费用支付手续，确保资金支付安全、及时、准确；（五）建立费用报销台账，详细记录费用报销的部门、金额、事由、支付时间等信息；（六）开展费用报销数据分析，监控费用预算执行情况，及时向公司决策层反馈预算执行偏差及优化建议；（七）负责费用报销相关凭证、资料的归档、保管及查阅管理工作；（八）向各部门及员工解读费用报销管理制度及相关规定，解答报销相关疑问。第八条各业务部门职责：（一）严格遵守公司费用预算管理规定，合理控制本部门费用支出；（二）负责本部门员工费用报销的初审工作，核实费用发生的真实性、与业务活动的相关性及报销凭证的完整性；（三）及时督促本部门员工按规定时限提交费用报销申请；（四）配合财务部门开展费用预算执行分析及费用报销专项检查工作；（五）对本部门发生的违规报销行为承担相应的管理责任。第九条人力资源部门职责：（一）负责员工薪酬、福利、社保、公积金等相关费用的审核工作；（二）负责员工培训费用的初审工作，核实培训事项的真实性、培训费用的合理性及是否符合公司培训管理规定；（三）配合财务部门开展员工相关费用的核算及归档工作。第十条法务部门职责：（一）审核公司费用报销管理制度及相关配套文件，确保符合相关法律法规要求；（二）对涉及合同、法律纠纷的费用报销事项提供法律咨询支持，审核相关法律文书的合法性；（三）协助处理费用报销过程中出现的法律争议及纠纷；（四）跟踪相关法律法规政策变化，及时向公司及财务部门提示法律风险。第十一条员工职责：（一）严格遵守公司费用报销管理制度及相关规定，规范留存费用报销凭证；（二）在费用发生后按规定时限提交真实、完整的报销申请，对报销凭证的真实性、合法性承担直接责任；（三）配合各审核环节提供必要的补充说明及相关资料；（四）对报销过程中发现的问题及时向财务部门或所在部门反馈；（五）若存在虚报、冒领、伪造凭证等违规报销行为，承担相应责任。第三章报销范围与标准第一节日常办公费用第十二条日常办公费用包括但不限于办公用品费、打印复印费、水电费、物业费、网络通讯费、办公设备维修保养费等。第十三条办公用品费报销标准：公司实行办公用品集中采购管理，各部门根据工作需要向行政部门提交采购申请，由行政部门统一采购后按实际采购金额报销；个人自行采购的办公用品，需事先经部门负责人审批，报销时需提供合法发票及采购清单，单次报销金额不超过500元。第十四条打印复印费、水电费、物业费、网络通讯费等费用，按实际发生金额报销，报销时需提供合法发票及相关费用明细单；办公设备维修保养费报销需提供维修合同（如有）、维修清单及合法发票，单次维修费用超过2000元的，需提供两家及以上维修机构的报价单。第二节差旅费第十五条差旅费包括但不限于交通费（飞机票、火车票、汽车票、出租车票等）、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。第十六条交通费报销标准：（一）员工出差乘坐交通工具的等级标准根据岗位级别确定，核心管理岗位及核心技术研发岗位员工可乘坐高铁一等座、飞机经济舱；其他岗位员工可乘坐高铁二等座、动车一等座、飞机经济舱（紧急公务经部门负责人审批后）；（二）未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人承担；因特殊情况（如无合适车次、航班）需升级乘坐交通工具的，需事先经部门负责人及财务部门负责人审批；（三）市内交通费按实际发生金额报销，优先选择公共交通工具，单次出租车费用超过200元的，需在报销时注明事由并经部门负责人审批。第十七条住宿费报销标准：（一）员工出差住宿费按出差目的地级别及岗位级别确定报销标准，一线城市（如北京、上海、广州、深圳）核心管理岗位及核心技术研发岗位员工每人每天不超过800元，其他岗位员工每人每天不超过500元；二线城市核心管理岗位及核心技术研发岗位员工每人每天不超过600元，其他岗位员工每人每天不超过400元；三线及以下城市核心管理岗位及核心技术研发岗位员工每人每天不超过400元，其他岗位员工每人每天不超过300元；（二）两人及以上同性员工共同出差的，应合住一间房，报销标准按单人标准的1.5倍执行；（三）超标准住宿的，超支部分由个人承担；因特殊情况（如会议统一安排、紧急公务）需超标准住宿的，需事先经部门负责人及财务部门负责人审批。第十八条伙食补助费报销标准：员工出差伙食补助费按出差天数计算，每人每天100元，按实际出差天数一次性发放，不再报销餐饮费用；如出差期间有接待单位提供餐饮的，相应天数的伙食补助费不予发放。第三节业务招待费第十九条业务招待费是指公司为开展业务活动、维护客户关系而发生的餐饮费、礼品费、接待场所租赁费等费用。第二十条业务招待费报销标准：（一）业务招待费实行限额管理，各部门年度业务招待费限额不超过本部门年度营业收入的5‰（具体比例可根据公司实际经营情况调整）；（二）单次业务招待费用不超过3000元的，由部门负责人审批；单次业务招待费用超过3000元不超过10000元的，由部门负责人及财务部门负责人审批；单次业务招待费用超过10000元的，需报公司决策层审批；（三）业务招待礼品费用单次不超过1000元/人，报销时需注明礼品接收人及事由；严禁赠送现金、有价证券及其他违规礼品；（四）业务招待费报销需提供合法发票、消费明细单及业务招待审批单，明确招待对象、事由、参与人员等信息。第四节研发实验费第二十一条研发实验费是指公司开展核心技术研发、产品创新等活动发生的费用，包括但不限于实验材料购置费、实验设备租赁费、实验检测费、试剂耗材费、专家咨询费等。第二十二条研发实验费报销标准：（一）研发实验费报销需严格遵循研发项目预算，超预算费用需按规定履行预算调整审批程序；（二）实验材料购置费、试剂耗材费报销需提供合法发票、采购清单及研发项目负责人签字确认的领用单；批量采购实验材料及试剂耗材的，需提供采购合同；（三）实验设备租赁费报销需提供租赁协议、合法发票及设备使用记录；（四）专家咨询费报销需提供专家咨询协议、专家身份证复印件及合法发票，专家咨询费标准按行业惯例及项目需求确定，税前支付标准不超过国家相关规定；（五）研发实验过程中发生的废弃物处理费、实验场地租赁费等其他费用，按实际发生金额报销，需提供合法发票及相关合同（如有）。第五节野外采样费第二十三条野外采样费是指公司开展野外样品采集业务发生的费用，包括但不限于交通费、住宿费、伙食费、采样设备租赁费、样品运输费、野外补贴等。第二十四条野外采样费报销标准：（一）交通费、住宿费报销标准参照差旅费相关规定执行；（二）伙食费按实际发生金额报销，每人每天不超过150元；如无法提供餐饮发票，可按每人每天120元发放伙食补贴；（三）野外补贴根据采样地点偏远程度及工作难度确定，一般地区每人每天100元，偏远艰苦地区每人每天200元，按实际采样天数发放；（四）采样设备租赁费、样品运输费按实际发生金额报销，需提供合法发票及相关合同（如有）；样品运输需选择具备相应资质的运输机构，报销时需提供运输机构资质证明。第六节其他费用第二十五条培训费用：员工参加与工作相关的专业技能培训、行业交流等发生的费用，按实际发生金额报销，需提供培训通知、培训协议（如有）、合法发票；公司内部组织的培训费用，按实际支出报销；培训费用单次超过5000元的，需事先经部门负责人及人力资源部门负责人审批。第二十六条通讯费：公司为核心管理岗位、核心技术研发岗位及经常外出办公的岗位员工发放通讯补贴，补贴标准根据岗位级别确定，每人每月不超过500元，按月发放；其他岗位员工通讯费按实际发生金额报销，每人每月不超过200元，需提供合法发票。第二十七条运输费：公司业务活动发生的货物运输费，按实际发生金额报销，需提供运输合同、合法发票及货物运输清单；优先选择具备相应资质的运输机构，确保货物运输安全。第二十八条其他未列明费用，报销标准参照同类费用相关规定执行；无同类费用可参照的，由财务部门牵头制定临时报销标准，报公司决策层审批后执行。第四章报销流程第二十九条报销申请。员工应在费用发生后15个工作日内（差旅费、野外采样费可在出差、采样结束后10个工作日内）提交报销申请，具体要求如下：（一）填写《费用报销单》，准确填写报销部门、报销人、报销日期、费用事由、费用金额、附件张数等信息；（二）整理报销凭证，将合法有效的发票、收据、费用明细单、合同协议、审批单等相关凭证按顺序粘贴整齐，确保凭证真实、完整、清晰；（三）通过公司指定的报销管理系统提交电子报销申请，同时将纸质《费用报销单》及相关凭证提交至所在部门负责人审核。第三十条部门审核。部门负责人在收到员工报销申请后3个工作日内完成审核，审核内容包括：（一）费用发生的真实性及与本部门业务活动的相关性；（二）《费用报销单》填写的完整性、准确性；（三）报销凭证的完整性、规范性；（四）费用金额是否符合公司报销标准；（五）是否在部门预算范围内。审核通过后，部门负责人在《费用报销单》上签字确认，并将报销材料提交至财务部门；审核不通过的，退回员工补充完善或说明理由。第三十一条财务审核。财务部门在收到报销材料后5个工作日内完成审核，审核内容包括：（一）报销凭证的真实性、合法性、完整性，发票是否符合税务规定，是否加盖发票专用章；（二）《费用报销单》填写的准确性，费用金额与报销凭证金额是否一致；（三）费用标准是否符合公司规定，是否存在超标准报销情况；（四）是否履行必要的审批程序，审批签字是否完整；（五）是否在公司年度预算及部门分项预算范围内。审核通过后，财务部门负责人在《费用报销单》上签字确认，并将报销材料提交至相应审批人；审核不通过的，退回员工或部门补充完善，或向相关部门反馈问题。第三十二条审批支付。审批人在收到报销材料后3个工作日内完成审批，具体审批权限按本制度第五章相关规定执行：（一）审批通过的，审批人在《费用报销单》上签字确认，财务部门根据审批意见办理费用支付手续；（二）审批不通过的，退回财务部门或相关部门，说明退回理由；（三）财务部门在收到审批通过的报销材料后3个工作日内，通过银行转账等方式将报销款项支付至报销人指定的银行账户，并及时将支付结果告知报销人；（四）对于金额较大或特殊的费用报销事项，财务部门可要求报销人或相关部门提供补充说明或证明材料。第三十三条归档保管。财务部门在完成费用支付后，及时将《费用报销单》及相关凭证、审批材料整理归档，按照公司档案管理规定妥善保管，保管期限不少于10年。第三十四条特殊情况处理。因特殊原因（如发票丢失、延迟取得发票等）无法按规定时限或要求提交报销申请的，员工需事先向所在部门负责人及财务部门提交书面说明，经批准后可适当延期提交；发票丢失的，需提供发票开具单位出具的加盖公章的发票存根联复印件及相关证明材料，经财务部门审核确认后，方可办理报销手续。第五章审批权限第三十五条公司费用报销实行分级审批制度，根据报销费用金额及费用类型确定审批人，具体审批权限如下：（一）单笔报销金额不超过1000元的日常办公费用、通讯费等小额费用，由部门负责人审批；（二）单笔报销金额超过1000元不超过5000元的费用，由部门负责人及财务部门负责人审批；（三）单笔报销金额超过5000元不超过20000元的费用，由部门负责人、财务部门负责人及公司分管领导审批；（四）单笔报销金额超过20000元的费用，由部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导及公司决策层审批；（五）研发实验费、野外采样费等专项费用，无论金额大小，均需经研发项目负责人或采样项目负责人审核后，再按上述审批权限执行；（六）业务招待费审批权限按本制度第三章第三节相关规定执行；（七）超预算费用报销，需先履行预算调整审批程序，经公司决策层审批同意后，再按上述审批权限执行；（八）公司核心管理岗位员工的费用报销，由公司决策层审批。第三十六条审批人应严格履行审批职责，对报销费用的真实性、合理性、合规性进行严格审核，不得越权审批；审批人因特殊情况无法履行审批职责的，可授权其他符合审批权限的人员代为审批，授权需出具书面授权委托书，明确授权范围及授权期限。第三十七条对于存在疑问的报销事项，审批人可要求报销人或相关部门提供补充说明或证明材料，必要时可组织开展调查核实；对不符合规定的报销事项，审批人有权拒绝审批。第六章监督考核与责任追究第三十八条监督检查机制。公司建立费用报销管理监督检查机制，由财务部门牵头，联合内部审计部门、法务部门等相关部门，定期或不定期对公司费用报销管理工作进行监督检查，检查内容包括：（一）费用报销管理制度的执行情况；（二）报销凭证的真实性、合法性、完整性；（三）费用报销流程的规范性及审批权限的执行情况；（四）费用预算的执行情况；（五）费用报销台账的完整性、准确性；（六）违规报销行为的处理情况。监督检查可采取资料查阅、数据核对、人员访谈、现场核查等方式开展，检查过程中做好检查记录，对发现的问题及时下达《整改通知书》，明确整改责任人及整改期限，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位。第三十九条考核机制。公司将费用报销管理工作的履职情况纳入各部门及相关人员的绩效考核体系，考核指标包括：（一）费用预算执行的准确性；（二）费用报销审核的及时性、准确性；（三）违规报销行为的发生次数；（四）问题整改的及时性、有效性；（五）费用报销管理相关制度的遵守情况。考核结果与部门绩效、员工薪酬、评优评先、岗位调整等挂钩。对在费用报销管理工作中表现突出