办公文档归档与管理规范

日常办公文档归档与管理规范一、总则为规范公司日常办公文档的归档与管理流程，保证文档在产生、流转、存储、使用等环节的有序性，保障文档信息的完整性、安全性和可追溯性，提高办公效率，特制定本规范。本规范适用于公司各部门及全体员工在日常工作中产生的各类纸质与电子办公文档。二、适用范围（一）适用对象公司各部门（含行政部、财务部、人力资源部、业务部等）及全体员工，包括正式员工、试用期员工及实习生。（二）适用文档类型管理类文档：会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告、通知公告、规章制度等；业务类文档：合同协议、项目方案、客户资料、调研报告、招投标文件等；人事类文档：员工入职登记表、劳动合同、绩效考核记录、培训资料、离职手续等；财务类文档：预算表、费用报销单（含附件）、财务报表、审计报告等；其他需长期保存的文档：重要往来函件、资质证书、荣誉奖状等。三、标准化操作步骤（一）第一步：文档分类与命名分类标准按部门：行政部、财务部、人力资源部、业务部等；按类型：管理类、业务类、人事类、财务类等；按时间：年度（如2024年）、季度（如2024年Q1）、月份（如2024年03月）。命名规则纸质文档：部门简称-文档类型-年份-月份-序号（示例：行政-会议纪要-2024-03-001）；电子文档：部门简称_文档类型_年份_月份_序号.扩展名（示例：行政_会议纪要_2024_03_001.docx）；特殊文档：若需体现项目或主题，可增加后缀（示例：业务_项目方案_2024_03_001_客户A.pdf）。（二）第二步：文档收集与整理收集责任各部门指定专人（或兼职文档管理员）负责本部门文档的收集，每月最后一个工作日前完成当月文档的初步整理；员工在完成文档制作后，需及时提交至部门文档管理员，不得积压。整理要求纸质文档：按分类顺序排序，去除订书针、回形针等金属夹具，使用纸质文件夹分类存放，文件夹标签需清晰标注分类名称；电子文档：按命名规则重命名后，存储于指定服务器或云盘目录（如“公司共享文档-2024年-行政部”），避免使用桌面或“我的文档”作为存储路径。（三）第三步：文档审核与确认审核流程部门内部文档：由部门负责人审核内容完整性、准确性，签字确认（纸质文档需手写签字，电子文档可使用电子签章）；跨部门或重要文档（如合同、项目方案）：需经相关部门负责人会签及分管领导审批。审核要点文档内容是否符合公司规定，是否存在错漏、表述不清等问题；文档格式是否统一（如字体、字号、页边距等）；涉及敏感信息的文档（如客户资料、财务数据）是否按规定标注密级。（四）第四步：文档归档存储归档时间纸质文档：每月5日前完成上月文档的归档，移交至公司档案室；电子文档：每月3日前完成上月电子文档的云端备份，保证服务器端与本地端一致。存储要求纸质文档：档案室需配备专用档案柜，按“部门-类型-时间”顺序存放，柜体标注部门名称及文档类型；电子文档：服务器需定期备份（每周全备+每日增量备），备份介质（如移动硬盘）需单独存放，防潮、防火、防磁；密级文档：纸质密级文档需存入带锁保密柜，电子密级文档需加密存储，访问权限仅限授权人员。（五）第五步：文档借阅与归还借阅流程员工因工作需要借阅文档时，需填写《文档借阅申请表》（见附件1），注明借阅人、部门、文档名称、借阅事由、归还期限；部门负责人审批后，提交至档案室（纸质文档）或系统管理员（电子文档）办理借阅手续。借阅规则纸质文档：借阅期限不超过3个工作日，确需延期的需提前1天申请；电子文档：可通过共享借阅，有效期不超过7天，禁止或转发；涉密文档：需经分管领导批准，借阅时需有2人以上在场，使用后立即归还。（六）第六步：定期清理与销毁清理周期每年12月由档案室牵头，组织各部门对当年归档文档进行清点，核对登记表与实物是否一致。销毁流程保管期限已满（如普通文档保管期限为3年，重要文档为10年）或无保存价值的文档，由档案室编制《文档销毁清单》，经行政部负责人及分管领导审批后，方可销毁；纸质文档：使用碎纸机销毁，销毁时需有2人以上监督，并填写《文档销毁记录表》；电子文档：使用专业数据销毁软件彻底删除，保证无法恢复，删除后需在服务器中记录操作日志。四、模板表格附件1：日常办公文档归档登记表序号文档名称文档编号文档类型形成部门责任人归档日期存放位置（柜号/文件夹路径）保管期限备注12024年3月行政例会纪要行政-会议纪要-2024-03-001管理类行政部*某2024-03-28档案室-行政部-2024年-03月3年含参会人员名单2客户A项目合作合同业务-合同-2024-03-002业务类业务部*某2024-03-15服务器-业务部-2024年-03月10年已扫描存电子档32024年Q1财务报表财务-报表-2024-Q1-003财务类财务部*某2024-04-02档案室-财务部-2024年-Q110年含审计附件附件2：文档借阅申请表借阅人部门借阅日期*某业务部2024-03-25文档名称文档编号借阅事由客户A项目合作合同业务-合同-2024-03-002项目进度跟进部门负责人审批档案室/系统管理员签字归还记录同意。*某（签字）已借出。*某（签字）2024-03-27归还，文档完好五、管理要点与注意事项（一）责任分工部门负责人：对本部门文档的完整性、准确性负总责，审核文档归档清单；文档管理员：负责本部门文档的收集、整理、移交及借阅登记，配合档案室完成归档工作；档案室：负责公司所有归档文档的统一存储、保管、借阅审批及定期清理，保证文档安全；全体员工：严格遵守本规范，及时提交文档，规范命名与存储，不得擅自修改、复制、外传涉密文档。（二）命名与存储规范文档命名不得使用空格、特殊字符（如！、#、￥、%等），仅可使用中文、英文、数字及“-”“_”；电子文档存储路径需层级清晰，避免过深嵌套（建议不超过3级）；纸质文档需使用无酸档案盒存放，每盒不超过50页，超页文档需分盒并标注关联序号。（三）安全管理定期检查档案室环境（温度18-22℃，湿度45-60%），配备消防器材、温湿度计及防虫防霉设备；电子文档需设置访问权限，密码定期更换（每季度至少1次），禁止使用简单密码（如56、生日等）；涉密文档的、流转、存储、销毁需全程留痕，保证可追溯。（四）特殊情况处理员工离职时，需将手中未归档文档移交至部门文档管理员，办理交接手续后，方可办理离职