行政办公文件归档与管理制度卡

行政办公文件归档与管理制度卡一、适用范围与典型应用场景本制度卡适用于各类企事业单位、机关及社会团体的行政办公文件归档管理工作，覆盖文件从形成到最终处置的全生命周期管理。典型应用场景包括：日常行政文件（如通知、会议纪要、请示报告）的规范整理与归档；年度工作总结、项目资料、合同协议等重要文件的系统性归档；审计检查、法律纠纷、历史查阅等场景下的文件快速调取与追溯；部门文件交接、人员变动时的档案移交与清点；电子文件与纸质文件的同步归档及备份管理。二、标准化操作流程指引（一）文件分类与价值判定明确分类标准：按文件性质分为行政类（通知、函件、会议材料等）、业务类（合同、项目方案、报表等）、人事类（员工档案、招聘资料等）、财务类（凭证、账簿、报告等）、审计类（审计报告、整改材料等）；按密级分为公开、内部、秘密、机密四级（涉密文件需单独标注）。判定保管期限：依据《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将文件分为永久（如公司章程、年度总结）、30年（如重要合同、会议纪要）、10年（如日常通知、一般报表）及短期（如临时性草稿）四类，并在文件右上角标注。（二）文件整理与预处理检查文件完整性：保证文件内容齐全、字迹清晰（如有电子版需核对是否与纸质版一致），破损文件需修补（如使用透明胶带粘贴裂缝，重要文件可裱糊）。去除无关附件：剔除文件中的订书针、回形针、夹子等金属物，避免氧化损坏纸张；对过小的单页（如便签）粘贴于A4纸中间，对过大的纸张（如工程图纸）按标准折叠为A4规格（注意折叠处避免重要信息）。编写页码：采用铅笔在文件右上角编写页码（双面文件需正反面连续编号），空白页不编号；案卷内文件过多时，可按“卷内文件目录-文件-备考表”顺序排列。（三）文件编号与登记编制档号规则：档号格式为“部门代码-年度-保管期限代码-流水号”，例如“行管部-2024-永-001”（部门代码可自定义，如“行管部”简写为“XG”，“财务部”简写为“CW”）。填写卷内文件目录：按顺序填写文件题名、文号、责任者（文件形成部门或个人）、日期、页数、备注（如“含电子版”），一卷一册，字迹工整。录入归档登记表：将档号、文件题名、分类、保管期限、归档日期、经办人、存放位置（如“档案室-铁柜-3层-5号”）等信息录入《文件归档登记表》（电子版与纸质版同步记录）。（四）装订与封装选择装订方式：永久、30年保管的文件采用“三孔一线”装订（线距2cm，线结打在背面）；短期文件可采用文件夹或装订夹装订，厚度不超过2cm。填写案卷封面：注明部门名称、档号、案题名（文件总标题）、起止日期、保管期限、件数、总页数、归档人、归档日期，字迹清晰无涂改。封装与标识：将装订好的文件装入无酸档案盒，盒脊标注档号、案题名、起止日期，正面粘贴《档案标签》（含分类、保管期限、调阅权限等信息）。（五）入库与保管入库登记：档案管理员核对档案盒与《归档登记表》信息一致后，将档案按“部门-年度-保管期限”顺序存入档案柜，同时在《档案存放位置索引表》中更新位置信息。环境管理：档案室需保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、温湿度计、防虫药、防盗门），定期检查（每季度一次）并记录。电子档案备份：电子文件需同步存储于企业服务器或云端（加密处理），定期备份（每月一次），备份数据至少保存两份，异地存放一份。（六）借阅与利用提交借阅申请：借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件名称、档号、借阅事由、归还期限，经部门负责人审批（涉密文件需分管领导审批）。借阅登记与交接：档案管理员核对审批表后，按《档案借阅登记表》记录借阅人信息、借阅日期、归还日期，借阅时当面检查文件完整性（有无涂改、破损），签字确认。归还与检查：借阅人到期归还文件，档案管理员检查无误后签字确认；如需续借，需提前1天重新申请，续借期不超过原期限的一半。（七）鉴定与销毁到期鉴定：保管期满的档案，由档案管理员会同部门负责人*组成鉴定小组，复核文件价值（如是否有历史参考、法律凭证作用），填写《档案销毁审批表》。审批与监销：审批表经分管领导签字确认后，由两人以上（含档案管理员、监销人*）共同销毁，销毁时需拍照或录像记录，监销人签字确认《档案销毁清单》（含文件名称、档号、数量、销毁日期等信息），清单永久保存。三、核心工具表单模板（一）文件归档登记表序号档号文件题名分类保管期限归档日期存放位置经办人备注（如含电子版）1XG-2024-永-0012024年度工作计划行政类永久2024-01-05档案室-铁柜-3层-5号张*含电子版2CW-2024-30-012第三季度财务报表财务类30年2024-07-10档案室-铁柜-4层-2号李*（二）文件借阅申请表借阅人部门借阅日期文件名称档号借阅事由归还期限审批人档案管理员签字王*业务部2024-03-152023年度项目合同YW-2023-30-008客户审计核查2024-03-22赵*刘*（三）档案销毁审批表文件名称档号数量（页）保管期限销毁原因鉴定小组意见部门负责人签字分管领导签字监销人销毁日期2020年会议通知XG-2020-10-0155010年保管期满无价值同意销毁钱*孙*周、吴2024-02-20四、关键执行要点与风险提示保密管理：涉密文件需单独存放于密码柜，借阅需经分管领导*批准，严禁复制、拍照；电子档案加密存储，密码定期更换（每季度一次），严禁外泄。及时归档：文件处理完毕后1周内完成归档，不得积压；跨年度文件（如年度总结）次年1月底前归档完毕。电子文件规范：电子文件需为最终版本（非草稿），命名规范为“部门-日期-文件名”（如“行管部-20240301-会议纪要”），定期检查存储介质（如U盘、硬盘）是否损坏，保证数据可读。定期盘点：每半年对档案进行一次全面盘点，核对《归档登记表》与实际库存，保证账实相符，对缺失档案及时追查并记录。人员培训：新员工入职时需接受档案管理培训，考核合格后方可接触档案；档案管理员每年参加1-2次专业培训，更新管理知识。避免常见错误：严