人力资源管理文件存档规范模板

人力资源管理文件存档规范模板一、适用范围与工作场景本规范适用于企业人力资源部门各类纸质及电子文件的标准化存档管理，涵盖员工全生命周期关键环节，包括但不限于：招聘录用、劳动合同签订与变更、入职培训、绩效考核、异动调动、离职交接、薪酬福利记录、社保公积金缴纳凭证、奖惩文件等场景。通过统一存档标准，保证文件资料完整、可追溯，为企业人力资源决策、合规审计及员工服务提供有效支持。二、标准化操作流程（一）文件收集与初步整理明确责任主体：人力资源部各模块负责人（如招聘专员、薪酬绩效专员）为本模块文件收集的第一责任人，需在业务办理完成后3个工作日内完成文件收集。文件完整性检查：核对文件是否包含必要信息（如劳动合同需包含双方基本信息、合同期限、岗位、薪酬等关键条款；入职登记表需包含身份信息、学历证明、紧急联系人等），缺失信息需及时补充。初步分类排序：按文件类型（如“招聘类”“合同类”“培训类”）及员工入职时间顺序进行初步排序，为后续分类编号奠定基础。（二）文件分类与编号规则一级分类：按文件性质分为8大类，编码规则为两位字母+“-”，具体ZP：招聘录用文件（含简历、面试评估表、录用通知书等）HT：劳动合同文件（含劳动合同、变更协议、续订协议等）PX：培训文件（含培训计划、签到表、考核结果、证书复印件等）KPI：绩效考核文件（含考核表、结果反馈表、申诉记录等）YD：异动调动文件（含调动申请、审批表、岗位变更通知等）LZ：离职文件（含离职申请表、工作交接清单、离职证明等）XC：薪酬福利文件（含工资条、薪酬调整审批表、社保公积金缴纳明细等）QC：其他存档文件（如员工奖惩记录、体检报告、劳动合同解除/终止证明等）二级编号：在一级分类基础上，按年份+流水号编码，格式为“一级分类编码-年份-三位流水号”（如“ZP-2023-001”）。流水号按文件收集顺序连续编排，每年1月1日重置。（三）文件归档与登记纸质文件归档：使用统一规格的档案盒（长32cm×宽23cm×厚5cm），档案盒正面标注“一级分类编码+年份+文件名称”（如“ZP-2023招聘录用文件”），侧面标注流水号范围。文件按编号顺序垂直放入档案盒，避免折叠，重要文件（如劳动合同）需使用纸质档案袋单独封装，袋外注明员工姓名及编号。每个档案盒内附《纸质档案目录表》（模板见“三、存档记录表单模板”），详细记录文件名称、编号、涉及员工、日期、页数及存放位置（如“HR-01-03”表示HR档案室第1排第3列）。电子文件归档：按一级分类创建电子文件夹，结构为“一级分类名称”（如“招聘录用文件\2023\10”）。电子文件命名规则为“一级分类编号-年份-流水号-文件名称”（如“ZP-2023-001-张三面试评估表”），格式统一为PDF（防止格式篡改），重要文件需同时保存原始格式（如Word、Excel）。电子文件存储于企业指定服务器或加密云盘，定期进行备份（每周增量备份，每月全量备份），并记录《电子档案备份日志》（含备份时间、操作人、备份路径）。（四）档案保管与维护存放环境要求：纸质档案存放于专用档案室，需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施，温度控制在14℃-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案存储介质（如服务器、硬盘）需远离磁场、强辐射环境，定期检测设备状态。定期检查：每季度对纸质档案进行一次完整性检查，查看是否有虫蛀、霉变、破损等情况；每半年对电子档案进行一次可读性检查，保证文件能正常打开。更新与移交：员工信息变更（如学历提升、岗位调整）时，需在1个工作日内更新相关档案，并在《档案变更登记表》中记录变更内容、日期及操作人；部门负责人变动时，需办理档案交接手续，填写《档案交接清单》，双方签字确认。（五）档案借阅与利用借阅申请：因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅人、部门、借阅原因、文件名称及借阅期限，经部门负责人审批后（涉及员工隐私或重要文件需经人力资源部负责人审批），方可借阅。借阅流程：纸质档案：借阅人凭审批后的申请表至档案室办理登记，档案管理员核对信息无误后提供档案，借阅期限一般不超过3个工作日，确需延期的需提前申请。电子档案：借阅人通过企业内部系统提交申请，审批通过后可在指定终端查看或，文件需添加“水印”（包含借阅人姓名、借阅日期），禁止外传。归还与核销：借阅档案需在到期当日归还，档案管理员检查文件完整性后，在《档案借阅登记表》上记录归还日期；逾期未还的，需催收并记录原因；借阅过程中若造成档案损坏或丢失，需按企业规定承担责任。（六）档案鉴定与销毁鉴定标准：根据《档案法》及企业档案管理制度，定期对到期档案进行鉴定，区分“继续保存”和“销毁”两类。继续保存：如劳动合同保存期限为解除/终止后2年；员工奖惩文件保存期限为10年；薪酬记录保存期限为员工离职后5年。销毁：如过期招聘简历、临时培训通知等无长期保存价值的文件。销毁流程：由档案管理员编制《档案销毁清册》，注明文件名称、编号、数量、销毁原因及日期，经人力资源部负责人审核、分管副总审批后，方可销毁。销毁时需由2人以上共同监督，采用粉碎或焚烧等方式保证信息无法恢复，并在《档案销毁记录表》上签字确认，销毁记录保存期限不少于10年。三、存档记录表单模板（一）纸质档案目录表序号文件名称档案编号涉及员工形成日期页数存放位置备注1入职登记表ZP-2023-001某2023-10-083HR-01-032劳动合同HT-2023-002某2023-10-105HR-01-03正本3培训签到表PX-2023-003某2023-10-151HR-02-01新员工入职培训（二）电子档案备份日志备份日期备份类型备份范围存储路径操作人检查人备注2023-10-20增量备份2023年10月电子档案\202310主管经理2023-10-01全量备份2023年1-10月电子档案\20231001主管经理（三）档案借阅申请表借阅人部门借阅日期借阅原因某招聘部2023-10-25调研2023年招聘数据文件名称档案编号借阅期限审批人招聘录用汇总表ZP-2023工作日经理四、关键管理要点合规性优先：所有存档文件需符合《劳动合同法》《档案法》等法律法规要求，涉及员工隐私的信息（如证件号码号、家庭住址）需加密管理，严禁非授权泄露。责任到人：人力资源部需指定专职档案管理员，负责档案的日常管理、维护及监督，档案管理员变动时需办理严格交接，保证档案连续性。及时性原则：文件需在业务完成后3个工作日内完成归档，避免积压；员工信息变更后需同步更新档案，保证信息与实际情况一致。安全防护：