企业法务风险自查与法律审查手册

企业法务风险自查与法律审查手册一、适用范围与应用场景本手册适用于各类企业（含有限责任公司、股份有限公司、合伙企业等）在经营管理中的法务风险防控工作，具体应用场景包括但不限于：常规风险排查：企业每季度/半年度/年度开展全面法务风险自查，识别日常运营中的潜在法律风险；专项领域审查：针对劳动用工、合同管理、知识产权、税务合规、数据安全等特定领域开展专项法律审查；重大决策支持：企业进行投资并购、资产重组、重大合同签订、新产品上市等重大决策前，进行专项法律风险评估；合规整改落实：监管部门提示风险、内部审计发觉或外部投诉引发的合规问题整改，需通过自查明确问题根源并制定整改方案；新业务/新模式启动：企业拓展新业务领域（如跨境电商、数字化转型）或采用新的商业模式前，评估法律合规性。二、自查与审查标准化操作流程（一）准备阶段成立专项工作组由企业法务负责人（或分管法务的高管*）担任组长，成员包括业务部门负责人、合规专员、财务人员、人力资源专员等，明确各成员职责（如业务部门提供运营资料、法务部门主导审查、财务部门配合资金相关风险核查）。若涉及跨部门或复杂领域（如并购、数据合规），可外聘律师等专业机构参与，并签订保密协议。制定工作计划明确自查/审查的范围（如全公司范围、特定子公司、特定业务线）、时间节点（启动时间、阶段性完成时间、最终报告提交时间）、目标（如识别多少类风险、输出几份整改方案）。示例：某制造业企业计划开展2024年Q3季度劳动用工专项审查，范围涵盖全国5家生产基地，时间节点为9月1日启动，9月20日完成现场核查，9月30日提交报告。收集基础资料根据审查范围收集相关文件，包括：制度类：公司章程、内部管理制度（如《劳动合同管理办法》《合同审批流程》）、业务操作规范；合同类：正在履行的合同、已签订未履行的合同、历史合同样本（近2年）；证照类：营业执照、行业许可证、资质证书、知识产权证书（商标、专利、著作权）；记录类：员工花名册、社保/公积金缴纳记录、工资发放记录、会议纪要、内部审计报告、监管部门检查记录/整改通知。（二）实施阶段风险识别与梳理方法：采用“文件审查+人员访谈+流程穿行”相结合的方式：文件审查：逐项核对收集的文件，重点检查合法性（是否符合法律法规、监管规定）、合规性（是否符合内部制度）、完整性（是否存在关键条款缺失）、一致性（不同文件间是否存在冲突）；人员访谈：与业务部门负责人、关键岗位员工（如采购经理、人力资源专员、项目负责人）进行半结构化访谈，知晓实际操作中存在的风险点（如“合同审批是否存在越权情况？”“员工加班是否足额支付加班费？”）；流程穿行：选取1-2笔典型业务（如采购合同签订流程、员工入职流程），跟踪全流程操作，验证制度执行与实际操作是否一致。风险分类：识别出的风险按领域分为以下类别，并记录《企业法务风险自查总表》（见模板一）：公司治理类（如股东会/董事会决议程序不规范）；合同管理类（如合同条款不明确、违约责任缺失）；劳动用工类（如劳动合同未及时续签、社保缴纳基数不合规）；知识产权类（如商标未续展、专利侵权风险）；合规经营类（如未取得相关经营许可、数据未脱敏处理）；其他类（如税务申报异常、反商业贿赂制度缺失）。风险等级评估对识别出的每个风险点，从“发生可能性”和“影响程度”两个维度进行评估，确定风险等级（高/中/低）：高风险：发生可能性高（如“未与员工签订书面劳动合同”），且影响程度大（如可能引发群体性劳动仲裁、行政处罚）；中风险：发生可能性中等或影响程度中等（如“合同中争议解决约定不明确”），可能导致经济损失或声誉影响；低风险：发生可能性低或影响程度小（如“内部制度格式不规范”），可通过简单整改规避。评估标准可参考下表：发生可能性影响程度（大）影响程度（中）影响程度（小）高高风险高风险中风险中高风险中风险低风险低中风险低风险低风险问题记录与初步分析对每个风险点，详细记录“问题描述”“涉及部门/人员”“产生原因”（如制度缺失、执行不到位、人员意识不足），并附相关证据材料（如合同复印件、邮件截图、访谈记录）。（三）结果处理阶段制定整改方案针对中高风险问题，由法务部门牵头，会同责任部门制定整改方案，明确“整改措施”“责任部门”“责任人”“完成时限”，并记录《合规问题整改跟踪表》（见模板三）。示例：针对“未为部分员工缴纳社保”的高风险问题，整改措施为“人力资源部在10月15日前完成全员社保缴纳情况核查，补缴欠费，并修订《社保公积金管理办法》”；责任部门为人力资源部，责任人为人力资源经理*，完成时限为10月31日。整改跟踪与验证法务部门定期跟踪整改进度（如每周召开整改推进会），对未按期完成整改的部门进行督办；整改期限届满后，法务部门联合责任部门对整改结果进行验证（如检查社保补缴凭证、核对修订后的制度文件），保证整改到位。总结与归档编制《法务风险自查与审查报告》，内容包括：自查背景、范围、方法、风险点汇总（含风险等级）、整改方案、整改结果、下一步工作计划；将自查过程中的所有资料（包括收集的文件、访谈记录、评估表格、整改方案、报告等）整理归档，保存期限不少于5年。三、核心模板表格模板一：企业法务风险自查总表序号风险领域具体风险点描述涉及部门/人员风险等级（高/中/低）产生原因证据材料1劳动用工未与部分员工签订书面劳动合同人力资源部、员工A高人员流动频繁，未及时续签员工花名册复印件、访谈记录2合同管理采购合同中未约定质量异议期采购部、供应商B中合同模板未更新合同复印件、审批记录3知识产权公司商标注册有效期届满未续展市场部高未建立商标到期提醒机制商标注册证复印件、续展提醒记录4合规经营分公司未办理《食品经营许可证》分公司运营部高新设分公司未及时申请无证经营照片、监管通知模板二：合同法律审查表合同基本信息名称：《XX产品采购合同》编号：CG202409001签订日期：2024年9月1日甲方：XX公司乙方：YY科技有限公司审查模块审查要点主体资格审查乙方营业执照是否在有效期内？经营范围是否包含本次采购标的？是否存在经营异常或重大诉讼？合同条款审查1.标的物名称、规格、数量是否明确？2.价款及支付方式（含是否约定违约金）？3.质量标准及验收期限？4.争议解决方式？合规性审查合同内容是否符合《民法典》《产品质量法》等法律法规？是否存在无效或可撤销情形？审查结论□通过□修改后通过□不通过（需说明理由：如标的物违法，存在重大欺诈风险）审查人法务专员*模板三：合规问题整改跟踪表问题描述风险等级整改措施责任部门责任人计划完成时限整改状态（未启动/进行中/已完成）完成情况描述（附证据）验证结果（通过/不通过）未为员工A缴纳社保高1.人力资源部9月20日前核查员工A社保缴纳情况；2.9月25日前完成补缴；3.10月1日前修订《社保公积金管理办法》，增加“新员工入职30日内办理社保”条款。人力资源部人力资源经理*2024年10月10日进行中已完成社保补缴，银行转账凭证已获取待验证四、关键注意事项与风险提示避免形式化自查：自查需深入业务一线，不能仅停留在文件审查层面，需通过访谈、流程穿行等方式核实实际操作中存在的问题，避免“纸上谈兵”。保证审查独立性：法务部门在审查过程中应保持独立，不受业务部门或管理层的不当干预，对发觉的问题客观记录、如实报告。动态更新风险清单：法律法规、监管政策及企业经营模式发生变化时（如《民法典》实施、新业务上线），需及时更新法务风险清单，调整审查重点。整改闭环管理：对发觉的问题需明确整改责任和时限，跟踪整改进度，验证整改结果，保证“问题不解决不放过”，避免“重自查、轻整改”。强化全员合规意识：定期开展法务风险培训（如合同签订