企业夏季防暑降温档案管理制度

企业夏季防暑降温档案管理制度一、制度目的为规范企业夏季防暑降温工作的档案管理，有效留存防暑降温工作全周期的关键资料，保障员工职业健康权益并满足安全生产管理追溯需求，依据《防暑降温措施管理办法》《企业档案管理规定》等法规要求，结合企业实际生产经营特点，制定本管理制度。二、管理职责划分（一）档案管理责任部门（如行政部/综合管理部）统筹防暑降温档案的全流程管理，包括制定档案管理细则、组织资料收集与归档、监督档案保管与利用合规性，定期向企业管理层汇报档案管理情况。（二）各业务部门负责本部门防暑降温相关资料的日常收集、初步整理，按要求向档案管理责任部门提交完整资料；高温作业期间同步记录本部门防暑措施执行情况（如岗位降温设备运行、员工健康反馈等）。（三）安全环保部/职业健康管理部门对防暑降温档案内容的合规性进行监督，审核高温作业场所检测数据、员工健康检查报告等专业性资料的真实性与完整性，提出档案优化建议。三、档案内容分类与范围防暑降温档案需覆盖高温作业管理全周期，具体分为以下类别：（一）制度与方案类企业年度《夏季防暑降温专项工作方案》《高温作业应急预案》及修订记录；针对不同岗位（如露天作业、车间作业）制定的差异化防暑降温措施文件。（二）环境与健康监测类高温作业场所（如车间、露天作业区）夏季逐次温湿度检测记录（含检测时间、地点、仪器编号、检测人员签字）；员工高温作业职业健康检查报告（含岗前、岗中、岗后体检，重点记录高温作业禁忌症人员名单及岗位调整方案）。（三）物资与费用管理类防暑物资（如防暑药品、降温饮品、劳保用品）采购台账（含供应商信息、采购时间、物资规格、验收记录）；防暑物资发放清单（按部门、岗位分类，需员工签字确认）；高温津贴发放记录（含发放标准、发放人员名单、银行转账凭证或签收表）。（四）培训与应急管理类防暑降温专项培训记录（含培训课件、签到表、考核结果，培训内容需覆盖防暑知识、应急处置流程）；中暑应急演练记录（含演练方案、参与人员、演练效果评估、改进措施）；员工中暑事故处理档案（含事故经过、医疗诊断报告、责任认定、整改措施及复查记录）。（五）气象与响应类夏季高温预警信息（从气象部门获取的高温橙色/红色预警通知、响应启动/解除文件）；高温天气下企业生产调整记录（如作业时间调整、停工/限产通知、员工轮休安排）。四、档案管理流程规范（一）资料收集各部门需在高温季结束后15个工作日内，完成本部门防暑降温资料的收集与初步整理，提交至档案管理责任部门。其中：业务部门提交的资料需经部门负责人审核签字；安全环保部需同步提交温湿度检测报告、健康检查报告的复核意见。（二）档案整理档案管理责任部门按“类别-时间-部门”逻辑对资料进行分类编号，具体要求：纸质档案需去除金属装订物，采用线装或胶装，标注页码并编制《档案目录》；电子档案需转换为PDF或企业指定格式，按类别建立文件夹，命名规则为“年份-类别-部门”（如“2024-物资管理-生产部”）。（三）归档要求归档时间：每年10月31日前完成当年度防暑降温档案的正式归档；归档形式：纸质档案与电子档案同步归档，电子档案需在企业内部服务器或云平台备份；特殊要求：涉及员工隐私的健康报告、中暑事故记录等，需单独建立保密档案，设置访问权限。（四）保管与维护保管期限：防暑降温档案保管期限为5年（自归档年度起算），其中员工健康档案、事故处理档案需延长至员工离职后3年；保管场所：纸质档案存放于防潮、防火、防虫的专用档案柜，电子档案定期进行病毒查杀与数据备份；维护要求：每半年对纸质档案进行一次完整性检查，每年对电子档案进行格式转换与存储介质检测，确保档案可长期读取。（五）档案利用内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理责任部门负责人审批后，方可借阅；借阅纸质档案需在指定场所查阅，禁止涂改、撕毁；借阅电子档案需通过企业内部系统访问，不得拷贝原始文件；外部单位（如应急管理部门、审计机构）调阅档案，需出具正式函件并经企业分管领导审批，由档案管理人员全程陪同查阅。（六）档案销毁档案保管期满前6个月，档案管理责任部门需组织相关部门对档案进行鉴定，形成《档案鉴定意见书》；经鉴定需销毁的档案，填写《档案销毁审批表》，经企业总经理审批后，由两人以上监督销毁，留存《档案销毁记录》（含销毁时间、地点、销毁人、监销人签字）；涉及员工隐私、事故责任等敏感档案，需单独鉴定，确无保存价值的，按保密文件销毁流程处理。五、保障措施（一）人员保障档案管理人员需接受档案管理、职业健康管理等专项培训，每年参加不少于16学时的专业学习，确保熟悉防暑降温法规与档案管理规范。（二）设备保障企业需配备专用档案柜、温湿度监测仪（用于档案库房环境监控）、电子档案存储服务器（或云存储服务），并定期维护设备性能。（三）监督检查每季度由档案管理责任部门联合安全环保部开展档案管理检查，重点检查资料完整性、保管合规性、利用流程规范性，检查结果纳入部门绩效考核。六、附则1