人力资源管理常用表单与制度

人力资源管理常用表单与制度工具模板一、员工入职管理规范适用情境适用于企业新员工入职办理，包括社会招聘、校园招聘及内部转岗人员的入职手续办理，保证入职流程标准化、信息完整化，明确企业与员工的权利义务。操作流程步骤1：入职准备人力资源部提前3个工作日向用人部门确认新员工到岗信息，包括岗位、职级、入职时间等。准备入职资料：《员工入职登记表》《劳动合同》《岗位职责说明书》《员工手册》等，加盖企业公章。安排工位、办公设备及邮箱、系统账号权限（如OA、内部业务系统）。步骤2：资料提交与审核新员工到岗当日，提交以下材料（原件核对，复印件留存）：证件号码、学历/学位证书、职业资格证书复印件；近期体检报告（半年内有效，无传染性疾病）；离职证明（应届生提供就业推荐表）；一寸免冠照片2张、社保卡复印件。人力资源部核对资料完整性，对缺失材料要求员工3个工作日内补齐；审核通过后，签订《劳动合同》（一式两份，企业与员工各执一份）。步骤3：入职引导与培训用人部门负责人或指定导师带领员工熟悉团队、工作职责及办公环境；人力资源部组织入职培训，内容包括：企业简介、组织架构、考勤制度、薪酬福利、保密协议、安全规范等；培训结束后，员工签署《培训确认书》，人力资源部记录培训档案。步骤4：入职手续归档人力资源部将入职资料（含登记表、合同、培训记录等）整理归档，录入人力资源信息系统；用人部门于入职首周内提交《新员工试用期考核表》，明确试用期考核标准及时间。表单模板表1：员工入职登记表项目内容姓名*某性别男/女出生日期年月日证件号码号（填写后四位代替，如：）学历本科/硕士等联系方式（填写中间四位*代替，如：13）紧急联系人*某紧急联系人电话（同上）岗位市场专员入职日期年月日工资卡号（填写后六位*代替，如：622256）签名*某日期年月日表2：劳动合同关键条款（简化版）甲方：有限公司乙方：*某（员工姓名）合同期限：年月日至年月日（试用期X个月）工作内容：乙方在甲方市场部担任市场专员，负责市场推广活动策划与执行。工作地点：市区路号劳动报酬：月薪8000元（含社保个人缴纳部分），于次月15日发放。社会保险：甲方依法为乙方缴纳养老、医疗、失业、工伤、生育保险。保密义务：乙方在职及离职后2年内，不得泄露甲方商业秘密。执行要点资料审核需保证身份、学历等信息真实，避免虚假入职；劳动合同需符合《劳动合同法》规定，明确试用期时长（合同期1年以上不满3年的，试用期不超过2个月）；入职培训需留存书面记录，作为员工后续合规管理的依据；试用期内用人部门需定期沟通员工工作情况，保证双方匹配。二、考勤管理制度适用情境适用于企业全体员工的日常考勤管理，规范工作时间、请假流程及异常考勤处理，保障工作秩序与员工合法权益。操作流程步骤1：考勤规则告知人力资源部通过《员工手册》明确工作时间（如9:00-18:00，午休1小时）、考勤方式（指纹/人脸识别打卡）、迟到/早退/旷工的界定标准（如迟到15分钟内扣半天工资，超过30分钟按旷工半天处理）。步骤2：日常考勤记录员工每日上下班需在指定考勤机打卡，因公外出需提前在OA系统填写《外出申请单》，经部门负责人审批后，人力资源部备案；考勤管理员每日导出考勤数据，核对异常情况（如未打卡、打卡异常），于次月3日前汇总上月考勤报表。步骤3：请假流程办理员工请假需提前1天提交《请假申请单》（紧急情况可事后2天内补填），注明请假类型（事假、病假、年假等）、时间、事由；请假审批权限：1天内由部门负责人审批，3天内由分管副总审批，3天以上由总经理审批；病假需提供二级以上医院病历复印件，年假需根据员工工龄折算（工作满1年不满10年的，年假5天；满10年不满20年的，年假10天）。步骤4：考勤统计与异议处理人力资源部每月5日前将考勤报表（含出勤、请假、异常等）提交财务部，作为薪资核算依据；员工对考勤记录有异议，需在考勤报表发布后3个工作日内向人力资源部提交书面说明，逾期未处理的视为认可。表单模板表3：考勤月度统计表部门姓名应出勤天数实际出勤迟到次数早退次数事假天数病假天数旷工天数备注市场部*某222110100迟到10分钟技术部*某222200000-表4：请假申请单申请人*某部门市场部请假类型事假请假时间年月日-月日（共1天）请假事由处理个人事务审批意见部门负责人：某（签字）分管副总：某（签字）人力资源部备案□已备案□未备案备注附相关证明材料（如适用）执行要点考勤记录需真实、完整，禁止代打卡行为，违者按严重违规处理；请假审批需“先申请后休假”，特殊情况需提前通过电话沟通，事后补流程；病假超过7天的，需提供医院诊断证明及康复建议，避免虚假病假；考勤数据需每月公示，接受员工监督，保证公平性。三、绩效评估管理规范适用情境适用于企业季度/年度绩效评估，通过量化与定性结合的方式，客观评价员工工作表现，为薪酬调整、晋升培训提供依据，促进员工与企业发展目标一致。操作流程步骤1：绩效目标设定每季度首月，部门负责人与员工共同制定《绩效目标确认表》，明确季度工作目标（如销售额、项目完成率、客户满意度等）、目标值（量化指标）及权重（如业绩指标占60%，行为指标占40%）；目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），经人力资源部审核后备案。步骤2：过程跟踪与辅导部门负责人每月通过1对1沟通，跟踪目标完成进度，协助员工解决工作中的问题，记录《绩效沟通记录表》；员工工作过程中出现重大偏差（如目标未达30%），需及时提交《目标调整申请》，说明原因及调整方案，经审批后修改目标。步骤3：绩效评估实施季度末，员工自评填写《绩效评估表》，对照目标完成情况打分（自评权重20%）；部门负责人根据员工日常表现、目标完成结果进行复评（复评权重60%），并给出评语（如“优秀”“良好”“合格”“待改进”）；人力资源部组织跨部门评审（权重20%），评估员工协作能力、企业文化契合度等。步骤4：结果反馈与应用人力资源部汇总评估结果，与员工进行绩效面谈，反馈评估得分、优点及改进方向，员工签署《绩效反馈确认书》；评估结果作为季度奖金发放（如优秀者奖金系数1.2，合格者1.0）、年度晋升（连续2次优秀者优先考虑）及培训需求分析（待改进者针对性培训）的依据。表单模板表5：绩效目标确认表员工姓名*某岗位市场专员季度第二季度年直接上级*某（经理）序号目标描述目标值权重1新增客户数量5个40%2市场活动策划执行成功率100%30%3客户满意度评分≥90分30%员工签字*某上级签字*某表6：绩效评估表（简化版）评估维度评估指标自评得分（20%）上级评分（60%）评审得分（20%）总分等级业绩指标目标完成率85908888.5良好行为指标团队协作、责任心908587.8良好综合评语季度内客户开发超额完成，团队协作积极，需加强市场活动创新性。-----执行要点绩效目标需与部门、企业目标对齐，避免员工目标与整体战略脱节；过程跟踪需及时，避免“秋后算账”，保证员工有改进机会；评估标准需统一，避免主观偏差，可引入360度评估（上级、同事、下级）提升客观性；绩效面谈需聚焦“解决问题”，而非单纯批评，帮助员工明确成长方向。四、员工离职管理规范适用情境适用于员工主动离职、被动离职（协商解除、劳动合同到期未续签等）的流程管理，保证离职过程合规、工作交接完整，降低企业风险。操作流程步骤1：离职申请与审批主动离职：员工需提前30天（试用期提前3天）提交《离职申请单》，注明离职原因、预计离职日期；审批流程：部门负责人确认工作交接安排→人力资源部审核离职原因（如涉及竞业限制，需明确义务）→总经理审批；被动离职：企业需提前30天书面通知员工（或支付1个月工资作为代通知金），说明解除原因（如客观情况重大变化、员工不能胜任工作等），并协商解除方案。步骤2：工作交接离职员工与部门负责人共同制定《工作交接清单》，列明交接内容（工作文件、客户资料、资产设备、系统账号等）、接收人及完成时间；交接过程中，部门负责人需全程监督，保证资料完整、无遗漏；交接完成后，接收人签署《交接确认书》，离职员工方可办理后续手续。步骤3：离职手续办理离职员工至人力资源部办理：社保公积金停缴、薪资结算（含未发工资、未休年假工资）、离职证明开具（注明合同期限、岗位、离职原因，不涉及负面评价）；至行政部门办理：工牌、办公设备、门禁卡等资产归还，签字确认《资产交接表》；至财务部结清借款（如有），确认无未报销款项。步骤4：离职资料归档与反馈人力资源部将离职资料（申请单、交接清单、离职证明等）归档，更新人力资源信息系统；离职前，人力资源部可组织离职面谈，知晓员工离职真实原因（如薪酬、管理、发展空间等），记录《离职面谈记录》，作为企业改进管理的参考。表单模板表7：离职申请单申请人*某部门市场部岗位市场专员入职日期年月日离职类型主动离职预计离职日期年月日离职原因个人职业发展需要审批意见部门负责人：某（签字）人力资源部：某（签字）总经理：*某（签字）备注已完成工作交接，无未结事项日期年月日表8：工作交接清单交接类别交接内容数量/说明接收人交接人确认签字文件资料客户合同、市场调研报告共5份*某*某*某资产设