医院物资采购及库存管理办法

医院物资采购及库存管理办法一、总则为规范医院物资采购及库存管理工作，保障医疗业务有序开展、提升资源使用效益，结合医院运营实际与《政府采购法》《医疗器械监督管理条例》等法规要求，制定本办法。本办法适用于医院医用耗材、药品、办公用品、设备配件及其他后勤物资的采购、验收、储存、发放等全流程管理，涵盖临床科室、行政后勤部门及相关职能科室的物资管理行为。管理遵循合规性、效益性、安全性、高效性原则：合规性要求采购活动严格遵守法律法规与行业规范；效益性强调通过科学规划、流程优化降低运营成本；安全性保障物资质量与储存环境安全；高效性聚焦提升供应响应速度，满足临床及后勤工作需求。二、物资分类与计划管理（一）物资分类结合医院业务特点，物资分为四类：1.医用耗材：包括一次性注射器、输液器、医用手套等直接或间接接触患者的耗材，需严格遵循医疗器械管理规范；2.药品：含西药、中药饮片、中成药，按《药品管理法》要求管理；3.行政后勤物资：如办公文具、清洁用品、水电配件等，服务于行政办公与后勤保障；4.设备及配件：医疗设备、办公设备及其维修配件，需匹配设备运维需求。（二）采购计划编制1.科室提报：各科室每月末结合业务需求、库存结余及下月计划，填报《物资需求申请表》，明确物资名称、规格、数量、预计使用时间等，由科室负责人审核后提交至物资管理部门（如采购部、设备科）。2.汇总审核：物资管理部门汇总各科室需求，结合现有库存、预算额度及历史使用数据，编制《月度采购计划》。对超预算或异常需求（如数量骤增），需与提报科室沟通核实，必要时提交分管领导审批。3.计划调整：遇突发公共卫生事件、科室业务量临时变化等情况，可启动临时采购计划，由科室提交书面申请，经分管领导批准后执行。三、采购管理（一）采购方式选择根据物资性质、金额及供应市场情况，选择适宜的采购方式：公开招标：适用于金额较大、通用性强、潜在供应商较多的物资（如大宗医用耗材、办公设备），通过发布招标公告、组织评标确定供应商。竞争性谈判/磋商：针对技术复杂、规格特殊或供应商较少的物资（如定制医疗设备配件），邀请3家以上供应商谈判，对比质量、价格、服务后确定合作方。单一来源采购：仅限“只能从唯一供应商处采购”“发生不可预见的紧急情况需紧急采购”“原采购项目后续补充且金额不超原合同10%”等法定情形，需提前公示并报主管部门备案。询价采购：针对规格统一、价格透明的小额物资（如办公文具、清洁用品），向3家以上供应商询价，选择报价合理、信誉良好的供应商。（二）采购流程关键节点1.需求确认：物资管理部门联合财务、审计科室，对采购计划的必要性、预算合规性进行复核，确保需求真实、预算可控。2.供应商选择：从合格供应商库中选取候选对象（新供应商需通过资质审核、样品检验等准入流程），重点考察其生产/经营资质、产品质量、供货能力、售后服务及价格合理性。3.合同签订：明确物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收要求、违约责任等条款，由法务或审计科室审核后签订，合同副本抄送财务、库存管理部门。4.到货验收：物资到货后，由采购人员、库管员、使用科室代表（或质检人员）共同验收：核对物资名称、规格、数量与合同一致；检查包装完整性、产品合格证、检验报告（医用耗材、药品需验证“三证”）；抽样送检（如高值耗材、特殊药品），检验合格后方可入库。四、库存管理（一）入库管理物资验收合格后，库管员立即办理入库手续：录入库存管理系统，生成唯一入库单号，同步更新库存台账；按物资类别分区存放（如医用耗材与药品分库，常温、冷藏、冷冻物资分区域），悬挂清晰标识牌；对高值耗材、特殊药品实行双人验收、双人记账，确保可追溯。（二）储存管理1.环境控制：仓库需保持清洁、通风，温湿度符合物资储存要求（如药品库温度2-20℃，相对湿度35%-75%），定期监测并记录。2.效期管理：采用先进先出、近效期预警机制：入库时标注生产日期、有效期，按效期排序存放；系统自动预警近效期物资（如有效期不足3个月的药品、耗材），库管员及时通知使用科室优先领用，或与供应商协商退换货。3.安全管理：易燃、易爆、剧毒等危险物资单独存放，落实双人双锁、领用登记制度；定期检查仓库消防、防盗设施，确保物资安全。（三）出库管理1.领用审批：使用科室提交《物资领用单》，经科室负责人签字后，库管员核对审批权限（如高值耗材需分管院长审批），确认无误后发放。2.台账记录：出库时同步更新库存系统与纸质台账，记录领用时间、数量、领用人，确保“账物相符”。3.追溯管理：对植入类耗材、特殊药品等，需记录使用患者信息、手术/诊疗单号，实现“从采购到使用”全流程追溯。（四）库存盘点与预警1.定期盘点：每月开展动态盘点（抽查明细物资），季度进行全面盘点，年度联合财务、审计开展复盘。盘点结果需形成报告，差异部分（如盘盈、盘亏）查明原因，报分管领导审批后调整账目。2.安全库存设置：根据物资使用频率、采购周期，设定安全库存线（如常用耗材库存不低于月均用量的50%）。当库存低于安全线时，系统自动触发补货提醒，物资管理部门启动采购流程。五、供应商管理（一）准入机制新供应商需提交营业执照、生产/经营许可证、产品注册证（医用物资）、质量检测报告等资质文件，经采购、质检、审计科室联合审核后，纳入“潜在供应商库”。通过样品试用、小批量采购验证后，方可进入“合格供应商库”。（二）评估与退出每半年对供应商开展绩效评估，从产品质量（如验收合格率、投诉率）、供货能力（如交货及时率、缺货次数）、服务水平（如退换货响应速度）等维度评分。连续两次评估不合格或出现重大质量事故的供应商，启动退出程序，从合格库中移除并公示。六、监督与考核（一）内部审计审计科室定期抽查采购流程合规性（如招标程序、合同条款）、库存管理规范性（如账物相符率、效期管理），对发现的问题下达整改通知书，跟踪整改结果。（二）绩效考核将物资管理纳入相关科室（采购部、库管科、使用科室）绩效考核：采购科室考核“采购成本节约率”“供应商满意度”；库管科室考核“库存周转率”“账物相符率”；使用科室考核“需求提报准确率”“物资浪费率”。（三）责任追究对违规操作（如无计划采购、验收不严、虚报需求）导致医院损失的，视情节轻重追究相关人员责任，包括通报批评、扣减绩效、调离岗位，涉嫌违法的移交司法机关。七、附则本办法由医院采购管理委员会负责解