销售合同管理审批流程工具

销售合同管理审批流程工具一、适用业务场景本工具适用于企业销售部门与客户签订各类销售合同（如产品销售合同、服务合同、框架协议等）前的内部审批管理流程。当销售专员与客户就合同条款达成初步一致后，需通过本工具完成多部门协作审核，保证合同内容符合公司业务规范、财务要求及法律法规，有效规避履约风险，保障企业合法权益。适用于企业规模在50人以上、涉及跨部门审批（销售、法务、财务、管理层）的中型及以上企业，或对合同流程规范性有较高要求的中小型企业。二、操作流程详解步骤1：合同发起与信息录入发起人：销售专员操作内容：登录公司合同管理系统（或线下填写审批单），填写《销售合同审批表》基础信息，包括：合同名称（如“XX公司2024年度产品采购合同”）、合同编号（规则：年份-部门简称-序号，如2024-SALE-001）、甲方（客户全称及统一社会信用代码）、乙方（公司全称及统一社会信用代码）、合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、合同总金额（大写及小写）、签订地点、签订日期、主要交付条款（时间、地点、方式）、付款方式（如“预付30%，验收后付65%，质保期5%”）、违约责任、争议解决方式等核心条款。合同附件：客户营业执照复印件（加盖公章）、订单确认函、技术协议（如有）、价格审批单（如有）、双方确认的沟通记录（如邮件、会议纪要）等。填写审批流程：根据合同金额及类型，勾选需参与的审批部门（如销售部负责人→法务部→财务部→分管销售副总→总经理）。输出结果：提交完整的《销售合同审批表》及附件，进入下一环节审批。步骤2：销售部门内部审核审核人：销售部经理/销售总监审核时限：1个工作日内审核内容：核对合同基本信息与客户需求、订单信息是否一致（如产品型号、数量、金额、交付时间）。评估客户信用状况：查看历史合作记录、回款情况，确认客户是否存在逾期付款或违约风险。审核业务条款合理性：如价格是否符合公司定价政策、交付周期是否可满足、促销政策是否合规等。审核结果处理：审核通过：在审批表“销售部意见”栏签字，流转至法务部。审核不通过：注明修改意见（如“交付时间需延长至2024年6月30日”“价格需按最新折扣政策调整”），退回销售专员修改后重新发起。步骤3：法务部门合规性审核审核人：法务专员/法务经理审核时限：2个工作日内审核内容：审核合同主体合法性：甲方（客户）营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的，签约人是否具备合法授权（如需提供授权委托书）。审核合同条款合法性：检查是否存在违反法律法规的条款（如“霸王条款”）、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定明确（如“提交乙方所在地人民法院诉讼”）。审核权利义务对等性：确认双方权利义务是否平衡，是否存在对公司不利的隐性风险（如“乙方无需对产品质量承担举证责任”等条款需修改）。审核结果处理：审核通过：在审批表“法务部意见”栏签字，流转至财务部。审核不通过：出具《法律风险提示函》，列明具体条款及修改建议（如“第5条违约责任需明确‘逾期付款按日万分之五计算违约金’”），退回销售专员与客户沟通修改后重新提交。步骤4：财务部门资金与条款审核审核人：财务经理/财务总监审核时限：2个工作日内审核内容：审核合同金额准确性：核对合同总金额与订单、价格审批单是否一致，是否存在漏算、错算。审核付款方式与资金安全：评估付款节奏是否合理（如预付款比例是否符合公司规定、质保金比例是否充足），确认收款账户信息是否为公司指定对公账户。审核税务条款：明确发票类型（如“增值税专用发票，税率13%”）、开票时间（如“验收合格后15个工作日内”），保证税务处理合规。评估客户财务风险：对大额合同或新客户，可要求提供财务报表或资信证明，评估客户偿付能力。审核结果处理：审核通过：在审批表“财务部意见”栏签字，流转至分管领导。审核不通过：注明修改意见（如“预付款比例需从20%提高至30%”“发票类型需明确为增值税专用发票”），退回销售专员调整。步骤5：管理层审批（分级审批）审批人：根据合同金额分级确定金额≤10万元：分管销售副总审批10万元＜金额≤50万元：总经理审批金额＞50万元：总经理办公会集体审批审批时限：2个工作日内（集体审批不超过3个工作日）审批内容：审核合同整体业务价值：是否符合公司年度销售目标、战略发展方向。审核风险与收益平衡：结合法务、财务意见，评估合同潜在风险是否可控，收益是否合理。审批特殊条款：如超出常规权限的折扣、延长账期、特殊交付要求等。审批结果处理：审批通过：在审批表“管理层意见”栏签字，确认合同可签订。审批不通过：注明“暂不批准”及核心原因（如“超出公司年度销售预算”“客户资信风险过高”），退回销售部门与客户协商或终止合作。步骤6：合同用印与执行执行人：销售专员（发起）、行政部（用印）操作内容：销售专员凭审批通过的《销售合同审批表》，到行政部申请加盖公司公章或合同专用章（需保证合同文本与审批版本一致，未经修改）。行政部核对审批表与合同文本无误后，按规定用印，并在《用印登记表》记录用印日期、合同编号、用印人等信息。销售专员将用印后的合同正本（一式两份或三份）送达客户，要求客户签字盖章并返还一份正本；同时将合同扫描件至系统，同步更新合同台账。输出结果：双方盖章生效的合同正本、客户签字页复印件、完整的合同台账。步骤7：合同归档与跟踪归档人：档案管理员操作内容：档案管理员在合同生效后5个工作日内，收集合同正本、审批表、附件、客户签字页等全套资料，按合同编号分类归档（电子档案存储于指定服务器，纸质档案存入档案柜）。销售专员建立《合同执行跟踪表》，记录合同履行进度（如交付时间、验收情况、回款节点），定期更新并同步至财务部，保证按约定履约。合同履行完毕后（如质保期结束），档案管理员将资料转入“已完结合同”档案库，保存期限不少于5年（法律法规另有规定的除外）。三、审批单模板销售合同审批表合同基本信息合同名称合同编号甲方（客户）统一社会信用代码乙方（我方）××公司统一社会信用代码合同标的（如：XX型号产品100台）合同总金额签订地点签订日期主要交付条款（时间：______年_月_日前；地点：______；方式：______）付款方式（如：1.预付款30%，合同签订后3个工作日内；2.到货验收合格后付65%；3.质保期满5%无息支付）违约责任（如：逾期付款按日万分之五支付违约金；逾期交付按日千分之二支付违约金）争议解决方式（如：提交乙方所在地人民法院诉讼）附件清单1.客户营业执照复印件（加盖公章）；2.订单确认函；3.技术协议；4.价格审批单审批流程审核人审核意见签字/日期销售部负责人法务部财务部分管销售副总总经理行政部用印用印日期：______年_月_日用印人：______备注|（如：合同修改说明、特殊约定等）|四、关键要点提示合同信息准确性：填写合同编号、金额、客户信息等核心内容时需反复核对，避免因信息错误导致履约纠纷或财务风险。附件完整性：客户资质文件（营业执照）、订单确认函等附件是审核依据，缺失时需及时补充，保证合同真实有效。审批时限管理：各部门需在规定时限内完成审核，无特殊情况不得拖延；若需延长审核时间，需提前告知发起人并说明原因。风险点把控：重点关注客户信用状况、付款方式合理性、违约责