销售合同审查及管理标准化流程

销售合同审查及管理标准化流程一、适用业务场景与对象本标准化流程适用于企业销售业务中各类合同的审查、签署、履行及归档管理全生命周期，具体场景包括但不限于：新客户首次合作合同签订（如产品销售、服务提供类合同）；老客户续签合同或合同条款修订；跨区域、跨部门协作的销售合同（如涉及不同分公司、事业部的联合销售项目）；合同履行过程中的变更、补充协议管理；合同到期后的终止、结算及归档。涉及责任主体包括：销售代表、销售部门负责人、法务专员、财务专员、部门经理及公司管理层等。二、标准化操作流程详解（一）合同起草与初步审核操作内容：销售代表根据客户需求（如产品规格、数量、价格、交付时间等），结合公司《销售合同模板》起草合同初稿，保证核心条款（如双方主体信息、标的、价款、履行期限、违约责任等）完整明确。销售代表对合同初稿进行自查，重点核对客户信息准确性（如公司名称、统一社会信用代码）、产品/服务描述与订单一致性、付款方式与公司政策匹配性，保证无遗漏或矛盾条款。责任主体：销售代表输出成果：《销售合同（初稿）》《合同自查表》（附件1）（二）多部门联合审查操作内容：销售代表将自查通过的合同初稿及《合同自查表》提交至销售部门负责人，进行业务可行性审查（如客户信用评估、销售目标匹配度、资源协调需求等）。销售部门负责人审查通过后，流转至法务专员，进行法律风险审查（如合同条款合法性、合规性、违约责任可执行性、知识产权保护、争议解决方式等）。法务专员审查通过后，流转至财务专员，进行财务条款审查（如价款构成是否清晰、税费承担约定、付款节点与账期匹配性、发票类型及开具要求等）。各部门审查若发觉需修改条款，需在《合同审查意见表》（附件2）中明确标注修改意见及原因，反馈至销售代表与对方协商；若存在重大分歧（如客户提出超权限付款条件、法律条款存在重大漏洞），需上报部门经理协调解决。责任主体：销售部门负责人、法务专员、财务专员、部门经理输出成果：《合同审查意见表》（含各部门修改意见）（三）客户沟通与合同修订操作内容：销售代表汇总各部门审查意见，与客户进行沟通，解释修改原因并协商达成一致。对于客户无法接受的条款，需及时反馈至法务专员及部门经理，评估风险后确定是否调整或放弃合作。双方达成一致后，销售代表根据最终沟通结果修订合同，形成《销售合同（终稿）》，保证修订内容经客户书面确认（如邮件回复、盖章确认的修订页等）。责任主体：销售代表、客户输出成果：《销售合同（终稿）》《客户确认记录》（如沟通邮件截图、确认函等）（四）内部审批与签署授权操作内容：销售代表将终稿合同、客户确认记录及《合同审查意见表》提交至公司管理层（如总经理、分管副总）进行最终审批，审批权限根据合同金额及重要性划分（例如：金额≤10万元由销售部门经理审批；10万元＜金额≤50万元由分管副总审批；金额＞50万元由总经理审批）。审批通过后，由法务专员或授权人员制作《合同签署授权委托书》（附件3），明确签署人、签署权限及签署范围；销售代表根据授权安排合同签署，保证双方签字/盖章页完整、清晰（自然人需签字并按手印，法人需盖公章或合同专用章）。责任主体：管理层、法务专员、销售代表输出成果：《合同审批记录》《合同签署授权委托书》《已签署销售合同》（五）合同履行与过程跟踪操作内容：合同生效后，销售代表负责跟踪履行进度，包括但不限于：产品/服务交付时间、验收标准执行、款项到账情况等，及时填写《合同履行跟踪表》（附件4）。履行过程中若出现变更（如交付时间延迟、数量增减），需由销售代表与客户协商签订《补充协议》（使用公司《补充协议模板》），并重新履行审查审批流程；若出现客户违约（如逾期付款），销售代表需及时收集证据（如催款函、沟通记录），上报法务专员评估是否采取法律措施。责任主体：销售代表、法务专员输出成果：《合同履行跟踪表》《补充协议》《违约情况记录表》（六）合同归档与数据管理操作内容：合同履行完毕或终止后，销售代表在10个工作日内将全套合同资料（包括初稿、终稿、审查意见表、审批记录、签署页、履行记录、补充协议等）整理成册，提交至档案管理部门归档。档案管理部门对合同进行分类编号（如“年份-销售部门-合同类型-序号”），录入电子档案系统，保证信息可查询、可追溯；合同电子档案需定期备份，保存期限不少于合同终止后5年。责任主体：销售代表、档案管理部门输出成果：《合同归档清单》《电子档案系统记录》三、核心工具模板清单附件1：《合同自查表》检查项目检查内容检查结果（通过/不通过/需修改）说明客户信息公司名称、统一社会信用代码、地址、联系方式是否准确完整合同主体甲方（公司）与乙方（客户）主体信息是否与营业执照一致标的条款产品名称、规格型号、数量、质量标准描述是否清晰价款条款单价、总价、币种、付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、账户信息是否明确履行期限交付时间、验收期限、付款节点是否具体违约责任违约情形、违约金计算方式、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）是否合理其他特殊条款如保密协议、知识产权归属、不可抗力等是否约定完整检查人日期：附件2：《合同审查意见表》审查部门审查人审查日期审查意见（需修改条款具体内容及原因）是否通过销售部门*法务部门*财务部门*管理层*附件3：《合同签署授权委托书》授权方（公司全称）受托人姓名：*；职务：销售代表授权范围代表公司签署与客户（公司名称：）签订的《销售合同》（合同编号：），合同标的：，合同金额：授权期限自年月日至年月日附件《销售合同（终稿）》1份，共页授权方盖章日期年月日附件4：《合同履行跟踪表》合同编号客户名称合同金额履行阶段计划日期实际日期履行情况描述（如“已发货，待验收”）负责人备注产品交付*验收确认*首笔付款到账*四、关键风险控制点（一）主体资格风险审查客户营业执照、法定代表人证件号码明，保证签约主体为合法存续的法人或组织，避免与无民事行为能力人或超越权限代理人签约；对于新客户，需通过“信用中国”等官方渠道核查企业信用记录，规避重大失信风险。（二）条款严谨性风险合同条款避免使用“大概”“左右”等模糊表述，价款、数量、时间等需明确具体数值；违约责任需对等，避免约定单方加重己方责任或排除对方主要权利的条款（如“客户逾期付款，每日按合同总额10%支付违约金”）。（三）审批权限风险严格按照合同金额及重要性划分审批权限，禁止越权审批或化整为零规避审批；涉及公司核心利益（如独家代理权、知识产权授权）的合同，需提交总经理办公会集体审议。（四）档案管理风险合同原件需妥善保管，避