员工离职办理流程标准模板

员工离职办理流程标准模板一、目的与适用范围为规范员工离职管理，保障企业与离职员工的合法权益，确保工作交接有序、业务运转不受影响，特制定本流程标准。本流程适用于公司全体正式员工、试用期员工的离职管理，实习生及劳务外包人员离职可参照核心原则执行。二、离职流程全周期管理（一）离职申请：明确意向与周期员工需以书面形式（如电子文档、OA系统提交等公司认可的方式）向直属上级提交离职申请，清晰说明离职意向及拟离职日期。试用期员工需提前3日、正式员工需提前30日告知用人单位——若双方协商一致，也可灵活缩短通知期限，以兼顾员工诉求与企业业务连续性。若因重大疾病、家庭突发变故等不可抗力需紧急离职，员工应提供相关证明材料，经公司审批后可调整离职时间。这一步是离职流程的起点，清晰的意向与周期规划能为后续交接打下基础。（二）工作交接：厘清责任与资产离职员工需在通知期内完成工作交接，直属上级需指定监交人（一般为同岗位同事或上级）全程监督，确保交接无遗漏。交接内容需覆盖多维度：业务衔接：未完成工作任务清单、客户/供应商对接信息、项目进度文档、核心工作流程说明都需梳理清晰，确保接手人可快速上手，避免业务断档；资产归还：办公设备（电脑、打印机等）、门禁卡、工牌、钥匙、公司配发的文具/工具需逐一核对，行政部会提供《物品归还清单》辅助完成；权限注销：邮件账号、系统账号、VPN权限、内部文档访问权限等需提交注销申请，IT部门会在收到申请后2个工作日内完成核查，确保信息安全；财务清算：备用金、借款、未报销费用需完成清算（需附票据或说明），财务部会同步审核，避免后续财务纠纷。交接完成后，员工、接手人、监交人需共同签署《工作交接确认单》，明确“无遗漏、无纠纷”后提交人力资源部（以下简称“HR”）备案——这份确认单将作为后续流程的核心依据。（三）离职审批：分层级合规审核直属上级需在收到申请后3个工作日内完成初步审批，重点评估交接方案的可行性、团队人员补位计划，确保业务连续性；HR部门收到《工作交接确认单》后2个工作日内会审核离职合规性（如劳动合同期限、竞业协议履行等），并同步启动离职面谈，深入了解员工真实诉求；核心岗位、高管离职需经总经理/董事会审批，审批周期不超过5个工作日，以确保战略岗位人员流动可控。若审批驳回，HR会与员工、上级沟通调整方案（如延长交接期、补充资料）；若审批通过，HR会向员工发送《离职手续办理通知书》，明确后续流程节点，让员工清晰知晓下一步动作。（四）离职手续：闭环处理与权益保障1.离职面谈：倾听与合规提醒HR会与离职员工进行一对一沟通，内容包括：离职原因调研（匿名统计后用于管理优化）、竞业限制/保密协议提醒（涉密岗位需重申义务）、公司满意度反馈（非强制，鼓励客观评价）。面谈过程需保持中立、尊重，避免激化矛盾，既要保障企业合规，也要关注员工体验。2.薪资结算：清晰透明无纠纷工资会结算至离职当日，包含基本工资、绩效工资、加班费（如有）、未休年假补偿（按法定标准）；奖金按公司年度/季度奖金发放规则执行（如“离职时项目未完结则不予发放”需提前告知员工）；扣款需扣除未归还资产损失、违规罚款（需有书面依据），确保扣款合理合规，让员工对薪资明细一目了然。3.社保与公积金：按时停缴与转移社保在离职当月正常缴纳，次月起停缴；公积金需在离职后30日内办理封存或转移（员工需提供新单位账户信息）。HR会同步跟进办理进度，保障员工社保权益不受影响，让员工入职新单位时可无缝衔接。4.证明与档案：规范开具与转移离职证明会在离职手续办结时开具（内容需符合《劳动合同法实施条例》要求，不得包含负面评价），作为员工入职新单位的关键凭证；档案转移需员工在离职后15日内提供档案接收函，公司会协助办理转移（如员工暂无接收方，可暂存公司档案库，期限不超过6个月），确保档案管理合规，减少员工后顾之忧。5.物品归还：逐项核对与确认员工需凭《物品归还清单》到行政部、IT部等部门归还资产，各部门签字确认后交HR存档。这一步看似琐碎，却能有效避免公司资产流失，也是离职流程闭环的最后一环。（五）离职后管理：长期关系与数据驱动签订《竞业限制协议》的员工，需按约定履行义务（如定期提交在职证明），公司会按月支付竞业补偿（标准不低于离职前12个月平均工资的30%，且不低于当地最低工资），保障双方权益平衡。公司会将离职员工纳入“离职员工校友库”，邀请参加行业沙龙、公司周年庆等活动，保持良性互动；优秀离职员工可推荐回聘（需满足“离职满1年且原岗位需求匹配”条件），盘活人才资源，让离职成为“人才循环”的起点而非终点。HR每季度会汇总离职数据，分析“部门离职率”“核心岗位流失原因”，向管理层提交优化建议（如薪酬调整、晋升机制完善），推动组织管理迭代，让离职数据成为企业成长的“镜子”。三、注意事项：风险防控与细节把控1.法律合规：所有流程需严格遵循《劳动合同法》《社会保险法》等法律法规，涉及经济补偿、违约金的条款需经法务审核，从源头避免劳动纠纷。2.沟通温度：离职面谈需保持尊重、中立，避免激化矛盾；对涉密岗位员工，离职前需签署《保密承诺书》，明确保密义务，守住企业信息安全底线。3.文档留存：《离职申请》《工作交接确认单》《离职证明存根》等文件需至少保存2年（以备劳动仲裁或审计核查），确保流程可追溯、责任可厘清。4.特殊岗位处理：财务、技术核心岗位离职前，需额外进行“审计/代码交接复核”，由财务部、技术部出具《合规确认书》，防范核心数据泄露风险，为企业