培训学校采购流程及制度

PAGE培训学校采购流程及制度一、总则1.目的本制度旨在规范培训学校的采购流程，确保采购活动的合法性、规范性、透明性和效益性，保障学校教学、运营等工作的顺利开展，合理控制采购成本，提高资金使用效率，维护学校的利益。2.适用范围本制度适用于本校所有涉及教学设备、办公用品、教材资料、场地租赁、服务采购等各类采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，营造公平竞争的市场环境，确保采购结果公正合理。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，追求性价比最优，实现学校资源的合理配置。透明性原则：采购过程应公开透明，接受学校内部监督和相关部门的检查。二、采购流程（一）采购需求提出1.教学部门根据教学计划和课程安排，提出教学设备、教材资料等采购需求。详细说明所需设备的规格、型号、数量、技术参数等，教材资料的名称、版本、适用年级或课程等信息。例如，某课程需要采购一套特定的在线教学软件，应明确软件的功能要求、适用学生数量范围、与现有教学系统的兼容性等。2.行政部门依据学校日常运营需要，提出办公用品、办公设备等采购需求。明确办公用品的种类、规格、数量，办公设备的品牌、型号、性能要求等。如采购一批A4打印纸，需注明纸张的克数、包装规格；采购一台复印机，要说明复印速度、纸张处理能力、是否支持彩色复印等参数。3.其他部门根据各自业务范畴，提出相关采购需求，并提交详细的需求说明。如市场推广部门需要采购宣传海报制作服务，应说明海报的设计风格、尺寸要求、制作数量、交付时间等。（二）需求审核1.归口管理部门初审由学校指定的归口管理部门对各部门提交的采购需求进行初步审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、与学校整体规划的一致性等。例如，审核教学部门采购的教学设备是否符合当前教学大纲和未来发展趋势，行政部门采购的办公用品数量是否与实际办公需求相符。2.财务部门审核财务部门从预算角度对采购需求进行审核。检查采购项目是否在学校预算范围内，是否有足够的资金支持。对于超出预算的采购需求，需由需求部门重新评估或申请追加预算。如某采购项目预算为5万元，而需求部门提出的采购金额为6万元，财务部门应要求需求部门说明原因并调整预算或优化采购方案。3.主管领导审批经归口管理部门和财务部门审核通过的采购需求，提交学校主管领导审批。主管领导综合考虑学校整体情况、资金状况、战略规划等因素，做出最终审批决定。审批通过的需求进入采购执行环节，未通过的需求需返回需求部门重新调整。（三）采购方式确定1.集中采购对于金额较大、通用性强、标准化程度高的采购项目，采用集中采购方式。如学校每年定期采购的办公桌椅、电脑等设备。由学校采购部门统一组织采购活动，通过招标、询价等方式确定供应商和采购价格。2.分散采购金额较小、需求较为个性化、时效性要求较高的采购项目，实行分散采购。由各需求部门自行负责采购，但需遵循学校的采购制度和流程。例如，各部门临时采购的一些办公用品、少量教学辅助材料等。3.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。基于技术、工艺或专利权保护的原因，产品、服务只能由特定的供应商提供，且不存在其他合理的选择或替代。例如，某培训学校使用的特定教材编写软件只有一家供应商能够提供，且该软件与学校现有教学系统深度集成，更换供应商将导致教学工作无法正常开展，则可采用单一来源采购方式。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行筛选，评估其资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证明文件，查看其过往业绩、客户评价等。例如，对于教学设备供应商，考察其是否具有生产或销售相关设备的资质，产品是否通过质量认证，是否有类似学校的供货经验等。2.供应商评估定期对现有供应商进行评估，根据评估结果调整合作策略。评估指标包括产品质量、交货期、价格合理性、售后服务响应速度等。通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式收集评估信息。如每季度对办公用品供应商进行评估，统计其产品质量投诉率、按时交货率、价格波动情况等指标，对于表现不佳的供应商，及时与其沟通改进，或考虑更换供应商。3.建立合作关系与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。协议内容包括采购产品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务条款等。例如，与教材供应商签订的合作协议中，应约定教材的版本更新、印刷质量、交付时间、退换货政策等具体内容，确保双方合作有章可循。（五）采购实施1.招标采购对于集中采购且金额较大的项目，采用招标方式进行采购。编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。组织开标、评标、定标等活动，按照评标结果确定中标供应商。例如，学校采购一批多媒体教学设备，通过公开招标的方式，吸引多家供应商参与竞争，最终选择综合评分最高的供应商中标。2.询价采购适用于采购内容相对简单、标准化程度高、价格波动较小的项目。向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。比较各供应商的报价和其他条款，选择合适的供应商成交。如采购一批常规的办公文具，通过向几家固定的供应商询价，选择价格最低且满足质量要求的供应商采购。3.合同签订采购项目确定供应商后，及时签订采购合同。合同文本应符合法律法规要求，明确双方的权利义务、采购内容、价格、交货期、验收标准、付款方式等条款。合同签订前，由学校法务部门或专业人员对合同进行审核，确保合同合法有效。例如，采购合同中应详细约定教学设备的验收标准和方法，如设备的性能指标是否符合合同要求、外观是否有损坏等，以及验收不合格时的处理方式。（六）验收与付款1.验收采购项目到货后，由需求部门、采购部门、质量检验部门等相关人员组成验收小组进行验收。按照合同约定的验收标准，对采购产品或服务的数量、质量、规格等进行检查。对于教学设备，要进行安装调试，测试其性能是否达标；对于教材资料，检查其版本、内容是否正确。验收合格后，验收小组出具验收报告。如验收过程中发现问题，应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商限期整改或退换货。2.付款财务部门根据验收报告和合同约定的付款方式进行付款。一般采用银行转账方式支付货款。在付款前，财务部门要对发票等相关凭证进行审核，确保凭证真实、合法、有效。对于符合付款条件的，按照合同约定的时间和金额支付款项。例如，合同约定货到验收合格后30天内付款，财务部门在收到验收报告和合规发票后，在规定时间内完成付款操作。三、采购预算管理1.预算编制各部门根据学校年度工作计划和实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格、数量、预计金额等内容，并说明预算编制的依据和理由。采购部门汇总各部门预算，结合学校整体预算安排，编制学校年度采购预算草案。财务部门对采购预算草案进行审核，确保预算的合理性和准确性。经学校领导审批后，形成正式的年度采购预算。2.预算执行采购活动应严格按照预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整预算，需由需求部门提出书面申请，说明调整原因和金额，经归口管理部门审核、财务部门复核、主管领导审批后进行调整。财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施解决。例如，每月统计采购支出与预算的差异情况，对于超支较多的项目，查找原因并要求相关部门说明情况，必要时进行预算调整。3.预算调整在预算执行过程中，如因市场价格波动、政策变化、学校业务调整等原因导致原预算无法满足采购需求，可按规定程序进行预算调整。预算调整应遵循必要性、合理性、可行性原则，确保调整后的预算能够支持学校的正常运营和发展。例如，由于某种教学设备市场价格大幅上涨，原预算无法采购到足够数量的设备，需求部门可申请调整预算，经相关部门审核和领导审批后增加预算金额。四、采购风险管理1.风险识别对采购过程中可能出现的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。例如，供应商可能因生产能力不足、原材料短缺等原因无法按时交货；采购的产品可能存在质量问题，影响教学或运营工作；市场价格波动可能导致采购成本增加；采购活动可能不符合法律法规要求，引发法律纠纷。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。例如，对于供应商违约风险，评估其历史违约记录、当前经营状况等因素，判断其发生的可能性大小；对于质量风险，考虑产品质量对学校教学和运营的影响程度，确定风险等级。3.风险应对针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，采取重点监控、备用供应商选择等措施；对于中风险，加强供应商管理、定期评估产品质量等；对于低风险，建立风险预警机制，及时关注相关信息。例如，对于价格波动风险较高的采购项目，与供应商签订价格调整协议，约定价格波动范围和调整方式；对于质量风险较高的教学设备采购，增加抽检频次，加强到货验收环节的质量把控。五、监督与检查1.内部监督学校设立专门的采购监督小组，由纪检、审计、财务等部门人员组成。对采购活动进行全过程监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。监督小组有权调阅采购文件、合同、发票等资料，对相关人员进行询问和调查。定期对采购项目进行内部审计，评估采购活动的效益性和合规性。例如，每半年对学校的采购项目进行一次内部审计，检查采购流程执行情况、采购成本控制情况、供应商管理情况等，发现问题及时提出整改意见。2.外部监督接受教育主管部门、财政部门等相关外部部门的监督检查。积极配合外部部