员工基本信息档案管理规范

员工基本信息档案管理规范一、规范制定背景与目的员工基本信息档案是企业人力资源管理的核心基础资料，贯穿员工职业发展全周期。为保障员工信息的准确性、完整性与安全性，提升人力资源管理效率，同时契合《个人信息保护法》等法律法规要求，结合企业实际运营场景，制定本管理规范，为员工档案管理提供清晰的操作指引与合规依据。二、管理职责划分（一）人力资源部门（HR）作为员工档案管理的责任主体，需履行以下职责：统筹档案的建立、更新、存储与借阅管理，确保档案全生命周期合规；审核档案信息的真实性，对存疑信息及时与员工或相关部门核实；制定档案安全防护措施，包括电子档案加密、纸质档案物理防护等；定期开展档案合规性检查，排查信息泄露、过期未更新等风险。（二）用人部门配合HR收集员工岗位相关信息（如项目经历、岗位胜任力评估等），确保信息与实际工作场景匹配；因工作需要借阅档案时，严格遵守借阅流程，不得擅自复制、泄露档案内容；发现员工信息变动（如岗位调整、绩效结果更新），需在3个工作日内同步至HR部门。（三）员工本人入职时如实填报个人信息，对信息的真实性、完整性负责；个人信息发生变动（如联系方式、学历提升、家庭住址变更等），需在5个工作日内主动告知HR部门并提交佐证材料；配合HR完成档案信息的定期核对工作。三、档案内容与分类员工基本信息档案以“一人一档”为原则，内容需覆盖职业发展全周期（严禁包含身份证号、手机号等隐私敏感信息，数字类信息不超过4位）：（一）个人基础信息身份类：姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌；学历与专业：最高学历、毕业院校、专业、学历类型（全日制/非全日制）；家庭与社会关系：紧急联系人姓名及关系、家庭住址（模糊化处理，如仅保留城市+区县）。（二）入职与劳动关系信息入职信息：入职日期、入职岗位、入职渠道（校招/社招/内部转岗）；合同信息：劳动合同期限、续签记录、岗位调整历史；离职信息：离职日期、离职类型（主动/被动）、离职交接情况（仅记录“是否完成”）。（三）职业发展信息培训记录：内部/外部培训名称、培训时长、考核结果（合格/优秀等定性描述）；绩效与考核：年度绩效等级（A/B/C等）、关键项目贡献记录；晋升与奖惩：晋升时间、晋升岗位；奖励/处分类型、事由及生效时间。四、档案管理流程（一）建档流程1.信息收集：员工入职时，HR通过《员工信息登记表》收集基础信息，同步要求员工提交学历证书、资格证书等佐证材料（复印件归档，原件核验后返还）；2.信息审核：HR在2个工作日内核对信息与材料的一致性，对存疑项（如学历真实性）通过学信网、背景调查等方式验证；3.档案建立：审核通过后，为员工建立电子档案（加密存储于HR系统）与纸质档案（如需），纸质档案需编号并存放于专用档案柜，电子档案需设置访问权限。（二）借阅流程1.申请与审批：因工作需要借阅档案时，借阅人需填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案类型、预计归还时间；申请表需经部门负责人及HR负责人审批；2.借阅与登记：HR凭审批单提供档案（电子档案仅限系统内查看，纸质档案需现场查阅），并登记借阅人、时间、档案内容等信息；（三）销毁流程1.销毁条件：员工离职满2年（或按法规要求延长保存期），且无劳动纠纷、审计追溯等需求；2.审批与备案：HR填写《档案销毁审批表》，说明销毁原因、档案数量，经HR总监、法务部门审批后，留存销毁清单备案；3.销毁方式：电子档案通过系统权限注销+数据加密覆盖方式销毁；纸质档案通过碎纸机粉碎或委托专业机构销毁，销毁过程需双人监督。五、安全与保密要求（一）存储安全电子档案：存储于企业内部加密服务器，设置“HR经理-专员-部门负责人”三级访问权限，禁止外部网络访问；纸质档案：存放于带锁档案柜，钥匙由HR专员与经理分持，非工作时间档案柜需加贴封条。（二）信息保密严禁HR及其他人员以任何形式（邮件、微信、U盘拷贝等）泄露员工档案信息，因工作需要对外提供信息时（如背景调查），需取得员工书面授权，并仅提供必要信息；员工信息原则上仅限“与员工利益相关”的场景使用（如薪资核算、社保缴纳），禁止用于营销、数据分析等无关用途。（三）违规处理若发现档案信息泄露、篡改、违规借阅等行为，视情节轻重给予责任人警告、记过、降职等处分；造成法律纠纷或企业损失的，依法追究法律责任。六、档案维护与更新（一）定期核对HR部门每年度开展一次档案信息核对工作，通过邮件、OA系统等方式通知员工确认信息，员工需在10个工作日内反馈核对结果，对存疑项提供佐证材料。（二）动态更新员工主动更新：个人信息变动时（如学历提升、婚姻状况变更），需提交《员工信息变更申请表》及佐证材料，HR在3个工作日内完成档案更新；企业主动更新：员工岗位调整、绩效结果发布、奖惩决定生效后，HR需在2个工作