培训档案收纳管理制度

PAGE培训档案收纳管理制度一、总则（一）目的为了加强公司培训档案的管理，规范培训档案的收纳流程，确保培训档案的完整性、准确性和保密性，为公司的培训工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所产生的档案资料收纳管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理培训、专项培训等。（三）管理原则1.集中管理原则：培训档案由公司统一设立的档案管理部门进行集中管理，确保档案的有序存放和有效利用。2.分类归档原则：按照培训的类别、时间、性质等因素进行分类归档，便于查找和统计。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保培训档案的安全和保密，防止档案信息泄露。二、培训档案的内容及分类（一）培训计划类1.年度培训计划：包括公司年度培训工作的总体目标、培训项目安排、培训预算等内容。2.专项培训计划：针对特定岗位、业务领域或项目制定的专项培训计划，明确培训的目标、内容、时间、师资等。（二）培训实施类1.培训通知：发布培训活动的通知文件，包括培训主题、时间、地点、参加人员、培训要求等信息。2.培训教材：培训过程中使用的各类教材、讲义、课件等资料。3.培训记录：记录培训过程的相关资料，如培训签到表、培训考勤记录、培训课程内容摘要、培训现场照片等。4.培训考核资料：包括培训考核试卷、考核成绩、考核报告等，用于评估学员的培训效果。（三）培训师资类1.内部培训师资料：包括内部培训师的个人简历、培训经历、授课评价等。2.外部培训师资料：与外部培训机构或培训师签订的合作协议、培训师的资质证明、授课费用明细等。（四）培训效果评估类1.学员反馈：学员对培训内容、培训方式、培训师资等方面的反馈意见和建议。2.培训效果跟踪：对学员培训后的工作表现、技能提升等方面进行跟踪评估的资料。3.培训效益评估：评估培训对公司业务发展、绩效提升等方面所产生的效益的相关资料。（五）培训证书及其他类1.培训证书：学员参加培训后获得的各类证书原件及复印件。2.培训相关的其他文件：如培训总结报告、培训经验分享、培训工作改进措施等。三、培训档案的收集（一）收集责任主体1.培训组织部门：负责本部门组织的培训活动档案资料的收集整理工作，并在培训结束后[X]个工作日内将档案资料移交至档案管理部门。2.培训实施部门：协助培训组织部门做好培训档案资料的收集工作，确保所负责的培训环节相关资料的完整收集。3.学员个人：按照要求及时提交个人在培训过程中产生的相关资料，如培训心得、考核作业等。（二）收集要求1.培训组织部门应明确各项培训档案资料的收集范围和标准，确保收集的资料全面、准确、完整。2.收集的资料应真实可靠，如有虚假信息，将追究相关责任人的责任。3.对于电子文档资料，应确保格式规范、内容清晰，并按照统一的命名规则进行命名，便于识别和管理。（三）收集流程1.培训活动开始前，培训组织部门应向相关部门和人员明确档案资料收集的要求和时间节点。2.培训过程中，培训组织部门和实施部门应及时收集各类培训资料，如培训签到表、培训记录等，并妥善保管。3.培训结束后，培训组织部门应按照档案分类要求，对收集到的资料进行初步整理，填写《培训档案移交清单》，并在规定时间内移交至档案管理部门。4.档案管理部门收到培训档案资料后，应对移交清单进行核对，如发现资料不完整或不符合要求，应及时通知培训组织部门补充完善。四、培训档案的整理（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管和利用，提高档案管理的工作效率。（二）整理方法1.分类：按照培训档案的分类标准，对收集到的档案资料进行分类。如将培训计划类、培训实施类、培训师资类等分别归类。2.编号：为每一类培训档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。例如，培训计划类档案编号可采用“PJ+年份+序号”的格式，培训实施类档案编号可采用“SS+年份+序号”的格式等。3.装订：对于纸质档案资料，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式。4.编目：编制培训档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案内容。（三）整理流程1.档案管理部门收到培训档案资料后，首先对资料进行分类，确定每类档案的编号范围。2.按照编号规则对档案资料进行编号，并在每份资料上标注编号。3.对纸质档案资料进行装订，同时将电子文档资料进行分类存储，并建立相应的文件夹结构，确保电子文档与纸质档案编号一致。4.编制培训档案目录，将目录打印成册，并与档案资料一同存放。五、培训档案的归档（一）归档期限培训档案应在整理完毕后的[X]个工作日内完成归档工作。（二）归档方式1.纸质档案：按照分类编号顺序，将装订成册的纸质档案放入档案盒中，并在档案盒上标注档案类别、编号范围、年度等信息，存放在档案库房的相应位置。2.电子档案：将整理好的电子文档资料按照分类编号存入公司指定的电子档案管理系统中，并建立相应的索引，便于快速查询。（三）归档要求1.归档的培训档案应确保资料齐全、完整，编号准确、清晰。2.档案库房应保持适宜的温度、湿度和通风条件，确保档案的安全保管。3.电子档案管理系统应具备完善的安全防护措施，防止数据丢失、损坏和泄露。六、培训档案的保管（一）保管期限1.培训计划类档案保管期限为[X]年。2.培训实施类档案保管期限为[X]年，其中涉及员工个人信息及重要业务资料的档案保管期限为永久。3.培训师资类档案保管期限为[X]年。4.培训效果评估类档案保管期限为[X]年。5.培训证书及其他类档案保管期限根据实际情况确定，重要文件应永久保管。（二）保管方式1.纸质档案：采用档案库房集中保管的方式，按照档案类别和年度顺序排列存放。档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。2.电子档案：定期对电子档案进行备份，备份数据存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。同时，建立电子档案的定期检查制度，确保数据的完整性和可用性。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对培训档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案的安全保密。未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅培训档案。3.对于超过保管期限的培训档案，应按照公司档案销毁制度进行鉴定和销毁，销毁过程应进行详细记录。七、培训档案的查阅与借阅（一）查阅流程1.内部人员查阅培训档案，需填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据申请表进行审核，如符合查阅规定，为查阅人员提供相应的档案资料，并在查阅登记表上记录查阅情况。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。（二）借阅流程1.因工作需要借阅培训档案的，借阅人应填写《培训档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门根据审批意见，为借阅人提供相应的档案资料，并办理借阅登记手续，注明借阅档案的编号、名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失。如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请办理续借手续。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案资料。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司机密信息的培训档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度执行，经公司保密管理部门批准后方可进行。2.未经档案管理部门同意，任何人不得私自复印、拍照或传播培训档案内容。八、培训档案的统计与分析（一）统计内容1.培训档案的数量统计，包括各类培训档案的数量、年度培训档案数量等。2.培训档案的利用情况统计，如查阅次数、借阅次数、查阅人员分布等。3.培训档案的保管期限统计，分析不同类别档案的保管期限分布情况。（二）统计方法1.档案管理部门应定期对培训档案进行统计，建立培训档案统计台账，记录各项统计数据。2.利用公司的档案管理系统或相关软件，对培训档案的电子数据进行统计分析，生成各类统计报表。（三）分析报告1.档案管理部门应根据培训档案的统计数据，定期撰写培训档案统计分析报告，分析培训档案管理工作的现状、存在的问题及改进措施。2.统计分析报告应提交给公司相关领导和部门，为公司的培训决策、人力资源管理等提供参考依据。九、培训档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对培训档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.在培训档案的收集、整理、归档、保管、查阅与借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。如对涉及机密的档案资料进行加密存储、限制查阅权限等。3.与外部机构或人员合作过程中涉及培训档案的，应签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。（二）安全管理1.档案库房应安装必要的安全设施，如防火设备、防盗报警装置、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。如发生档案安全事故，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。十、培训档案管理的监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对培训档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案资料的完整性和准确性等。2.档案管理部门应建立内部自查制度，定期对培训档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）考核办法1.将培训档案管