培训材料保管备查制度

PAGE培训材料保管备查制度一、总则（一）目的为加强公司培训材料的管理，确保培训材料的完整性、准确性和可追溯性，规范培训材料的保管与备查工作，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训活动所涉及的培训材料，包括但不限于培训教材、讲义、课件、考核试卷、学员档案等。（三）基本原则1.合法性原则：培训材料的保管与备查工作应符合国家法律法规及行业标准的要求，确保公司培训活动合法合规开展。2.完整性原则：全面收集、整理和保管培训过程中产生的各类材料，保证材料的完整性，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：培训材料应真实、准确反映培训内容和过程，避免虚假或错误信息。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、学员个人隐私等敏感信息的培训材料，应严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：保管的培训材料应便于查阅、使用和管理，提高工作效率。二、培训材料的分类与编号（一）分类1.培训教材类：包括公司自行编写或外部采购的用于培训的专业书籍、手册等。2.讲义课件类：培训讲师根据培训需求制作的电子或纸质讲义、PPT课件等。3.考核试卷类：用于培训考核的各类试卷、试题库等。4.学员档案类：记录学员培训基本信息、学习成绩、考勤情况等的档案资料。5.其他类：如培训通知、培训总结、培训评估报告等与培训相关的其他材料。（二）编号为便于培训材料的识别、管理和查询，对每类培训材料进行编号。编号规则如下：1.培训教材类：以“JC”开头，followedbytheyearofpublicationandauniqueserialnumber.Forexample,JC2023001representsthefirsttrainingmaterialpublishedin2023.2.讲义课件类：以“KJ”开头，followedbythetrainingcoursenameabbreviationandaserialnumber.Forexample,KJSales002representsthesecondlecturecoursewareforthesalestraining.3.考核试卷类：以“KS”开头，followedbythetrainingcoursenameabbreviationandtheexaminationdate(intheformatofyearmonthday)andaserialnumber.Forexample,KSMarketing20230510003representsthethirdexaminationpaperforthemarketingtrainingonMay10,2023.4.学员档案类：以“XD”开头，followedbytheyearofenrollmentandauniqueserialnumberforeachstudent.Forexample,XD2023010representsthestudentfileofthe10thstudentenrolledin2023.5.其他类：以“QT”开头，followedbyaserialnumber.Forexample,QT005representsthefifthothertrainingrelatedmaterial.三、培训材料的收集与整理（一）收集1.培训部门：负责组织培训活动，并在培训前明确所需收集的培训材料清单，通知相关人员按时提交。2.培训讲师：根据培训大纲和教学计划，准备并提交讲义课件、考核试卷等培训材料。3.学员：按照培训要求，提交个人学习资料、作业等相关材料。4.其他相关部门：如人力资源部门提供学员基本信息，行政部门提供培训场地使用记录等，应及时将相关材料提交给培训部门。（二）整理1.培训部门：收到各类培训材料后，应及时进行整理。按照分类标准，对培训材料进行分类存放，并核对材料的完整性和准确性。2.对于电子文档：应按照统一的命名规则进行命名，确保文件名清晰反映文档内容和所属类别。同时，建立电子文档索引目录，方便快速查找。3.对于纸质文档：应进行编号、装订，并在封面注明文档名称、类别、编号、日期等信息。四、培训材料的保管（一）保管方式1.纸质培训材料：应存放在专门的文件柜中，按照类别和编号顺序排列，确保存放整齐、有序。文件柜应具备防火、防潮、防虫等功能，定期进行检查和维护。2.电子培训材料：应存储在公司指定的数据存储设备或服务器上，建立备份机制，定期进行数据备份。同时，设置不同的用户权限，确保数据的安全性和保密性。（二）保管期限1.培训教材类：长期保管，以便后续培训参考使用。2.讲义课件类：根据培训课程的更新情况，保留最近[X]年的讲义课件，其他可根据实际情况进行适当销毁。3.考核试卷类：保留最近[X]年的考核试卷，用于分析培训效果和教学质量评估。4.学员档案类：自学员毕业或培训结束之日起，保留[X]年，以便查询学员历史培训记录。5.其他类：根据文件性质和实际需要，确定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管环境1.温度：保持在[适宜温度范围]，避免温度过高或过低对培训材料造成损坏。2.湿度：控制在[适宜湿度范围]，防止纸质材料受潮发霉，电子设备因湿度问题出现故障。3.通风：确保保管场所通风良好，防止有害气体积聚对材料产生腐蚀。（四）保管人员职责1.负责培训材料的日常保管工作：定期检查培训材料的存放情况，确保材料安全无损。2.做好保管记录：记录培训材料的出入库情况、保管期限、损坏情况等信息，以备查询。3.协助培训部门进行培训材料的整理和归档工作：按照要求对培训材料进行分类、编号和存放，提高保管效率。4.严格遵守保密制度：对涉及公司机密和学员隐私的培训材料，妥善保管，防止信息泄露。五、培训材料的查阅与使用（一）查阅权限1.培训部门人员：可查阅本部门保管的所有培训材料，用于培训教学、课程开发、效果评估等工作。2.培训讲师：根据教学需要，可查阅与所授课程相关的培训材料，包括教材、讲义、试卷等。3.公司内部其他部门人员：因工作需要查阅培训材料的，应填写《培训材料查阅申请表》，注明查阅目的、材料名称和类别，经所在部门负责人审批后，到培训部门查阅。查阅过程中不得擅自复印、拍照或传播培训材料。4.外部合作机构或人员：如需查阅公司培训材料，必须经过公司高层领导批准，并签订保密协议。查阅过程中，公司应安排专人陪同，确保材料安全。（二）查阅流程1.填写申请表：查阅人员需填写《培训材料查阅申请表》，详细说明查阅目的、材料名称和类别等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人审批后，提交至培训部门负责人审批。对于涉及重要机密或敏感信息的查阅申请，还需报公司高层领导审批。3.查阅登记：培训部门根据审批结果，安排专人协助查阅人员查阅培训材料，并进行查阅登记。登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、部门、查阅材料名称和编号、查阅目的等。4.归还：查阅结束后，查阅人员应及时将培训材料归还培训部门保管人员，并在查阅登记上签字确认。（三）使用规定1.培训部门人员：在使用培训材料进行教学、课程开发等工作时，应确保材料的正确使用，不得擅自修改或损坏培训材料。如需对培训材料进行修改或补充，应经过培训部门负责人批准，并做好记录。2.培训讲师：根据教学需要，可对讲义课件进行适当调整和修改，但应保留原始版本，并注明修改内容和日期。使用考核试卷进行培训考核时，应严格按照考试规则进行，确保考试公平、公正。3.其他人员：经批准查阅培训材料的人员，只能将材料用于申请审批的目的，不得擅自转借、转让或用于其他非授权用途。六、培训材料的销毁（一）销毁条件1.培训材料保管期限已满，且不再具有保存价值的。2.培训材料因损坏、丢失等原因无法继续使用，且已无备份的。3.因法律法规或政策变化，培训材料内容不符合要求，需要销毁的。（二）销毁流程1.提出申请：培训部门或相关保管人员根据销毁条件，填写《培训材料销毁申请表》，详细说明销毁材料的名称、类别、数量、销毁原因等信息。2.审批：申请表经培训部门负责人审核后，提交至公司分管领导审批。对于涉及重要机密或敏感信息的培训材料销毁申请，还需报公司高层领导审批。3.销毁实施：经批准后，由培训部门指定专人负责销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全有效的方法，确保培训材料信息无法恢复。4.记录备案：销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好销毁记录。记录内容包括销毁日期、销毁材料名称和类别、数量、销毁方式、监督人员姓名等。销毁记录应长期保存，以备查阅。七、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的培训材料管理监督小组，由培训部门负责人、行政部门负责人、审计部门人员等组成，负责对培训材料保管备查制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.培训材料的收集、整理、保管情况，是否符合本制度的要求。2.培训材料的查阅与使用是否规范，是否存在未经授权查阅、使用或泄露培训材料信息情况。自学员毕业或培训结束之日起，保留[X]年，以便查询学员历史培训记录。5.其他类：根据文件性质和实际需要，确定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管环境1.温度：保持在[适宜温度范围]，避免温度过高或过低对培训材料造成损坏。2.湿度：控制在[适宜湿度范围]，防止纸质材料受潮发霉，但应保留原始版本，并注明修改内容和日期。使用考核试卷进行培训考核时，应严格按照考试规则进行，确保考试公平、公正。3.其他人员：经批准查阅培训材料的人员，只能将材料用于申请审批的目的，不得擅自转借、转让或用于其他非授权用途。六、培训材料的销毁（一）销毁条件1.培训材料保管期限已满，且不再具有保存价值的。2.培训材料因损坏、丢失等原因无法继续使用，且已无备份的。3.因法律法规或政策变化，培训材料内容不符合要求，需要销毁材料的名称、类别、数量并由专人负责销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全有效的方法，确保培训材料信息无法恢复。4.记录备案：销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好销毁记录。记录内容包括销毁日期、销毁材料名称和类别、数量、销毁方式、监督人员姓名等。销毁记录应长期保存，以备查阅。七、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的培训材料管理监督小组，由培训部门负责人、行政部门负责人、审计部门人员等组成，负责对培训材料保管备查制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.培训材料的收集、整理、保管情况，是否符合本制度的要求。2.培训材料的查阅与使用是否规范，是否存在未经授权查阅、使用或泄露培训材料信息情况。3.培训材料的销毁是否按照规定流程进行，销毁记录是否完整。（三）检查频率监督小组定期对培训材料保管备查制度的执行情况进行检