培训会议现场记录制度

PAGE培训会议现场记录制度一、总则（一）目的为了规范公司培训会议现场记录工作，确保培训会议信息准确、完整地记录与保存，为培训效果评估、知识传承、决策支持等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训会议，包括但不限于新员工培训、专业技能培训、管理培训、业务研讨会议等。（三）基本原则1.准确性原则：记录内容应真实、准确地反映培训会议的实际情况，不得歪曲、夸大或遗漏重要信息。2.完整性原则：涵盖培训会议的各个环节，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排、发言内容、讨论要点、决议事项等，确保记录全面无缺漏。3.及时性原则：在培训会议进行过程中同步记录，避免因时间间隔过长导致信息遗忘或不准确，保证记录的时效性。4.规范性原则：采用统一的格式和规范进行记录，语言表达清晰、简洁，书写工整，便于查阅和使用。二、记录人员职责（一）记录人员安排1.每场培训会议应指定专人负责现场记录，记录人员应具备良好的文字表达能力、速记能力和责任心。2.记录人员可以是培训会议的组织者指定的内部员工，也可以根据实际情况外聘专业的会议记录服务人员。（二）记录人员职责1.提前到达培训会议现场，熟悉会议议程和相关资料，准备好记录工具，如笔记本、电脑等。2.在培训会议过程中，集中精力，认真倾听每一位发言者的讲话，准确记录发言内容、讨论要点和决议事项。对于重要观点、关键数据、典型案例等应重点标注，确保记录的准确性和完整性。3.采用合适的记录方法，如文字记录、电子记录等。文字记录应字迹清晰、工整；电子记录可使用专业的会议记录软件或采用文档编辑工具进行实时记录，记录过程中应注意及时保存文件。4.对于培训会议中的讨论环节，应记录各方的观点和意见，以及讨论的过程和结果。如有不同意见的交锋，应尽量详细记录各方的论据和理由。5.在培训会议结束后，及时对记录内容进行整理和核对，补充遗漏信息，修正错误记录，确保记录内容准确无误。6.将整理好的培训会议记录按照规定的格式和要求进行排版，形成正式的会议记录文档，并在规定时间内提交给相关部门或人员审核。7.负责培训会议记录文档的妥善保管，按照公司档案管理规定进行归档，以便日后查阅和使用。三、记录内容要求（一）基本信息1.会议标题：准确概括培训会议的主题。2.会议时间：记录培训会议开始和结束的具体时间，精确到分钟。3.会议地点：明确培训会议举行的具体地点。4.参会人员：列出参会人员的姓名、部门、职位等信息，如有缺席人员应注明原因。（二）议程安排详细记录培训会议的议程内容，包括每个议程项目的主题、负责人、预计时间等，以及实际的时间执行情况。（三）发言内容1.培训讲师/主持人发言：记录培训讲师的授课内容、重点讲解的知识点、案例分析等；记录主持人的开场致辞、会议引导语、总结发言等内容。2.参会人员发言：准确记录每位参会人员的发言要点、提出的问题、建议和意见等。对于发言内容较多的人员，可以采用摘要记录的方式，但应确保关键信息不遗漏。3.互动环节记录：如小组讨论、问答环节等，记录互动的过程和结果，包括讨论的主要观点、达成的共识、未解决的问题等。（四）讨论要点1.记录培训会议中针对特定问题或事项展开的讨论要点，包括不同观点的碰撞、分析问题的角度和方法等。2.对于讨论过程中形成的重要结论或共识，应明确记录，并注明达成共识的依据和理由。（五）决议事项1.详细记录培训会议中做出的决议事项，包括决议的内容、负责人、完成时间、执行要求等。2.对于涉及多个部门或人员协同执行的决议事项，应明确各部门或人员的职责分工和协作方式。（六）其他事项记录培训会议过程中发生的其他重要事项，如临时变动的议程、突发情况的处理等。四、记录格式规范（一）页面设置1.纸张大小：一般采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右页边距均设置为2.5厘米。3.字体字号：标题一般采用二号黑体字，正文采用四号宋体字，行间距设置为1.5倍行距。（二）标题排版1.培训会议标题：居中排列，字体加粗，字号为二号。2.会议基本信息：包括会议时间、地点、参会人员等，在标题下方左对齐排列，字号为四号。（三）正文排版1.议程安排：按照议程顺序依次列出，每个议程项目前空两格，采用四号宋体字。2.发言内容：不同人员的发言分别进行记录，每段发言前空两格，首行缩进两个字符，采用四号宋体字。对于重要发言内容，可以采用不同颜色字体或加粗、下划线等方式进行突出显示。3.讨论要点：讨论要点单独列出，每个要点前空两格，首行缩进两个字符，采用四号宋体字。4.决议事项：决议事项按照决议内容、负责人、完成时间、执行要求等要素依次列出，每个要素之间空一格，采用四号宋体字。（四）页码设置在页面底部居中插入页码，格式为“第X页，共X页”。五、记录整理与审核（一）记录整理1.培训会议结束后，记录人员应在[X]个工作日内完成记录内容的整理工作。整理过程中，对记录内容进行进一步的梳理和完善，检查是否存在错别字、语病、数据错误等问题。2.将整理好的记录内容按照规范的格式进行排版，形成清晰、易读的培训会议记录文档。（二）审核流程1.记录人员完成记录整理后，应将培训会议记录文档提交给培训会议组织者进行初审。组织者应重点审核记录内容的准确性、完整性和规范性，对存在的问题提出修改意见。2.培训会议组织者初审通过后，将记录文档提交给相关部门负责人或主管领导进行终审。终审人员应从培训会议的整体目标和决策需求出发，对记录内容进行全面审查，确保记录能够为后续工作提供有力支持。3.审核人员在审核过程中如发现记录内容存在问题，应及时与记录人员沟通，要求其进行修改和完善。记录人员应根据审核意见认真修改，直至审核通过。（三）审核记录1.审核人员应在培训会议记录文档上签署审核意见，注明审核通过或提出的修改意见及建议。审核意见应明确、具体，便于记录人员进行修改。2.审核通过的培训会议记录文档应加盖审核章或审核人员签字确认，作为正式的记录文件存档。六、记录保存与查阅（一）保存方式1.培训会议记录文档应采用电子文档和纸质文档两种方式保存。电子文档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并按照公司档案管理规定进行分类存放，建立相应的索引目录，便于查询和检索。2.纸质文档应打印成册，一式[X]份，分别存放在公司档案室和相关部门档案柜中。纸质文档应进行编号管理，编号应与电子文档一致，以便对应查阅。（二）保存期限1.一般培训会议记录的保存期限为[X]年，重要培训会议记录或涉及公司核心业务、关键决策等的记录保存期限为[X]年。2.保存期限自培训会议结束之日起计算，超过保存期限的记录文档，应按照公司档案销毁规定进行销毁处理。（三）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅培训会议记录的，应填写《培训会议记录查阅申请表》，注明查阅的会议名称、查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到公司档案室或相关部门查阅。2.外部单位或人员因特殊原因需要查阅公司培训会议记录的，应提前向公司提出书面申请，说明查阅的必要性和查阅范围等，经公司主管领导审批同意后，方可查阅。查阅过程中应安排专人陪同，并按照公司规定进行登记和记录。3.查阅人员应爱护培训会议记录