培训机构印章保管制度

PAGE培训机构印章保管制度一、总则（一）目的为加强培训机构印章管理，规范印章使用流程，保障培训机构合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构内所有涉及印章使用的部门和人员。（三）印章种类1.机构公章：代表培训机构对外行使权力、承担责任的正式印章。2.法定代表人章：用于特定文件或事项的签署，代表法定代表人的个人意志。3.财务专用章：专门用于财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：在签订各类合同、协议时使用。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件、通知等的印发。（四）印章管理原则1.专人保管原则：各类印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。2.审批使用原则：印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。3.登记备案原则：印章的刻制、启用、变更、停用、销毁等情况均需进行详细登记备案。4.安全保密原则：印章保管人员要严格遵守保密制度，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、印章保管职责（一）保管人员的确定1.机构公章、法定代表人章由培训机构法定代表人指定专人保管。2.财务专用章由财务部门负责人指定专人保管。3.合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管。4.部门章由各部门负责人指定专人保管。（二）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章损坏、遗失或被盗用。2.严格按照印章使用审批流程进行用印操作，对不符合规定的用印申请有权拒绝。3.在用印过程中，要认真核对用印文件内容，确保用印事项真实、合法、合规。4.对印章使用情况进行详细登记，包括用印日期、文件名称、用印份数、批准人等信息，并定期将登记情况上报印章管理部门。5.如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即报告印章管理部门，并采取相应的补救措施。三、印章使用审批流程（一）用印申请1.各部门或个人需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、用印份数、用印日期等信息。2.用印申请必须由部门负责人或相关授权人员签字批准，并注明申请日期。（二）审批流程1.一般事项用印：由部门负责人审批签字后，即可到印章保管人员处用印。2.重要事项用印：需经培训机构分管领导审批签字后，方可用印。3.涉及重大决策、合同签订、资金往来等关键事项用印：必须经过法定代表人审批签字。（三）特殊情况处理1.紧急情况下需要使用印章，但无法按照正常审批流程进行审批时，申请人应电话或书面形式向相关领导说明情况，经领导同意后，可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.如遇印章保管人员外出等特殊情况，无法及时进行用印审批时，可由印章保管人员委托其他符合条件的人员代为保管印章，并做好交接记录。代为保管人员应按照本制度规定的审批流程进行用印操作，并及时将用印情况告知印章保管人员。四、印章使用登记与记录（一）登记内容印章保管人员在用印时必须对用印情况进行详细登记，登记内容包括：1.用印日期：记录印章使用的具体年月日。2.文件名称：填写用印文件的准确名称。3.用印份数：注明用印文件的份数。4.批准人：填写批准用印的人员姓名。5.用印事项：简要说明用印的具体事项。6.印章种类：明确使用的印章类型，如机构公章、财务专用章等。（二）登记方式1.采用纸质登记簿进行登记，登记簿应放置在印章保管处，便于随时查阅。2.同时，可利用电子表格等形式进行备份登记，以便于数据统计和查询。（三）记录保存期限印章使用登记记录应妥善保存，保存期限为[X]年，以备日后查阅和审计。五、印章的刻制、启用、变更与停用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、规格等信息，并经部门负责人、分管领导签字批准后，报法定代表人审批。2.法定代表人批准后，由行政部门统一负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求。验收合格后，填写《印章验收单》，由验收人员签字确认。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，必须在培训机构内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示内容包括印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.公示期满无异议后，由印章保管人员填写《印章启用申请表》，经部门负责人、分管领导签字批准后，正式启用印章。3.印章启用后，印章保管人员应及时将印章启用情况记录在印章使用登记簿上，并注明启用日期、启用印章名称等信息。（三）印章变更1.当印章的名称、规格、使用范围等发生变更时，由需求部门填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息，并经部门负责人、分管领导签字批准后，报法定代表人审批。2.法定代表人批准后，由行政部门负责联系印章刻制单位进行变更刻制。变更后的印章启用前，同样需进行公示和审批程序。3.印章变更后，印章保管人员应及时更新印章使用登记簿上的相关信息，并将变更情况通知到培训机构内所有涉及印章使用的部门和人员。（四）印章停用1.因机构撤销、合并、名称变更等原因，需要停用印章时由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并经部门负责人、分管领导签字批准后，报法定代表人审批。2.法定代表人批准后，由行政部门负责收回停用印章，并将停用印章与印章使用登记簿进行核对，确保印章已全部收回。3.收回的停用印章应妥善保管，不得随意丢弃或销毁。对于不再使用的印章，应按照本制度规定的印章销毁程序进行处理。六、印章的保管与存放（一）保管环境1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，确保印章存放环境干燥、通风、防火、防盗。2.存放印章的柜子应配备必要的锁具，并定期检查锁具的安全性。（二）存放方式1.不同种类的印章应分类存放，避免相互混淆。2.机构公章、法定代表人章等重要印章应单独存放，不得与其他印章混放。3.财务专用章、合同专用章等印章应根据使用频率和重要性合理安排存放位置，便于使用和管理。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。2.交接时，由印章管理部门负责人或指定人员监交，交接双方应认真核对印章数量及完好情况，并在《印章交接清单》上签字确认。3.《印章交接清单》应详细记录交接印章的名称、数量、交接日期、交接双方姓名等信息，并一式三份，交接双方各执一份，印章管理部门留存一份。七、印章的监督与检查（一）监督机制1.培训机构设立印章管理监督小组，由行政部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，负责对印章管理情况进行定期监督检查。2.监督小组应定期对印章使用登记记录、印章保管情况等进行检查，确保印章管理工作规范、有序。（二）检查内容1.印章使用审批流程是否符合规定，有无未经批准擅自使用印章的情况。2.是否按照规定进行印章使用登记，登记内容是否完整、准确。3.印章保管人员是否履行职责，印章存放是否安全。4.印章刻制、启用、变更、停用等手续是否齐全，是否按照规定进行操作。（三）问题处理1.监督检查过程中如发现问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。2.对于违反印章保管制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。3.对因印章管理不善导致培训机构遭受损失的，应依法追究相关人员的责任。八、印章的销毁（一）销毁条件1.印章停用后，经法定代表人批准，可进行销毁。2.因印章损坏、遗失等原因无法继续使用的，也应及时进行销毁。（二）销毁程序1.由行政部门填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，并经部门负责人、分管领导签字批准后，报法定代表人审批。2.法定代表人批准后，由行政部门负责组织印章销毁工作。销毁过程必须有两人以上在场监