报销规范管理制度

PAGE报销规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保公司资金的合理使用和安全，特制定本报销规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：报销费用应符合公司的相关规定和实际工作需要，不得虚报、滥报。3.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。4.分级审批原则：根据报销金额的大小，实行分级审批制度，确保审批流程的规范和有效。二、报销流程（一）费用发生员工在开展业务活动过程中，因工作需要发生的各项费用，应按照公司规定的标准和要求进行支出。（二）填写报销单1.员工应根据费用发生的实际情况，如实填写报销单，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额等信息。2.报销单应使用公司统一印制的格式，不得自行修改或使用其他不符合规定的单据。（三）粘贴报销凭证1.将与报销费用相关的原始凭证，如发票、收据、清单等，整齐地粘贴在报销单背面。2.原始凭证应清晰、完整，能够证明费用的真实性和合理性。（四）部门负责人审核1.报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核。2.审核内容包括费用是否符合公司规定、业务是否真实发生、报销金额是否准确等。3.部门负责人在报销单上签署审核意见，并注明审核日期。（五）财务审核1.财务部门对报销凭证的合法性、合规性进行审核。2.审核内容包括发票是否真实有效、是否符合税务规定、报销金额是否准确等。3.财务人员在报销单上签署审核意见，并注明审核日期。（六）审批1.根据报销金额的大小，按照以下审批权限进行审批：报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。报销金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.审批人应认真审核报销事项，签署审批意见，并注明审批日期。（七）报销支付1.经审批通过的报销申请，由财务部门按照公司的财务制度进行支付。2.支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式根据公司规定和实际情况确定。3.财务人员在支付报销款项后，应在报销单上加盖“已支付”印章，并注明支付日期。三、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖销售方的发票专用章，印章应清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。（二）收据1.收据应是由财政部门统一印制的正规收据，收据内容应填写完整、准确，包括收据号码、开票日期、收款单位名称、交款人姓名、收款事由、金额等。2.收据应加盖收款单位的财务专用章，印章应清晰、完整。3.收据不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他能够证明费用真实性和合理性的凭证，如合同、协议、清单、审批单等，也应作为报销凭证。2.其他凭证应内容完整、准确，能够证明费用的发生原因、金额、支付方式等。四、费用报销标准（一）差旅费1.交通费用乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，按照公司规定的标准报销。乘坐长途汽车、出租车等交通工具的，按照实际发生额报销，但应注明事由和起止地点。2.住宿费用在出差地住宿的，按照公司规定的标准报销。如因特殊情况需要超出标准住宿的，应提前经分管领导批准。3.餐饮补贴按照出差天数和公司规定的标准给予餐饮补贴，补贴标准根据地区不同分为[X]档。餐饮补贴不得重复报销其他餐饮费用。（二）业务招待费1.业务招待费应严格按照公司规定的标准和审批程序进行报销。2.报销时应注明招待对象、事由、时间、地点等信息。3.业务招待费的报销金额不得超过公司当年销售（营业）收入的[X]%。（三）办公用品费1.办公用品的采购应按照公司规定的流程进行，由行政部门统一采购或指定供应商。2.报销办公用品费用时，应提供办公用品清单，清单应注明办公用品名称、规格、数量、单价、金额等信息。3.办公用品费用应按照实际发生额报销，但不得超过公司规定的预算。（四）通讯费1.员工的通讯费用按照公司规定的标准报销，报销方式分为定额报销和实报实销两种。2.选择定额报销的员工，每月按照公司规定的标准报销通讯费用，不再提供通讯费用发票。3.选择实报实销的员工，应提供通讯费用发票，发票内容应与员工姓名、手机号码一致。（五）其他费用其他费用的报销标准按照公司相关规定执行，如培训费用、会议费用、广告宣传费用等。五、特殊情况报销规定（一）预借差旅费1.员工因出差需要预借差旅费的，应填写借款单，注明借款事由、金额、预计还款日期等信息。2.借款单经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。3.预借差旅费的金额不得超过预计出差费用的[X]%。4.员工出差归来后，应在规定时间内办理报销手续，冲销预借的差旅费。（二）零星采购1.因工作需要进行零星采购的，采购金额在[X]元以下的，可由采购人员先行垫付，采购完成后凭发票等报销凭证办理报销手续。2.采购金额在[X]元以上的，应按照公司规定的采购流程进行，由采购部门统一采购或通过招标等方式选择供应商。（三）紧急情况费用1.在紧急情况下发生的费用，如突发疾病的医疗费用、交通事故的赔偿费用等，员工应及时向公司报告，并在事后尽快办理报销手续。2.报销紧急情况费用时，应提供相关的证明材料，如医院诊断证明、交通事故责任认定书、赔偿协议等。六、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将报销单提交给部门负责人审核。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理报销手续，将报销单提交给部门负责人审核。（三）月度报销截止时间每月的[X]日为月度报销截止时间，员工应在截止时间前将当月的报销单提交给财务部门，逾期不予受理。七、违规处理（一）虚假报销1.员工如有虚假报销行为，一经发现，将追回已报销的款项，并按照报销金额的[X]倍进行罚款。2.情节严重的，将给予警告、记过、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。（二）逾期报销1.员工未按照规定时间办理报销手续的，每逾期一天，将扣除报销金额的[X]%作为逾期费用。2.逾期超过[X]个工作日的，财务部门将不再受理该笔报销申请。（三）审批失误1.