保密管理制度规范

PAGE保密管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织的保密管理，保护公司/组织的商业秘密、技术秘密等各类秘密信息，防止信息泄露，维护公司/组织的合法权益，特制定本保密管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、临时工、实习生、外包人员等与公司/组织存在劳动关系或业务往来的人员。同时，对于涉及公司/组织秘密信息的外部合作伙伴、供应商、客户等，在其接触公司/组织秘密信息期间，也应遵守本制度相关规定。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准中关于保密的规定，确保公司/组织的保密管理活动合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识教育，建立健全保密管理体系，采取有效措施预防秘密信息的泄露，将保密风险控制在最低限度。3.全面覆盖原则：涵盖公司/组织各个部门、各个业务环节以及各类载体的秘密信息，实现保密管理的全方位、全过程覆盖。4.责任明确原则：明确各部门、各岗位在保密工作中的职责和权限，确保保密责任落实到具体人员。二、保密范围与密级划分（一）保密范围1.商业秘密公司/组织的客户信息，包括客户名单、联系方式、交易记录、需求偏好等。公司/组织的产品信息，如产品设计方案、技术参数、工艺流程、未上市产品资料等。公司/组织的市场营销策略，包括市场推广计划、促销活动方案、定价策略等。公司/组织的财务信息，如财务报表、预算方案、成本核算数据、资金运作情况等。公司/组织的人力资源信息，如员工薪酬福利、绩效考核数据、人员招聘与调配计划等。公司/组织的内部管理信息，如组织架构、管理制度、业务流程、会议纪要等。2.技术秘密公司/组织自主研发的技术成果，包括专利技术、专有技术、软件著作权等。公司/组织在技术研发过程中形成的技术文档，如技术方案、实验数据、技术报告等。公司/组织所掌握的技术诀窍、技术秘密配方等。3.其他秘密信息公司/组织与第三方签订的保密协议或合同中约定的保密信息。涉及公司/组织重大决策、重要项目进展情况等不宜公开的信息。公司/组织认为需要保密的其他信息。（二）密级划分根据秘密信息的重要性和泄露后可能造成的危害程度，将公司/组织的秘密信息划分为以下三个密级：1.绝密级涉及公司/组织核心竞争力的关键技术信息、重大商业决策信息等，一旦泄露将对公司/组织的生存和发展造成极其严重的损害。公司/组织正在进行的重大项目的核心技术方案、关键数据等，泄露后可能导致项目失败或遭受重大经济损失。国家法律法规明确规定需要严格保密的涉及国家安全、国家利益的信息。2.机密级重要的产品信息、市场策略、财务信息等，泄露后将对公司/组织的市场份额、经济效益等产生较大影响。公司/组织的重要技术文档、技术秘密配方等，泄露后可能被竞争对手利用，削弱公司/组织的技术优势。公司/组织与重要客户签订的保密协议或合同中约定的保密信息，泄露后可能引发法律纠纷，损害公司/组织的声誉和利益。3.秘密级一般性的客户信息、内部管理信息等，泄露后可能对公司/组织的正常运营造成一定影响，但不至于产生重大危害。公司/组织日常业务活动中涉及的一般性技术资料、工作文件等，泄露后可能给公司/组织带来一定的不便。三、保密措施（一）人员管理1.入职培训新员工入职时，必须参加公司/组织统一组织的保密培训，培训内容包括保密法律法规、公司/组织保密制度、保密意识教育等。培训结束后，新员工需签订保密承诺书，承诺遵守公司/组织的保密制度，保守公司/组织的秘密信息。2.定期教育定期组织全体员工参加保密教育活动，通过内部培训、专题讲座、案例分析等形式，不断强化员工的保密意识，提高员工的保密技能。3.离职管理员工离职时，所在部门应督促其办理保密资料交接手续，收回其持有的公司/组织秘密信息载体，并对其进行离职保密提醒谈话。离职员工应在离职手续办理完毕后，将所有涉及公司/组织秘密信息的资料、文件等交回公司/组织，不得擅自留存或泄露。（二）物理隔离1.办公区域管理对涉及秘密信息的办公区域进行物理隔离，设置专门的保密办公室、保密机房等，并配备必要的安全防范设施，如门禁系统、监控设备、防盗报警装置等，防止无关人员进入。2.文件存储管理建立专门的保密文件存储场所，对秘密文件进行分类存放，并设置明显的保密标识。保密文件存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保文件的安全。（三）技术防护1.网络安全防护加强公司/组织网络安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止外部网络攻击和非法入侵。对内部网络进行分段管理，严格控制不同人员对网络资源的访问权限，确保秘密信息不通过网络泄露。2.数据加密对存储和传输过程中的秘密信息进行加密处理，采用先进的加密算法和加密技术，确保数据在存储和传输过程中的安全性。对重要的电子文档、数据库等应定期进行备份，并将备份数据存储在安全的地方。（四）文件管理1.文件分类按照密级对文件进行分类管理，明确不同密级文件的制作、审批、发放、使用、保管、销毁等流程和要求。2.文件制作与审批秘密文件的制作应严格按照规定的格式和要求进行，注明密级和保密期限。文件制作完成后，需经部门负责人或授权人员审批，确保文件内容准确无误，符合保密要求。3.文件发放与使用秘密文件的发放应严格控制范围，按照规定的程序进行登记和签收。文件使用人员应妥善保管文件，不得擅自复印、转借、传播秘密文件。如需查阅、使用秘密文件，应填写查阅申请表，经批准后方可查阅、使用，并在规定的时间内归还。4.文件保管与销毁秘密文件的保管应指定专人负责，建立文件保管台账，记录文件的名称、密级、数量、保管期限等信息。文件保管人员应定期对文件进行清查核对，确保文件的安全。对于超过保管期限或已不再需要的秘密文件，应按照规定的程序进行销毁，销毁过程应进行记录，确保文件彻底销毁，不留痕迹。（五）会议管理1.会议保密要求涉及秘密信息的会议应选择在具备保密条件的场所召开，会议组织者应提前对会议场所进行检查，确保会议场所的安全性。会议期间，应严格控制参会人员范围，对参会人员进行保密提醒，要求其不得在会议期间私自记录、传播会议内容。2.会议记录与整理会议记录人员应如实记录会议内容，记录完成后应及时将会议记录交会议组织者审核。会议记录应按照秘密文件进行管理，注明密级和保密期限。如需整理会议纪要，应按照规定的程序进行审批，确保会议纪要内容准确、客观，不泄露秘密信息。（六）对外交流与合作管理1.合作协议签订与外部合作伙伴、供应商、客户等进行业务合作时，应签订保密协议，明确双方在保密方面的权利和义务，约定保密信息的范围、保密期限、违约责任等条款。保密协议应符合法律法规的要求，具有可操作性。2.信息提供与审核在向外部合作伙伴、供应商、客户等提供公司/组织秘密信息时，应严格按照规定的程序进行审批，确保信息提供的必要性和安全性。同时，应对接收方的保密能力进行评估，要求接收方采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.交流活动管理组织与外部单位的交流活动时，应提前对活动内容进行审查，避免涉及公司/组织秘密信息。如确需交流秘密信息，应按照规定的程序进行审批，并要求接收方签订保密承诺书，承诺对交流的秘密信息予以保密。四、保密监督与检查（一）监督机构成立公司/组织保密工作领导小组，负责全面领导和监督公司/组织的保密工作。保密工作领导小组下设办公室，负责日常保密工作的组织、协调和检查。各部门应指定专人负责本部门的保密工作，形成公司/组织保密工作的三级管理网络。（二）监督措施1.定期检查保密工作领导小组办公室应定期对公司/组织各部门的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度的执行情况、保密措施的落实情况、秘密信息的管理情况等。检查结束后，应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.不定期抽查保密工作领导小组办公室应不定期对公司/组织重点部门、重点岗位的保密工作进行抽查，及时发现和解决保密工作中存在的问题。对于抽查中发现的违规行为，应及时进行纠正，并按照规定进行处理。3.举报奖励鼓励全体员工积极参与保密监督工作，对发现并举报他人泄露公司/组织秘密信息的行为，经核实后给予举报人一定的奖励。同时，对举报人应予以保密，保护其合法权益。（三）违规处理1.违规行为界定明确以下行为属于违反公司/组织保密制度的违规行为：故意或过失泄露公司/组织秘密信息的。未经批准擅自复印、转借、传播秘密文件的。擅自将公司/组织秘密信息带出公司/组织办公场所的。在私人通信、互联网等公开渠道泄露公司/组织秘密信息的。未按照规定对涉及公司/组织秘密信息的载体进行保管、销毁的。违反公司/组织保密制度的其他行为。2.处理方式对于违反公司/组织保密制度的行为，视情节轻重给予以下处理：警告、批评教育，并责令其