电子培训档案管理制度

PAGE电子培训档案管理制度一、总则（一）目的为规范公司电子培训档案的管理，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，提高培训管理工作的效率和质量，为公司的人才培养和发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有参与培训活动的员工，包括新员工入职培训、岗位技能培训、专业知识培训、管理能力培训等各类培训所涉及的电子档案资料。（三）管理原则1.真实性原则：电子培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训计划、培训通知、培训教材、学员考勤记录、考试成绩、培训总结等各个环节的相关资料，保证档案的全面性。3.保密性原则：严格保护培训档案中涉及的个人隐私信息和公司机密信息，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行电子培训档案的整理、存储和管理，确保档案的规范性和一致性。5.可追溯性原则：电子培训档案应具备清晰的记录和索引，便于查询和追溯培训活动的历史信息。二、电子培训档案的内容（一）培训计划1.年度培训计划：明确公司在一年内的各类培训目标、培训对象、培训内容、培训时间安排等总体框架。2.专项培训计划：针对特定项目或岗位需求制定的专项培训计划，详细说明培训的具体内容、要求和实施步骤。（二）培训通知包括培训课程的具体安排，如培训时间、地点、培训讲师、培训主题、培训对象等信息，确保员工能够准确了解培训相关事宜。（三）培训教材1.纸质教材电子版：将培训过程中使用的纸质教材进行扫描或电子文档整理，形成电子教材档案。2.自编电子教材：公司内部编写的培训教材，包括课件、讲义、案例集等，按照分类进行存储。（四）学员考勤记录1.签到记录：采用电子签到系统或手工签到表扫描件记录学员每次培训的签到情况，注明签到时间、签到方式等信息。2.请假记录：学员提交的请假申请及批准情况，记录请假原因、请假时间和审批人等内容。（五）考试成绩1.理论考试成绩：记录学员在培训课程理论考试中的成绩，包括考试题目、得分情况、考试时间等信息。2.实践考核成绩：针对需要实践操作考核的培训课程，记录学员的实践考核成绩、考核标准和考核评语等。（六）培训总结1.培训讲师总结：培训讲师对培训课程的教学效果、学员表现、存在问题等方面进行的总结和分析。2.学员反馈总结：收集学员对培训课程的反馈意见，整理形成学员反馈总结，包括对培训内容、培训方式、培训讲师等方面的评价和建议。三、电子培训档案的建立与收集（一）建立流程1.培训发起部门负责：各培训发起部门根据培训计划和需求，确定培训课程内容，并指定专人负责电子培训档案的建立工作。2.资料准备：收集和整理培训相关的各类资料，如培训教材、培训通知、考核试卷等，并按照规定的格式进行电子化处理。3.档案录入：将整理好的电子资料录入公司指定的电子培训档案管理系统，按照系统要求填写相关信息，确保档案内容准确、完整。（二）收集要求1.及时收集：培训活动结束后，相关责任人应及时将培训档案资料收集齐全，避免资料遗漏或丢失。2.审核把关：对收集到的电子培训档案资料进行审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。如发现问题，及时要求相关人员进行补充或修正。四、电子培训档案的整理与分类（一）整理原则1.按培训项目分类：根据培训项目的不同，将电子培训档案分为新员工入职培训档案、岗位技能培训档案、专业知识培训档案等类别。2.按时间顺序排列：在每个培训项目类别下，按照培训时间的先后顺序对档案资料进行排列，便于查找和追溯。（二）分类方法1.培训计划类：按照年度培训计划和专项培训计划分别建立文件夹，将相应的培训计划文档存储其中。2.培训通知类：根据培训通知的发布时间，建立不同的文件夹，存放每次培训的通知文件。3.培训教材类：按照培训教材的类型和适用培训项目进行分类，如通用教材、专业教材等，并在每个类别下按照培训课程名称建立子文件夹。4.学员考勤记录类：以每次培训为单位，建立文件夹，将学员签到记录和请假记录等文件存储其中。5.考试成绩类：根据考试类型和培训项目，分类存放学员的理论考试成绩和实践考核成绩文件。6.培训总结类：分别存放培训讲师总结和学员反馈总结文件，并按照培训项目和时间进行排序。五、电子培训档案的存储与保管（一）存储方式1.服务器存储：将电子培训档案存储在公司内部的服务器上，设置专门的存储空间，确保档案数据的安全存储。2.备份存储：定期对电子培训档案进行备份，备份数据存储在外部存储设备或云存储平台上，以防止数据丢失。（二）保管要求1.专人负责：指定专人负责电子培训档案的存储和保管工作，确保档案的安全性和完整性。2.权限管理：设置不同的访问权限，根据员工的工作职责和需求，授予相应的档案访问权限，防止未经授权的人员访问档案资料。3.定期检查：定期对电子培训档案进行检查，确保档案数据的准确性和完整性，如发现数据丢失或损坏，及时进行修复或补充。4.安全防护：采取必要的安全防护措施，如安装防火墙、防病毒软件等，防止电子培训档案受到网络攻击和病毒侵害。六、电子培训档案的查阅与使用（一）查阅权限1.培训相关人员：参与培训的员工、培训讲师、培训管理人员等根据工作需要，可查阅与其相关的培训档案资料。2.其他人员：因工作需要查阅电子培训档案的其他人员，需经培训管理部门负责人批准，并在指定人员的陪同下进行查阅。（二）查阅流程1.申请：查阅人员填写电子培训档案查阅申请表，注明查阅的档案名称、查阅原因、查阅时间等信息，并提交给培训管理部门。2.审批：培训管理部门负责人对查阅申请表进行审批，批准后通知档案保管人员协助查阅。3.查阅：档案保管人员按照审批意见，为查阅人员提供相应的电子培训档案资料，并记录查阅时间、查阅人员等信息。（三）使用规定1.仅限工作用途：查阅人员只能将电子培训档案用于与工作相关的目的，不得擅自复制、传播或用于其他非工作用途。2.保密要求：查阅人员在查阅和使用电子培训档案过程中，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露档案中的敏感信息。七、电子培训档案的更新与维护（一）更新内容1.培训资料补充：随着培训活动的开展和培训内容的更新，及时补充新的培训教材、培训通知等相关资料到电子培训档案中。2.成绩修正：如发现学员考试成绩有误或存在其他需要修正的情况，及时对电子培训档案中的成绩记录进行更新。3.总结完善：根据培训效果评估和反馈意见，对培训总结进行更新和完善，使其更准确地反映培训情况。（二）维护措施1.定期检查：定期对电子培训档案进行检查，确保档案内容的及时性和准确性，发现问题及时进行更新和维护。2.数据清理：对过期或不再使用的电子培训档案资料进行清理，释放存储空间，提高档案管理效率。八、电子培训档案的销毁（一）销毁条件1.保存期限届满：电子培训档案资料达到规定的保存期限后，经培训管理部门审核，确无继续保存价值的，可以进行销毁。2.资料失效：因培训内容更新、培训项目终止等原因，导致相关电子培训档案资料失去效力的，可进行销毁。（二）销毁流程1.申请：由培训管理部门提出电子培训档案销毁申请，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，并提交给公司档案管理部门。2.审批：公司档案管理部门对销毁申请进行审批，批准后组织实施销毁工作。3.销毁实施：采用