包间使用制度规范

PAGE包间使用制度规范总则1.目的为了规范公司/组织包间的使用，确保包间资源的合理分配与有效利用，保障使用过程中的安全与秩序，特制定本制度规范。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有包间的使用管理，包括但不限于会议室、接待室、活动包间等。3.基本原则公平公正原则：所有员工和部门在包间使用上享有平等的机会，按照规定的流程和标准进行申请与使用。合理安排原则：根据实际需求和工作优先级，合理安排包间的使用时间和用途，提高资源利用率。安全规范原则：确保包间使用过程中的人员安全、设施设备安全以及信息安全，遵守相关法律法规和行业标准。包间分类与功能1.会议室用途：主要用于公司内部会议、部门研讨、项目汇报等活动，满足不同规模会议的需求。设施配备：配备投影仪、音响设备、麦克风、桌椅等基本会议设施，部分会议室还提供视频会议系统。2.接待室用途：用于接待来访客户、合作伙伴等，展示公司形象，进行商务洽谈和沟通交流。设施配备：装修较为精致，配备沙发、茶几、饮水机、茶具等，营造舒适的接待环境。3.活动包间用途：可用于举办小型活动，如生日聚会、节日庆祝、培训讲座等，为员工提供多样化的活动空间。设施配备：根据活动需求进行相应配备，如舞台设备、灯光音响、餐饮设施等。包间使用申请流程1.申请部门/人员使用包间的部门或个人应提前填写《包间使用申请表》，明确申请时间、使用时长、使用人数、活动内容等信息。2.申请提交将填写完整的申请表提交至行政部门或相关管理部门，申请表可通过线上系统提交或线下纸质方式提交。3.审核审批行政部门或相关管理部门收到申请表后，对申请信息进行审核。审核内容包括申请时间是否冲突、使用人数是否合理、活动内容是否符合公司规定等。审核通过后，报相关领导审批。4.审批结果通知审批结果将以邮件、短信或系统通知的方式反馈给申请部门/人员。如申请通过，告知具体的使用时间和注意事项；如申请未通过，说明原因。包间使用时间规定1.正常工作日使用时间上午：[具体时间段1]下午：[具体时间段2]晚上：[具体时间段3]（如有需要）2.节假日及周末使用时间原则上不允许使用包间，但如有特殊情况需要申请，需提前向相关领导说明原因，并经批准后方可使用。3.使用时长限制会议室：单次使用时长一般不超过[X]小时，如有特殊情况需要延长，需提前向行政部门申请并获得批准。接待室：根据接待活动的实际需求确定使用时长，但最长不超过[X]小时。活动包间：根据活动安排确定使用时长，但需提前告知行政部门，并确保不影响其他正常工作。包间使用费用标准1.会议室内部会议：免费使用，但需遵守本制度规范。外部会议或培训：根据实际使用情况收取一定的场地费用，收费标准为每小时[X]元。2.接待室接待来访客户：免费使用，但需保持环境整洁。举办小型商务活动：根据活动规模和时长收取场地费用，收费标准为每小时[X]元。3.活动包间根据活动内容和规模收取相应的费用，收费标准如下：生日聚会、节日庆祝等活动：[具体收费标准1]培训讲座、研讨会等活动：[具体收费标准2]包间使用人员行为规范1.遵守使用时间使用人员应严格按照申请批准的时间使用包间，不得提前或推迟进入，如有特殊情况需要调整，需提前与行政部门沟通。2.爱护设施设备使用过程中应爱护包间内的设施设备，不得随意损坏或拆卸。如发现设施设备出现故障或损坏，应及时通知行政部门进行维修。3.保持环境整洁使用完毕后，使用人员应将包间内的垃圾清理干净，保持桌椅摆放整齐，关闭电器设备，恢复包间原状。4.注意安全事项严禁在包间内吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。注意用电安全，不得私自乱拉电线、超负荷使用电器设备。活动期间要确保人员安全，避免发生拥挤、踩踏等事故。包间安全管理1.设施设备安全检查行政部门定期对包间内的设施设备进行安全检查，确保其正常运行和使用安全。检查内容包括电器设备、消防设施、门窗锁具等。2.消防安全管理包间内配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并确保其处于有效状态。使用人员应熟悉消防器材的使用方法，了解火灾应急预案，在紧急情况下能够迅速采取应对措施。3.信息安全管理涉及重要信息的会议或活动，应采取相应的信息安全措施，如设置密码、限制人员访问等，防止信息泄露。禁止在包间内使用未经授权的存储设备，不得随意拷贝公司机密文件。包间维护与保养1.定期清洁行政部门安排专人定期对包间进行清洁，包括地面、桌面、门窗、卫生间等，保持包间环境整洁卫生。2.设施设备维护定期对包间内的设施设备进行维护保养，如投影仪、音响设备、空调等，确保其正常运行，延长使用寿命。对于损坏的设施设备，及时进行维修或更换，确保包间随时可供使用。监督与考核1.监督机制行政部门负责对包间的使用情况进行日常监督，检查使用人员是否遵守本制度规范，设施设备是否正常使用和维护等。2.违规处理对于违反本制度规范的使用人员，视情节轻重给予相应的处理，包括警告、罚款直至取消包间使用资格等。3.考核评估定期对包间使用情况进行考核评估，总结经验教训，不断完善包间使用管理制度规范。考核评估内容包括使用效率、设施设备维