2026年生物科技服务公司研发项目档案管理制度

2026年生物科技服务公司研发项目档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司研发项目档案管理工作，保障研发项目档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，充分发挥档案在研发创新、成果转化、合规管控中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国科学技术进步法》《科学技术档案管理办法》等相关法律法规及行业规范，结合本公司生物科技服务业务研发特点及实际经营需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有生物科技研发项目从立项启动、方案设计、实验研发、成果验证到项目结题全生命周期产生的各类档案的收集、整理、归档、保管、查阅、复制、鉴定、销毁等全流程管理活动。公司研发部、项目管理部、技术部、财务部、行政部等相关部门，全体研发项目组成员及参与研发项目档案管理的外包协作人员，均需严格遵守本制度。第三条管理原则（一）依法合规原则。严格遵循国家档案管理相关法律法规及行业标准，确保研发项目档案管理活动合法合规。（二）全程追溯原则。对研发项目全生命周期产生的档案实施全过程管控，确保每一份档案都能清晰追溯其形成背景、流转过程和使用情况。（三）安全保密原则。建立健全档案安全防护体系，严防档案丢失、损毁、篡改或泄露，保护公司核心技术秘密和商业秘密。（四）规范统一原则。统一档案分类标准、整理规范、编号规则和保管要求，确保档案管理工作标准化、规范化。（五）实用高效原则。结合研发项目管理实际需求优化档案管理流程，保障档案资源的便捷利用，服务于研发创新和企业发展。第二章管理职责第四条行政部档案管理岗作为研发项目档案管理的归口部门，承担以下职责：（一）负责本制度的制定、修订、解释及组织实施；（二）统筹协调各部门研发项目档案管理工作，建立健全研发项目档案管理体系；（三）制定研发项目档案分类、整理、编号、归档、保管等操作规范并指导实施；（四）负责研发项目档案的集中保管、日常维护和安全管控；（五）负责办理研发项目档案的查阅、复制、借阅等手续，严格把控档案使用权限；（六）组织开展研发项目档案的定期清查、鉴定和销毁工作；（七）监督检查各部门研发项目档案管理职责的落实情况，及时发现并纠正管理过程中存在的问题；（八）负责研发项目档案管理相关的培训工作，提升相关人员的档案管理意识和操作能力。第五条研发部（一）负责本部门研发项目档案的日常收集、初步整理和规范装订工作；（二）指定专人作为项目档案员，配合行政部档案管理岗开展档案归档工作；（三）确保研发项目各阶段产生的档案资料及时、完整、准确地收集整理，无遗漏、无篡改；（四）负责研发项目档案归档前的内部审核，确保档案内容符合相关规范要求；（五）配合行政部档案管理岗开展档案清查、鉴定、查阅等相关工作；（六）组织本部门人员学习档案管理相关制度，提升档案管理意识。第六条项目管理部（一）负责研发项目立项、进度管控、验收结题等环节相关档案的收集、整理和提交归档工作；（二）参与研发项目档案的验收工作，确保档案资料与项目推进情况一致；（三）配合行政部档案管理岗和研发部开展研发项目档案的全过程管理工作；（四）在项目推进过程中，监督研发项目档案的同步收集整理情况。第七条技术部（一）负责研发项目技术方案、技术验证、工艺优化等相关技术档案的审核和把关；（二）配合研发部收集整理技术类档案资料，确保技术档案的专业性和准确性；（三）参与研发项目档案的鉴定工作，对技术类档案的价值进行评估；（四）配合行政部档案管理岗开展技术档案的查阅和利用工作。第八条财务部（一）负责研发项目资金预算、资金使用凭证、财务审计报告等财务类档案的收集、整理和提交归档工作；（二）确保财务类档案的真实性、完整性和规范性；（三）配合行政部档案管理岗开展财务类档案的保管和查阅工作。第九条研发项目负责人（一）作为研发项目档案管理的第一责任人，全面负责本项目档案的收集、整理、归档工作的组织协调；（二）确保项目各阶段产生的档案资料及时收集、规范整理，督促项目组成员配合档案收集工作；（三）对项目档案的真实性、完整性、准确性负责；（四）组织项目组完成档案归档前的自查工作，确保归档档案符合要求；（五）配合行政部档案管理岗开展档案相关的各项工作。第十条公司管理层（一）负责审批研发项目档案管理相关的重大事项，包括档案销毁、重大档案查阅等；（二）保障研发项目档案管理工作所需的资源投入，包括人员、场地、设备、资金等；（三）监督检查公司研发项目档案管理工作的整体开展情况，协调解决管理过程中存在的重大问题。第三章研发项目档案的分类与编号第十一条档案分类研发项目档案按照“项目阶段-档案类别”的二级分类标准进行分类，确保分类清晰、便于检索：（一）立项审批类。包括项目立项申请书、可行性研究报告、立项批复文件、项目任务书、项目预算表、项目评审意见等；（二）方案设计类。包括技术方案、实验方案、工艺设计方案、方案论证报告、方案修改记录等；（三）实验研发类。包括实验记录、实验原始数据、实验耗材使用记录、仪器设备运行记录、实验失败分析报告、实验改进方案及记录等；（四）技术文档类。包括技术规范、技术手册、专利申请材料、论文发表资料、技术鉴定报告、成果转化方案等；（五）进度管控类。包括项目进度计划、进度跟踪报告、进度调整申请及批复、阶段总结报告等；（六）资源保障类。包括人员配置文件、设备采购合同及验收报告、设备校准证书、原材料采购凭证及质量检测报告等；（七）财务类。包括资金使用凭证、财务报表、审计报告、经费结算报告等；（八）验收结题类。包括验收申请、验收方案、验收报告、结题总结报告、成果清单、项目验收意见等；（九）其他类。包括与研发项目相关的合同协议、外部合作资料、会议纪要、培训记录、投诉处理记录等。第十二条编号规则研发项目档案实行统一编号管理，编号具有唯一性，便于识别和追溯。编号格式如下：XX-RD-XX-XXXX-XX-XXX，其中：（一）XX：公司简称（脱敏处理，统一用“XX”代替）；（二）RD：研发项目的缩写；（三）XX：档案类别代码，立项审批类用01、方案设计类用02、实验研发类用03、技术文档类用04、进度管控类用05、资源保障类用06、财务类用07、验收结题类用08、其他类用09；（四）XXXX：项目立项年份，如2026年立项的项目标注为2026；（五）XX：项目顺序号，按同一立项年份内项目立项的先后顺序依次编号，从01开始递增；（六）XXX：档案顺序号，按同一项目同一类别内档案整理的先后顺序依次编号，从001开始递增。例如：XX-RD-01-2026-05-008，表示XX公司2026年立项的第5个研发项目的第8份立项审批类档案。第四章研发项目档案的收集与归档第十三条收集要求（一）全面性。研发项目各阶段产生的所有与项目相关的资料均需收集，包括纸质资料、电子资料、声像资料等，确保无遗漏；（二）真实性。收集的档案资料必须真实反映研发项目的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料；（三）准确性。档案资料的内容、数据、图表等必须准确无误，相关签字、盖章手续齐全；（四）及时性。档案资料需在产生后及时收集整理，避免因拖延导致资料丢失或损坏；（五）规范性。收集的档案资料需符合相关格式要求，纸质资料使用A4纸张，字迹清晰、工整，电子资料存储格式规范（如PDF、Word、Excel、JPG等），便于长期保存和读取。第十四条收集范围研发项目档案收集范围包括但不限于：（一）立项审批类：项目立项申请书、可行性研究报告、立项批复文件、项目任务书、项目预算表、项目评审意见、评审专家名单及意见等；（二）方案设计类：技术方案、实验方案、工艺设计方案、方案论证会议纪要、方案修改说明及记录、方案最终确认文件等；（三）实验研发类：实验记录本、实验原始数据、实验数据处理报告、实验耗材领用及使用记录、仪器设备运行及维护记录、实验操作视频、实验照片、实验失败分析报告、实验改进方案及实施记录等；（四）技术文档类：技术规范、技术手册、专利申请书及受理通知书、专利授权证书、论文初稿及发表刊物、技术鉴定报告、成果转化可行性分析报告等；（五）进度管控类：项目进度计划、周/月进度报告、进度调整申请及批复文件、阶段总结报告、项目推进会会议纪要等；（六）资源保障类：项目人员配置名单及岗位职责、设备采购合同、设备验收报告、设备校准证书、设备维护保养记录、原材料采购合同、原材料质量检测报告、耗材供应商资质证明等；（七）财务类：项目资金预算表、资金拨付凭证、费用报销单据、财务报表、项目经费审计报告、经费结算报告等；（八）验收结题类：验收申请、验收方案、验收材料汇编、验收会议纪要、验收报告、结题总结报告、成果清单、项目验收意见、结题批复文件等；（九）其他类：与研发项目相关的合作合同、保密协议、外部咨询报告、客户反馈意见及处理记录、项目相关培训记录、法律法规及行业标准依据等。第十五条归档流程（一）收集整理。研发项目负责人组织项目组成员在项目推进过程中同步收集整理各类档案资料，由项目档案员按照本制度要求进行初步整理和规范装订；（二）内部审核。研发项目完成阶段性工作或整体结题后，项目负责人组织对收集整理的档案资料进行内部审核，审核内容包括档案的完整性、真实性、准确性、规范性等，审核通过后签署审核意见；（三）申请归档。项目档案员向行政部档案管理岗提交归档申请，填写《研发项目档案归档申请表》，并附上整理好的档案资料；（四）归档审核。行政部档案管理岗对申请归档的档案资料进行审核，重点审核档案分类是否准确、编号是否规范、资料是否完整、手续是否齐全等，审核通过的，办理归档手续；审核不通过的，提出整改意见，由项目档案员整改后重新申请归档；（五）登记入库。行政部档案管理岗对审核通过的档案资料进行统一登记，录入《研发项目档案管理台账》，明确档案名称、编号、项目名称、归档日期、保管期限、存储位置等信息，然后将档案资料存入指定的档案保管场所。第十六条归档时限（一）阶段性归档。研发项目每个重要阶段（如立项完成、方案确定、中期评估等）结束后10个工作日内，完成该阶段相关档案的收集整理并提交归档申请；（二）结题归档。研发项目正式结题后15个工作日内，完成项目全生命周期所有档案资料的收集整理并提交归档申请；（三）特殊情况。因特殊原因无法按时完成归档的，项目负责人需提前向行政部档案管理岗提交延期申请，说明延期原因和预计归档时间，经批准后可适当延期，但延期时间不得超过30个工作日。第五章研发项目档案的保管与存储第十七条保管要求（一）档案保管场所需符合防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等要求，配备必要的消防器材、除湿设备、温湿度计、防虫药剂等设施，确保档案保管环境安全、适宜；（二）纸质档案需存放于专用的档案柜中，档案柜需坚固、防潮、防盗，档案资料摆放整齐，标识清晰，便于查找；（三）电子档案需存储在公司指定的专用服务器或存储设备中，服务器和存储设备需采取加密、防火墙、病毒防护等安全防护措施，防止数据丢失、损坏或被篡改；（四）声像档案（如视频、照片等）需单独分类保管，定期检查存储介质的完好性，必要时进行格式转换或备份，确保档案可正常读取；（五）行政部档案管理岗需定期对保管的档案资料进行检查和维护，每月至少检查一次，发现问题及时处理，并做好检查记录。第十八条温湿度控制档案保管场所的温湿度需严格控制在以下范围内：（一）温度：14℃-24℃；（二）相对湿度：45%-60%。行政部档案管理岗需每日监测并记录温湿度情况，当温湿度超出规定范围时，及时采取调整措施，确保档案资料不受温湿度影响而损坏。第十九条存储期限研发项目档案的存储期限根据档案类型和相关法律法规要求确定，具体如下：（一）核心档案。包括项目立项批复文件、最终技术方案、核心实验数据、专利授权证书、验收报告、结题批复文件等，存储期限为长期；（二）重要档案。包括方案设计类、技术文档类、进度管控类、验收结题类中除核心档案外的其他资料，存储期限为30年；（三）一般档案。包括资源保障类、财务类、其他类中的普通资料，存储期限为10年；（四）临时档案。包括项目推进过程中的临时性会议纪要、阶段性工作草稿等，存储期限为5年。存储期限自项目正式结题之日起计算。对于涉及重大技术突破、核心商业秘密、重大科研成果的研发项目档案，经公司管理层批准后，可延长存储期限。第二十条备份管理（一）电子档案需实行双重备份管理，分别存储在不同的服务器或存储设备中，备份周期不超过1个月；（二）重要的纸质档案可根据需要进行数字化扫描备份，扫描件需与原件保持一致，并存入专用电子档案系统；（三）备份档案需定期进行检查和验证，确保备份数据的完整性和可恢复性；（四）备份档案的保管要求与原档案一致，实行安全保密管理，防止备份档案泄露或损坏。第六章研发项目档案的查阅与复制第二十一条查阅管理（一）公司内部员工因工作需要查阅研发项目档案的，需填写《研发项目档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到行政部档案管理岗办理查阅手续；查阅核心档案的，需经公司分管研发领导批准；（二）外部单位或人员（如监管部门、审计机构、合作单位等）因工作需要查阅研发项目档案的，需提供单位介绍信、本人有效身份证件及相关证明材料，经公司管理层批准后，在行政部档案管理岗人员的监督下进行查阅；（三）查阅档案时，需在指定的查阅场所进行，严禁将档案带出查阅场所；确需带出的，需经公司管理层批准，并办理相应的借出手续，借出期限一般不超过7个工作日，逾期需办理延期手续；（四）查阅档案过程中，需爱护档案资料，严禁涂改、勾画、撕毁、抽取档案页面，严禁在档案上添加任何标记；（五）行政部档案管理岗需建立《研发项目档案查阅台账》，详细记录查阅日期、查阅人、所在单位、查阅档案名称、编号、查阅目的、查阅时长等信息。第二十二条复制管理（一）公司内部员工因工作需要复制研发项目档案的，需在《研发项目档案查阅申请表》中注明复制需求，经所在部门负责人和行政部档案管理岗批准后，方可复制；复制核心档案的，需经公司分管研发领导批准；（二）外部单位或人员需复制研发项目档案的，需在获得公司管理层批准后，由行政部档案管理岗负责复制，复制件需加盖“复制件”印章（脱敏处理，统一表述为“复制件”印章），并注明复制日期、使用范围及复制人；（三）涉及核心技术秘密、商业秘密的研发项目档案，原则上不允许复制，确需复制的，需与相关单位或人员签订《保密承诺书》，明确保密责任和义务；（四）行政部档案管理岗需在《研发项目档案查阅台账》中同步记录复制情况，包括复制数量、复制用途等信息；（五）复制件的管理参照原件的管理要求执行，使用完毕后需及时归还或按规定销毁，严禁随意传播或泄露。第二十三条查阅与复制禁止行为严禁任何单位或个人有以下行为：（一）未经批准擅自查阅、复制研发项目档案；（二）查阅、复制档案时涂改、勾画、撕毁、抽取档案资料；（三）将查阅、复制的档案资料擅自传播、泄露给无关单位或人员；（四）伪造、篡改档案资料或查阅、复制记录；（五）将带出的档案资料逾期不归还或转借他人使用。第七章研发项目档案的鉴定与销毁第二十四条鉴定组织与流程（一）研发项目档案存储期限届满前6个月，由行政部档案管理岗牵头组织开展档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，小组成员包括行政部、研发部、项目管理部、技术部、财务部等相关部门负责人及专业技术人员；（二）档案鉴定小组对存储期限届满的档案进行全面审查，评估档案的保存价值，确定档案是否需要继续保存或销毁；（三）对于仍有保存价值的档案，经鉴定小组审核通过后，填写《研发项目档案延期保管申请表》，报公司管理层批准后，延长存储期限，并更新档案管理台账；（四）对于无保存价值的档案，经鉴定小组审核通过后，列入销毁清单，准备进行销毁。第二十五条销毁条件符合以下条件之一的研发项目档案，可列入销毁范围：（一）存储期限届满，经鉴定无继续保存价值的；（二）档案内容重复，且重复档案的完整性、准确性优于该档案的；（三）档案资料已失效，且无任何参考价值和利用价值的；（四）因自然灾害、意外事故等原因导致档案严重损坏，无法修复且无备份的。第二十六条销毁流程（一）销毁申请。行政部档案管理岗根据档案鉴定结果，填写《研发项目档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、编号、数量、存储期限、销毁原因等信息，附上销毁清单，提交档案鉴定小组审核；（二）审核批准。档案鉴定小组对销毁申请和销毁清单进行审核，审核通过后报公司管理层批准；（三）组织销毁。销毁申请获得批准后，由行政部档案管理岗负责组织销毁工作，销毁过程需有2名及以上专人监督；（四）销毁方式。纸质档案可采用粉碎、焚烧等无法恢复的方式销毁；电子档案需采用彻底删除、数据覆盖、物理破坏存储介质等方式销毁，确保档案内容无法恢复；声像档案需对存储介质进行物理破坏或彻底格式化，确保内容无法读取；（五）销毁记录。销毁完成后，监督人员和实施人员需在《研发项目档案销毁记录表》上签字确认，详细记录销毁日期、地点、方式、销毁档案名称、编号、数量、监督人员、实施