2026年生物科技服务公司应收账款管理制度

2026年生物科技服务公司应收账款管理制度第一章总则第一条为规范公司应收账款管理工作，保障公司资金安全与正常流转，提高资金使用效率，降低坏账风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《企业会计准则》等相关法律法规及公司财务管理制度，结合公司生物科技服务业务（包括技术研发服务、实验检测服务、技术咨询服务等）实际情况，制定本制度。第二条本制度所称应收账款，是指公司在开展生物科技服务业务过程中，依据服务合同约定，应向客户收取的各类服务款项，包括服务预付款、进度款、尾款、逾期付款违约金等。第三条本制度适用于公司各业务部门、财务部门、法务部门及其他涉及应收账款管理的相关部门，覆盖公司所有生物科技服务业务产生的应收账款从形成、跟踪、催收至坏账处理的全流程管理。第四条应收账款管理遵循“事前防范、事中控制、事后追偿”的原则，坚持“谁经办、谁负责”的责任制，确保应收账款管理工作规范、高效、有序开展，实现资金快速回笼与风险可控的平衡。第五条公司建立应收账款管理协同机制，明确各部门在应收账款管理中的职责分工，加强部门间沟通协作。财务部门为应收账款管理的归口管理部门，负责应收账款的核算、台账管理、对账核对等工作；业务部门为应收账款回收的责任部门，负责客户信用评估、合同签订、款项跟踪与催收等工作；法务部门负责为应收账款催收提供法律支持，处理恶意拖欠、诉讼追偿等相关事宜。第二章管理职责分工第六条业务部门主要职责：（一）负责开展客户信用调查与评估工作，建立客户信用档案，对新客户的信用状况、付款能力、合作资质进行全面审核，为合同签订及付款条款确定提供依据；对老客户的信用状况进行动态跟踪与更新，及时调整信用政策；（二）负责与客户协商签订服务合同，明确合同价款、付款方式、付款期限、逾期付款责任等核心条款，确保付款条款清晰、具体、可执行；（三）负责按照合同约定推进服务项目实施，及时完成服务成果交付、验收等工作，确保款项结算条件达成；（四）负责应收账款的日常跟踪工作，建立客户付款台账，定期与客户沟通付款进度，及时掌握客户付款意愿与资金状况；（五）作为应收账款催收的第一责任主体，负责对应收款项进行催收，制定个性化催收方案，及时处理客户提出的付款异议，确保款项按时回笼；（六）负责收集客户逾期付款的相关信息，及时向财务部门、法务部门反馈逾期情况，配合开展逾期款项追偿工作；（七）负责协助财务部门开展应收账款对账工作，提供相关合同、验收报告、结算单据等资料。第七条财务部门主要职责：（一）负责建立健全公司应收账款总台账及明细台账，详细记录客户名称、合同编号、服务内容、合同金额、付款进度、已收金额、未收金额、逾期金额、逾期天数、收款日期等信息，确保台账信息真实、准确、完整；（二）负责应收账款的会计核算工作，按照企业会计准则及公司财务制度要求，准确确认应收账款入账金额，及时记录款项回收情况，定期对应收账款进行减值测试与计提坏账准备；（三）负责定期与业务部门核对应收账款信息，每月至少开展一次账账核对，确保财务账面数据与业务部门客户付款台账数据一致；（四）负责定期向客户发送应收账款对账函，开展对账工作，及时确认双方债权债务金额；对客户提出的对账异议，协调业务部门核实处理；（五）负责定期编制应收账款分析报告，分析应收账款的规模、结构、逾期情况、回收进度等，识别应收账款管理中的风险点，提出针对性的改进建议，报公司管理层决策；（六）负责配合业务部门开展应收账款催收工作，提供相关财务数据支持；（七）负责坏账准备的计提、转回及坏账损失的账务处理工作，严格按照规定流程办理相关审批手续；（八）负责应收账款相关凭证、合同、对账函等资料的整理、归档与保管工作。第八条法务部门主要职责：（一）负责对服务合同中的付款条款、逾期付款违约金条款、争议解决条款等进行法律审核，确保条款合法合规、权责明确，降低法律风险；（二）负责为应收账款催收工作提供法律支持，指导业务部门、财务部门开展合法合规的催收工作；（三）负责对逾期时间较长、催收难度较大的应收账款，评估采取法律手段追偿的可行性，制定法律追偿方案，包括发送律师函、提起诉讼、申请财产保全等；（四）负责处理应收账款相关的法律纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序；（五）负责收集整理与应收账款管理相关的法律法规，为公司应收账款管理制度的完善提供法律建议。第九条公司管理层主要职责：（一）负责审批公司应收账款管理制度及相关操作细则；（二）负责审批客户信用政策、重大服务合同的付款条款；（三）负责审批应收账款分析报告，决策应收账款管理中的重大事项；（四）负责审批坏账准备计提方案、坏账损失核销申请；（五）负责督促各部门履行应收账款管理职责，协调解决管理过程中的重大问题。第三章应收账款形成管理第十条客户信用评估管理：（一）公司实行客户信用分级管理制度，业务部门负责对所有合作客户（包括新客户、老客户）进行信用评估，根据评估结果将客户划分为A、B、C三个信用等级；（二）A类客户：信用状况良好，资金实力雄厚，付款记录优良，无逾期付款历史，合作意愿强。对A类客户可给予较宽松的信用政策，如适当延长付款期限、提高信用额度等；（三）B类客户：信用状况较好，资金实力较强，付款记录基本良好，偶有轻微逾期但能及时补付。对B类客户实行常规信用政策，严格按照标准付款期限执行；（四）C类客户：信用状况一般，资金实力较弱，存在逾期付款历史，或合作风险较高。对C类客户实行严格信用政策，要求提供预付款（预付款比例不低于50%），或缩短付款期限，或要求提供担保等；（五）新客户合作前，业务部门需收集客户营业执照、财务报表、信用报告、行业口碑等相关资料，开展信用评估，填写《客户信用评估表》，经部门负责人审核、财务部门复核后，报公司管理层审批确定信用等级及信用政策；（六）老客户的信用评估每年开展一次，业务部门根据客户年度付款情况、合作情况等更新信用评估信息，调整信用等级及信用政策，按上述流程办理审批手续；（七）对存在严重逾期付款、恶意拖欠款项、信用状况恶化的客户，业务部门应及时下调其信用等级，收紧信用政策，必要时暂停合作。第十一条服务合同付款条款管理：（一）所有生物科技服务业务必须签订书面服务合同，合同中必须明确付款相关核心条款，包括合同总价款、付款方式（如预付款、进度款、尾款）、各阶段付款金额及比例、付款期限、付款账户、逾期付款违约金计算标准、付款前提条件（如验收合格）等；（二）付款期限约定应明确具体，避免使用“合理期限”“验收后尽快付款”等模糊表述，建议采用“自验收合格之日起X个工作日内支付”“自发票开具之日起X个工作日内支付”等明确期限；（三）逾期付款违约金条款应明确计算标准，建议约定为“逾期付款金额按每日X‰计算违约金，逾期超过X个工作日的，公司有权暂停服务或解除合同，并要求客户承担由此造成的损失”，违约金计算标准不得违反相关法律法规规定；（四）业务部门拟定服务合同后，需提交法务部门审核付款条款及相关法律条款，审核通过后提交财务部门审核价格及付款流程，再按公司合同审批流程报相关领导审批；（五）严禁业务部门签订无付款条款、付款条款不明确或对公司不利的服务合同；特殊情况下需签订此类合同的，必须报公司管理层特别审批，并由业务部门出具风险承诺函。第十二条服务验收与结算管理：（一）业务部门应按照服务合同约定的标准和期限完成服务成果交付，及时组织客户开展服务验收工作；（二）验收合格的，业务部门应及时与客户签订《服务验收确认书》，明确验收合格的时间、服务成果数量及质量等信息，作为款项结算的重要依据；（三）验收不合格的，业务部门应根据客户提出的整改意见，在约定时间内完成整改，整改完成后重新组织验收，直至验收合格；若因客户原因导致验收延误的，业务部门应及时留存相关证据，明确责任归属；（四）验收合格后，业务部门应在3个工作日内整理完成结算资料，包括服务合同、验收确认书、费用明细单等，提交财务部门审核；财务部门审核无误后，按合同约定开具发票，并通知业务部门向客户送达发票；（五）业务部门应跟踪客户发票签收情况，确保客户及时收到发票，并提醒客户按合同约定的付款期限安排付款。第四章应收账款日常管理第十三条应收账款台账管理：（一）财务部门应在服务合同签订并确认应收账款形成后，及时建立应收账款明细台账，对每一笔应收账款进行单独核算与跟踪；（二）应收账款台账应包含以下核心信息：客户名称、客户信用等级、合同编号、服务项目名称、服务内容、合同签订日期、合同总金额、各阶段付款金额及比例、付款期限、发票开具日期及金额、已收款金额及日期、未收款金额、逾期金额、逾期天数、催收记录、对账记录等；（三）财务部门应每日更新应收账款台账，确保台账信息与实际收款情况、合同履行情况一致；业务部门应建立客户付款跟踪台账，与财务部门台账同步更新，定期核对；（四）财务部门应每月对全公司应收账款台账进行一次全面核查，发现台账信息错误或遗漏的，及时更正补充，并与业务部门核实确认。第十四条应收账款对账管理：（一）公司实行定期对账制度，财务部门每月向所有存在应收账款的客户发送《应收账款对账函》，开展对账工作；（二）《应收账款对账函》应明确客户名称、合同编号、服务项目、各阶段付款金额、已收款金额、未收款金额、逾期金额等信息，由财务部门负责人审核签字后送达客户；（三）业务部门应配合财务部门督促客户在收到对账函后5个工作日内核对确认；客户对账目无异议的，应在对账函上签字盖章后返回公司；客户对账目有异议的，业务部门应协同财务部门及时核实，查明异议原因，妥善处理后重新对账；（四）对连续两次对账未回复的客户，业务部门应暂停后续服务（合同另有约定的除外），并加强催收力度，直至客户完成对账确认；（五）财务部门应将客户签字盖章确认的对账函、对账过程中的沟通记录等资料整理归档，作为确认债权债务的重要依据。第十五条应收账款定期分析：（一）财务部门每月编制《应收账款月度分析报告》，每季度编制《应收账款季度分析报告》，年度编制《应收账款年度分析报告》，报公司管理层审阅；（二）分析报告应包含以下内容：应收账款总体规模及变动情况、按客户类型/业务类型/信用等级划分的应收账款结构分析、逾期应收账款明细及占比、逾期原因分析、各业务部门应收账款回收进度排名、坏账风险评估、下一步催收计划及改进建议等；（三）公司管理层根据分析报告，及时掌握应收账款管理状况，针对存在的问题制定整改措施，督促相关部门落实；（四）业务部门应根据分析报告，梳理本部门应收账款情况，重点关注逾期款项，调整催收策略，加快款项回收。第五章应收账款催收管理第十六条催收分级管理：公司根据应收账款逾期天数，实行分级催收制度，明确各层级的催收责任部门、催收方式及处理要求：（一）正常催收阶段（未逾期或逾期15个工作日内）：由业务部门销售人员负责催收。销售人员应在付款期限届满前3个工作日提醒客户付款，付款期限届满后及时跟进付款进度，通过电话、微信、邮件等方式与客户沟通，了解付款安排，确保款项按时到账；（二）重点催收阶段（逾期15个工作日以上、30个工作日以内）：由业务部门负责人牵头催收。业务部门负责人应组织销售人员制定专项催收方案，亲自与客户对接沟通，明确客户付款承诺及期限；对客户提出的付款困难，评估其合理性，协商解决方案（如分期付款），并签订书面补充协议；（三）强化催收阶段（逾期30个工作日以上、60个工作日以内）：由业务部门联合财务部门共同催收。双方协同核实客户逾期原因，向客户发送《逾期付款催收函》，明确告知逾期付款的违约责任，督促客户尽快付款；对仍未付款的客户，暂停提供新的服务，冻结客户信用额度；（四）法律催收阶段（逾期60个工作日以上，或客户存在恶意拖欠、逃避付款等情形）：由法务部门介入催收。法务部门评估采取法律手段的可行性，向客户发送《律师函》，限期要求客户付款；若客户仍未履行付款义务，法务部门应及时提起诉讼、申请仲裁或财产保全，通过法律途径追偿款项。第十七条催收记录管理：（一）业务部门、财务部门、法务部门在催收过程中，应详细记录每一次催收的时间、方式、参与人员、沟通内容、客户反馈、付款承诺等信息，填写《应收账款催收记录表》，归入客户档案；（二）催收记录应真实、完整、准确，不得隐瞒或篡改；对客户的付款承诺，应要求客户出具书面确认函，无法出具书面确认函的，应通过邮件、微信等可追溯的方式留存证据；（三）业务部门应每周将本部门催收记录汇总后提交财务部门备案，财务部门将催收记录与应收账款台账同步更新。第十八条特殊情况处理：（一）客户因暂时资金困难无法按时付款的，业务部门应要求客户提交书面付款计划，明确分期付款的金额、期限及保障措施，经业务部门负责人审核、财务部门复核、公司管理层审批后，签订分期付款补充协议；业务部门应严格按照补充协议跟踪付款进度，确保每期款项按时回收；（二）客户以服务质量问题为由拒绝付款的，业务部门应首先核实服务质量情况，若确实存在质量问题，应及时整改并重新验收；若不存在质量问题，应向客户提供相关证据，澄清责任，必要时由法务部门协助沟通；（三）客户发生破产、清算、注销、失联等情况的，业务部门应立即向财务部门、法务部门反馈，收集相关证据，法务部门及时采取财产保全、申报债权等法律措施，最大限度减少公司损失。第六章坏账处理第十九条坏账确认条件：符合下列条件之一的应收账款，可认定为坏账：（一）客户破产、清算、解散，其财产不足以清偿全部债务，且无其他义务承担人，经法律程序确认无法收回的；（二）客户失踪、死亡（自然人客户），且无遗产可供清偿，或遗产不足以清偿，又无义务承担人的；（三）应收账款逾期超过1年，经多次催收（包括法律催收）仍无法收回，且客户已停止经营或无付款能力的；（四）因自然灾害、战争等不可抗力因素，导致客户无法履行付款义务，且无其他补救措施的；（五）其他有充分证据证明应收账款无法收回的情形。第二十条坏账准备计提：（一）财务部门应按照企业会计准则及公司财务制度要求，定期对应收账款进行减值测试，根据应收账款的逾期天数、客户信用状况、回收可能性等因素，计提坏账准备；（二）坏账准备计提标准可参考以下方式：逾期1年以内的应收账款，按余额的5%计提；逾期1-2年的，按余额的20%计提；逾期2-3年的，按余额的50%计提；逾期3年以上的，按余额的100%计提；特殊情况下，根据客户实际情况可适当调整计提比例，但需报公司管理层审批；（三）财务部门每月编制《坏账准备计提表》，经财务部门负责人审核后，报公司管理层审批；审批通过后，进行相应的账务处理。第二十一条坏账损失核销流程：（一）对符合坏账确认条件的应收账款，业务部门应收集相关证明材料，包括客户破产清算文件、死亡证明、催收记录、律师函、诉讼判决书、无财产可供执行的裁定书等，填写《坏账损失核销申请表》，说明坏账形成原因、催收过程、核销理由及金额；（二）《坏账损失核销申请表》经业务部门负责人审核后，提交财务部门复核；财务部门对核销资料的真实性、完整性、合规性进行审核，核实坏账金额及计提的坏账准备情况，提出复核意见；（三）财务部门复核通过后，提交法务部门审核法律程序的完整性及证据的充分性；法务部门审核通过后，按公司审批流程报公司管理层审批；单笔坏账损失金额较大的，需提交公司董事会或股东会审批；（四）审批通过后，财务部门进行坏账损失核销的账务处理，冲减应收账款及已计提的坏账准备；（五）坏账损失核销后，业务部门仍需对该笔应收账款进行跟踪，若后续发现客户有还款能力或可供执行的财产，应及时通知财务部门、法务部门，继续开展追偿工作，追回的款项冲减当期损益。第二十二条坏账核销资料归档：财务部门应将坏账损失核销相关的资料，包括《坏账损失核销申请表》、审批文件、证明材料、账务处理凭证等整理归档，妥善保管，保管期限不少于10年。第七章监督考核与奖惩第二十三条监督检查机制：（一）公司建立应收账款管理监督检查机制，财务部门每季度对各业务部门应收账款管理情况进行专项检查，重点核查客户信用评估的规范性、合同付款条款的完整性、应收账款台账的准确性、催收工作的及时性与有效性、对账工作的落实情况等；（二）公司内部审计部门每年对公司应收账款管理工作进行一次全面审计，评估应收账款管理制度的执行效果，发现管理过程中存在的问题，提出审计整改建议；（三）监督检查及审计结果应形成书面报告，报公司管理层；对检查中发现的问题，明确整改责任人及整改期限，督促相关部门及时整改；整改完成后，财务部门或内部审计部门进行复核验收。第二十四条考核指标体系：公司将应收账款管理相关指标纳入业务部门及相关人员的绩效考核体系，主要考核指标包括：（一）应收账款回款率：考核期内实际回收应收账款金额与考核期内应回收应收账款金额的比率，反映款项回收的效率；（二）逾期应收账款占比：考核期末逾期应收账款金额与考核期末应收账款总金额的比率，反映应收账款的风险水平；（三）坏账损失率：考核期内坏账损失金额与考核期内应收账款发生总额的比率，反映应收账款的管理质量；（四）对账完成率：考核期内完成对账的客户数量与考核期内应对账客户数量的比率，反映对账工作的落实情况；（五）催收及时率：考核期内及时开展催收的逾期应收账款金额与考核期内逾期应收账款总金额的比率，反映催收工作的及时性。第二十五条奖励机制：对在应收账款管理工作中表现突出的部门及个人，公司给予表彰奖励：（一）业务部门年度应收账款回款率达到95%以上，且逾期应收账款占比低于3%、无坏账损失的，给予部门年度绩效奖金10%的额外奖励；（二）销售人员个人负责的客户应收账款回款率达到98%以上，且无逾期款项的，授予“优秀回款专员”称号，给予现金奖励，并在评优评先中优先考虑；（三）对成功追回逾期1年以上坏账的部门或个人，按追回金额的5%-10%给予专项奖励，具体奖励比例根据坏账追回难度确定；（四）财务部门、法务部门在应