2026年生物科技服务公司邮件收发管理制度

2026年生物科技服务公司邮件收发管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司邮件收发管理工作，建立系统化、标准化的邮件运营机制，保障邮件沟通的高效、安全、合规，防范信息泄露、误传等风险，保护公司商业秘密、科研数据及客户信息安全，提升内部协作与外部沟通效率，结合本公司生物科技服务业务特性（涉及实验数据、技术方案、客户隐私等敏感信息，对信息安全性、准确性要求严格），依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规及行业规范，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有员工使用公司公务邮件账户进行的邮件收发、存储、归档、删除等全流程操作，以及公司邮件系统的运维管理工作。其中，公务邮件账户包括公司统一配置的企业邮箱账户及用于公务沟通的指定邮箱账户；邮件类型涵盖内部协作邮件、外部商务邮件、科研沟通邮件、客户服务邮件等各类公务邮件。公司全体员工（含正式员工、试用期员工、实习员工及外包人员）均需严格遵守本制度规定，行政部门为邮件收发管理的核心责任部门。第三条核心原则合规保密原则：邮件收发需严格遵守国家相关法律法规及公司保密规定，严禁泄露公司商业秘密、科研数据、客户信息、财务信息等敏感内容，确保信息传递与存储合规安全。高效规范原则：邮件内容需简洁明了、逻辑清晰，邮件收发需及时响应，确保沟通效率；严格遵循邮件格式、发送流程等规范要求，保障邮件管理有序可控。真实准确原则：邮件发送人需对邮件内容的真实性、准确性负责，严禁发送虚假信息、误导性信息；邮件接收人需认真核实邮件信息，避免因信息误读导致工作失误。责任明晰原则：明确各部门及员工在邮件收发管理中的职责，员工对个人公务邮件账户的使用与安全负责，行政部门对邮件系统运维及整体管理负责，出现问题可精准追责。第四条职责分工行政部门：作为邮件收发管理的核心责任部门，负责公司邮件系统的选型、部署、运维及升级；统一管理公司公务邮件账户的申请、开通、变更、注销及权限配置；制定并完善邮件收发管理相关规范；监督检查员工邮件收发行为的合规性；处理邮件系统故障及邮件相关投诉与纠纷；负责公务邮件的归档管理及保密监督。信息技术部门：配合行政部门开展邮件系统的技术运维工作，保障邮件系统的稳定运行、数据安全及网络畅通；负责邮件系统的安全防护，防范黑客攻击、病毒入侵等网络安全风险；协助处理邮件系统相关的技术问题，提供技术支持。各部门负责人：负责监督本部门员工遵守本制度规定，规范本部门邮件沟通流程；审核本部门涉及敏感信息（如重大科研成果、核心商业方案、大额商务合作）的邮件内容，确保信息安全；及时处理本部门邮件收发过程中出现的问题，协调相关部门解决。全体员工：严格遵守本制度关于邮件账户使用、邮件收发、内容规范、保密管理等各项要求；妥善保管个人公务邮件账户密码，对账户下的邮件收发行为负责；及时查看、处理个人公务邮件，确保工作沟通及时闭环；发现邮件系统异常或信息安全风险时，立即向行政部门及信息技术部门报告。法务部门：负责审核本制度及邮件相关管理规范的合规性；提供邮件收发相关的法律法规咨询支持；参与处理因邮件信息泄露、误传等引发的法律纠纷。第二章邮件账户管理第五条账户申请与开通员工入职后，需通过公司内部审批系统提交《公务邮件账户开通申请表》，经部门负责人审核、行政部门审批同意后，由行政部门统一为其配置公司公务邮件账户。申请表需准确填写员工姓名、所属部门、岗位、入职日期、联系电话等信息，行政部门根据申请表信息配置账户，账户名称统一采用“姓名全拼@公司域名”或“姓名首字母+姓氏全拼@公司域名”的格式，具体格式由行政部门统一规定。行政部门完成账户配置后，通过内部通知方式将账户信息（含账户名、初始密码）告知员工，员工需在收到信息后24小时内登录账户修改初始密码，并妥善保管。对于确因工作需要额外申请公务邮件账户的，需说明具体理由，经部门负责人及公司管理层审批同意后，行政部门方可办理开通手续。第六条账户使用规范公务邮件账户仅限员工开展公务活动使用，严禁用于发送私人邮件、违规信息或从事与工作无关的活动，严禁将账户转借他人使用或泄露给外部无关人员。员工需设置复杂度符合要求的账户密码（密码长度不少于8位，包含大小写字母、数字及特殊符号），并定期（每90天）更换密码；严禁使用简单密码（如生日、电话号码、连续数字等），严禁将密码告知他人或记录在易泄露的位置。员工需定期登录公务邮件账户查看邮件，确保每日至少登录2次（上午上班后1小时内、下午下班前1小时内），对于紧急邮件（标题标注“紧急”“加急”等字样），需在1小时内响应处理；因出差、休假等原因无法及时查看邮件的，需提前设置邮件自动回复，说明不在岗时间及联系方式，并委托同事代为处理紧急事务。员工需及时清理邮件账户存储空间，删除无用邮件及附件，确保账户正常使用；行政部门定期检查账户存储空间使用情况，对存储空间即将满额的账户，提前通知员工清理。第七条账户变更与注销员工因岗位调整、部门调动等原因需要变更邮件账户信息的，需提交《公务邮件账户变更申请表》，经原部门负责人、新部门负责人及行政部门审批同意后，由行政部门办理账户信息变更手续。员工离职时，需在办理离职手续时将个人公务邮件账户的相关工作邮件整理归档，并移交至部门指定人员；同时提交《公务邮件账户注销申请表》，经部门负责人审核、行政部门审批同意后，由行政部门办理账户注销手续。行政部门在员工离职当日完成账户注销，注销后账户内的邮件数据将按公司档案管理规定归档存储，员工不再拥有账户使用权限；对于未按要求办理邮件移交及账户注销手续的，不予办理离职结算。账户因长期未使用（超过30天）被系统冻结的，员工需提交《公务邮件账户解冻申请表》，经部门负责人审核、行政部门审批同意后，由行政部门办理解冻手续。第三章邮件发送管理第八条邮件内容规范邮件标题需简洁明了、准确概括邮件核心内容，避免使用模糊、无意义的标题（如“通知”“事情”等）；对于紧急邮件，需在标题前标注“【紧急】”字样，对于重要邮件，标注“【重要】”字样。邮件正文需逻辑清晰、语言简洁、表述准确，避免冗余信息；正文开头需明确称呼收件人，结尾需注明发件人姓名、所属部门、岗位及发送日期，对于外部邮件，还需注明公司联系方式（电话、地址等）。发送涉及实验数据、技术方案、商业合同、客户信息、财务数据等敏感信息的邮件时，需对敏感信息进行必要的脱敏处理（如隐去客户完整联系方式、核心技术参数等），严禁在邮件正文中直接发送未脱敏的敏感信息。严禁发送以下内容的邮件：违反国家法律法规及行业规范的信息；涉及国家秘密、公司商业秘密及未公开信息的；虚假、误导性、侮辱性、诽谤性信息；色情、暴力、低俗及其他不良信息；与工作无关的广告、推销、娱乐等信息。邮件内容需符合公司品牌形象要求，外部邮件的表述需严谨规范，避免使用不专业、随意的语言。第九条邮件发送流程发送内部邮件时，发件人需准确填写收件人邮箱地址，根据邮件内容需要抄送相关人员；对于涉及多个部门协作的邮件，需明确各部门职责及协作要求，确保沟通高效。发送外部邮件时，发件人需仔细核实收件人邮箱地址的准确性，避免因地址错误导致信息泄露或误传；同时，需在邮件发送前再次检查邮件内容的准确性、合规性，确保无敏感信息泄露风险。发送涉及重大科研成果、核心商业方案、大额商务合作、重要客户信息等核心敏感信息的邮件时，需经部门负责人审核同意后再发送；审核流程需通过邮件系统内置审批功能或提交书面审核意见完成，审核记录需留存归档。发送带有附件的邮件时，需注意以下事项：附件命名需规范，清晰标注附件内容及版本（如“2026年XX项目实验报告V1.0”）；附件大小需控制在邮件系统规定的限制范围内（单个附件不超过20MB，多个附件总大小不超过50MB），对于超过大小限制的附件，可通过公司内部文件传输系统分享，并在邮件中注明获取方式；发送前需检查附件的完整性、准确性，确保附件与邮件内容相关，严禁发送带病毒、恶意程序的附件。邮件发送后，发件人需及时查看邮件发送状态，对于发送失败的邮件，需查明原因（如地址错误、网络问题等）并及时重新发送；对于重要邮件，可通过电话、即时通讯工具等方式提醒收件人查看。第十条群发邮件管理群发邮件仅用于发布公司级通知、公告、制度文件、重大活动安排等需要全员知晓的信息，各部门内部通知原则上不使用群发功能，需针对性发送至相关人员。发送公司级群发邮件时，发件人需为行政部门或公司指定的职能部门，其他部门及个人严禁擅自发送群发邮件；发送前需经部门负责人及公司管理层审批同意，确保邮件内容合规、准确。群发邮件的标题需明确标注“【公司通知】”“【公司公告】”等字样，正文需简洁明了，重点突出；对于带有附件的群发邮件，需注明附件数量及核心内容。第四章邮件接收与处理第十一条邮件接收与查看员工需养成及时查看邮件的习惯，每日登录公务邮件账户后，优先查看未读邮件，对于标题标注“紧急”“重要”的邮件，需立即查看并处理；对于普通邮件，需在24小时内查看完毕。接收外部邮件时，需仔细核实发件人身份，对于陌生发件人发送的邮件，需提高警惕，严禁随意点击邮件中的不明链接、下载不明附件，避免遭遇钓鱼邮件、病毒攻击；发现可疑邮件时，立即停止操作，并向行政部门及信息技术部门报告。接收带有附件的邮件时，需先对附件进行病毒查杀，确认无安全风险后再下载查看；对于无法识别的附件格式，需先与发件人核实附件的真实性、完整性，再进行处理。第十二条邮件回复与转发对于需要回复的邮件，收件人需在规定时限内完成回复：紧急邮件需在1小时内回复，重要邮件需在4小时内回复，普通邮件需在24小时内回复；因特殊原因无法按时回复的，需及时告知发件人预计回复时间。回复邮件时，需针对邮件内容逐一回应，确保回复内容准确、全面，避免答非所问；回复外部邮件时，需保持语言专业、礼貌，符合公司品牌形象要求；如需转发邮件辅助说明的，需注明转发原因及相关补充信息。转发邮件时，需仔细核实转发对象的必要性，严禁随意转发涉及敏感信息的邮件；转发前需检查邮件内容及附件，删除与转发无关的信息，避免信息冗余或泄露；对于涉及公司商业秘密、科研数据的邮件，转发前需经部门负责人审核同意。严禁将外部发送的涉密邮件、可疑邮件转发给公司内部其他人员，避免风险扩散；如确需核实相关信息，需将邮件内容脱敏后反馈给行政部门或信息技术部门。第十三条邮件处理与跟进收件人需根据邮件内容明确工作任务及要求，制定工作计划并及时推进；对于需要多部门协作的工作，需主动协调相关部门，确保工作顺利开展。对于邮件中涉及的工作任务，需及时跟进进展情况，并将进展反馈给相关人员；工作完成后，需向发件人及相关负责人提交工作完成情况说明，确保工作闭环。接收邮件后如发现邮件内容不清晰、存在疑问，需及时与发件人沟通核实，避免因信息误解导致工作失误；对于发件人要求确认的事项，需明确回复“已收到”“已明白”等确认信息。第五章邮件归档与保密管理第十四条邮件归档管理公司公务邮件实行强制归档管理，行政部门负责通过邮件系统自动对所有公务邮件进行归档，归档范围包括所有收发邮件（含正文、附件），归档数据需存储在公司指定的安全服务器中。员工需对个人公务邮件进行分类整理，建立清晰的邮件文件夹（如“内部协作”“外部商务”“科研沟通”“客户服务”“待处理”“已完成”等），及时将邮件归档至对应文件夹，确保邮件检索便捷。邮件归档存储期限按以下标准执行：普通公务邮件归档存储期限不少于3年；涉及商业合同、科研成果、财务数据、客户信息等重要信息的邮件，归档存储期限不少于10年；涉及法律纠纷、重大决策的邮件，需永久归档存储。员工因工作需要查阅归档邮件时，可通过邮件系统的归档检索功能查询；如需查阅超过个人权限范围的归档邮件，需提交《归档邮件查阅申请表》，经部门负责人及行政部门审批同意后，由行政部门协助查询。归档邮件的删除需严格遵守公司档案管理规定，严禁个人擅自删除系统归档的邮件；因特殊原因确需删除的，需提交《归档邮件删除申请表》，经部门负责人、行政部门及法务部门审批同意后，由行政部门统一处理。第十五条邮件保密管理员工需严格遵守公司保密规定，对邮件中涉及的公司商业秘密、科研数据、客户信息、财务信息等敏感内容承担保密责任，严禁以任何形式泄露、传播给外部无关人员或内部非相关人员。发送涉及敏感信息的邮件时，需采取加密措施（如使用邮件系统内置加密功能、设置邮件阅读密码等）；对于特别重要的敏感信息，严禁通过邮件传递，需采用线下密封传递或公司指定的加密文件传输系统传递。严禁在公共网络环境（如网吧、公共WiFi）下登录公务邮件账户查看、发送涉及敏感信息的邮件；确因工作需要在外部环境登录的，需使用公司VPN系统，确保网络安全。员工离职时，需将个人公务邮件账户中的敏感信息邮件全部移交至部门指定人员，并签订《邮件信息保密承诺书》，承诺离职后不再泄露在职期间接触的邮件敏感信息。行政部门及信息技术部门需加强邮件系统的安全防护，定期对邮件系统进行安全检测与升级，防范黑客攻击、病毒入侵等风险，保障邮件数据安全；严禁任何部门及个人擅自查阅、复制、传播他人的公务邮件，确因工作需要查阅的，需经公司管理层审批同意。第六章邮件系统运维管理第十六条系统日常运维行政部门联合信息技术部门建立邮件系统日常运维台账，记录系统运行状态、维护内容、故障处理情况等信息；安排专人负责邮件系统的日常监控，确保系统24小时稳定运行。定期对邮件系统进行维护优化，包括系统漏洞修复、软件升级、性能优化等，维护工作需在非工作时间（如夜间、节假日）进行，避免影响正常办公；维护前需提前通知全体员工，说明维护时间及可能影响的服务。保障邮件系统的存储容量充足，定期清理系统垃圾数据，对超过存储期限的普通邮件进行归档迁移，确保系统运行效率。第十七条故障处理员工发现邮件系统故障（如无法登录、无法发送/接收邮件、附件无法下载等）时，需立即向行政部门及信息技术部门报告，说明故障现象、发生时间、涉及账户等信息。行政部门及信息技术部门接到故障报告后，需立即响应，组织技术人员排查故障原因，一般故障需在2小时内解决，重大故障需在4小时内提出解决方案并推进修复，同时及时向员工反馈故障处理进展。故障处理完成后，需对故障原因、处理过程、解决结果进行记录归档，并分析故障产生的原因，制定预防措施，避免同类故障再次发生。第十八条系统安全管理信息技术部门需建立邮件系统安全防护体系，部署防火墙、杀毒软件、入侵检测系统等安全设备，定期对系统进行安全扫描，防范网络攻击、病毒入侵、垃圾邮件泛滥等安全风险。建立垃圾邮件过滤机制，对垃圾邮件、钓鱼邮件进行识别与拦截，定期更新垃圾邮件过滤规则；对于误判为垃圾邮件的正常邮件，需提供申诉渠道，由行政部门核实后进行恢复。定期对邮件系统用户权限进行审核，清理无效用户权限，调整不合理的权限配置，确保用户权限与岗位职责匹配；严禁为无关人员配置邮件系统管理权限。第七章监督检查与责任追究第十九条监督检查机制行政部门定期对员工邮件收发行为及邮件账户使用情况进行监督检查，每季度至少开展一次全面检查，重点检查邮件内容合规性、敏感信息保密情况、账户密码设置与更换情况、邮件归档情况等；检查方式包括系统后台查询、邮件抽查、账户使用记录核查等。信息技术部门定期对邮件系统运行状态、安全防护情况进行检查，每季度至少开展一次系统安全检测，及时发现并处置系统安全风险。各部门负责人对本部门员工的邮件收发行为进行日常监督，及时纠正不规范行为；行政部门对检查中发现的问题，及时向相关部门及员工反馈，下达整改通知，跟踪整改落实情况。建立邮件管理投诉举报机制，员工发现违反本制度的行为，可向行政部门投诉举报，行政部门需对举报信息严格保密，并在3个工作日内开展调查处理，及时反馈处理结果。第二十条责任追究情形员工违反本制度规定，出现以下情形之一的，将视情节轻重对相关责任人进