公司办公会议制度

公司办公会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，结合《集团母公司企业合规管理办法》及公司实际情况制定。为规范公司办公会议管理，防控管理风险，提升决策科学性，特明确会议组织、运行及监督要求，确保会议制度有效落实。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各类会议的发起、组织、实施、纪要及执行等全流程管理。业务场景包括但不限于战略决策会、业务复盘会、风险分析会、项目协调会等。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”指公司针对特定业务领域（如采购、财务、数据等）建立的风险识别、防控及合规管理体系；（二）“XX风险”指在办公会议决策及执行中可能导致的合规、安全、财务等类风险事件；（三）“XX合规”指公司业务活动及员工行为符合国家法律法规、行业准则及内部制度要求；（四）“XX决策流程”指会议议题从提出、审议到最终形成的标准化操作程序。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有业务场景纳入会议管控范围；（二）责任到人：明确各层级会议组织者、参与者及监督者的职责；（三）风险导向：重点防控重大决策风险及执行偏差；（四）持续改进：定期评估会议管理有效性并优化制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司办公会议制度负总责，直接负责重大决策会议的审批与监督；分管领导为直接责任人，统筹日常会议管理及风险防控。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括各专项领域负责人及合规部门代表。领导小组职能为：统筹会议管理制度建设，审批重大议题决策，监督制度执行情况。第七条XX专项管理领导小组下设办公室，挂靠合规部，负责：（一）协调跨部门会议需求，统筹会议资源；（二）审核会议决议的合规性及可行性；（三）组织会议管理培训及制度宣贯。第八条牵头部门职责如下：（一）合规部：统筹XX专项管理制度建设，定期评估制度有效性；（二）风险办：负责专项领域的风险识别及预警发布；（三）办公室：提供会议场地、设备等后勤保障，管理会议档案。第九条专责部门职责如下：（一）审计部：对会议决策执行情况进行跟踪审计；（二）财务部：审核涉及资金审批的会议决议；（三）IT部：保障会议系统运行及数据安全。第十条业务部门/下属单位职责如下：（一）按制度要求组织本领域会议，落实决议执行；（二）开展会议风险自查，及时上报异常情况；（三）配合领导小组开展制度评估及优化。第十一条基层执行岗责任包括：（一）签署岗位合规承诺书，确保操作符合制度要求；（二）主动上报发现的会议管理风险；（三）配合完成会议记录及后续跟进工作。第三章专项管理重点内容与要求第十二条议题提出环节需明确：议题背景、决策目标、备选方案及风险提示。禁止议题含糊不清或缺失必要信息。第十三条议程审批需遵循“分级授权”原则：（一）一般议题由部门负责人审批；（二）重大议题由分管领导审批；（三）特别重大议题报主要负责人审批。第十四条会议材料需经专责部门审核，内容包括：（一）决策依据的合规性；（二）数据来源的准确性；（三）风险提示的完整性。第十五条会议纪律要求：（一）准时开始，未经许可不得擅自离场；（二）禁止无关人员在会场记录或传播会议内容；（三）敏感议题需严格管控参会范围。第十六条会议纪要需包含：会议时间、地点、参会人员、议题、决议及责任分工。禁止遗漏关键决策或责任主体。第十七条决议执行需建立闭环管理机制：（一）责任部门每月汇报执行进度；（二）领导小组每季度抽查执行情况；（三）未按期完成的需说明原因并制定补救措施。第十八条特殊会议管控要求：（一）涉及采购的会议需严格执行招标制度；（二）涉及财务的会议需遵循资金审批权限；（三）涉及数据的会议需履行安全审查程序。第十九条禁止性行为包括：（一）严禁以会议形式规避制度审批；（二）严禁泄露会议敏感信息；（三）严禁将会议作为利益输送工具。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）每年12月前结合业务变化修订制度；（二）遇法规调整需30日内完成制度补充；（三）重大调整需经领导小组审议通过。第二十一条风险识别预警机制：（一）每季度开展专项风险排查，形成《风险清单》；（二）按风险等级发布预警通知，明确管控措施；（三）对高风险议题实行“双轨审核”。第二十二条合规审查机制：（一）重大会议决议需经合规部备案；（二）未经合规审查的决议不得执行；（三）发现问题的需立即启动重审程序。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由责任部门整改，上报审计部备案；（二）重大风险需形成应急预案，由领导小组统筹处置；（三）重大风险事件需上报至公司决策层。第二十四条责任追究机制：（一）违规决策按损失金额分级处罚；（二）会议管理责任不落实的，取消相关单位评优资格；（三）情节严重的追究相关领导责任。第二十五条评估改进机制：（一）每年6月、12月开展制度有效性评估；（二）形成《评估报告》，明确优化方向；（三）评估结果纳入部门绩效考核。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）主要负责人每季度听取会议管理汇报；（二）分管领导每月检查制度执行情况；（三）责任部门每半年开展工作复盘。第二十七条考核激励机制：（一）将会议管理纳入部门年度考核指标；（二）对优秀会议组织者给予绩效奖励；（三）连续三次考核不合格的，取消负责人评优资格。第二十八条培训宣传机制：（一）新员工入职需接受会议制度培训；（二）每半年开展全员合规知识测试；（三）制作制度手册及操作视频。第二十九条信息化支撑：（一）建设会议管理系统，实现流程线上化；（二）系统自动监控会议风险指标；（三）建立电子档案，实现全流程追溯。第三十条文化建设：（一）每年发布《会议合规手册》；（二）组织签署《岗位合规承诺书》；（三）评选“会议管理标兵”。第三十一条报告制度：（一）风险事件每月汇总上报至领导小组；（二）年